Geheimnisse des Guten Geschäfts Schreibens

Auf den ersten Blick scheinen Mathematik und überzeugende Kommunikation - Wirtschaftsgeschichten und vor allem öffentliches Reden - wenig gemeinsam zu haben. Schließlich ist Mathematik eine objektive Wissenschaft, während Sprechen Sprachqualität, Flexion, Blickkontakt, Persönlichkeit, Körpersprache und andere subjektive Komponenten beinhaltet.

Unter der Oberfläche sind sie jedoch sehr ähnlich.

Über allem hängt der Erfolg einer mündlichen Präsentation von der Präzision ihrer Struktur ab.

In der Mathematik geht es vor allem um Präzision. Es ist daher nicht sonderbar zu denken, dass die Anwendung einiger Konzepte der Mathematik auf mündliche Präsentationen sie wesentlich effektiver machen könnte.

Wie sie in der Filmindustrie sagen, fließen drei Schlüsselfaktoren in einen erfolgreichen Film: das Drehbuch, das Drehbuch und das Drehbuch. In ähnlicher Weise fließen drei Schlüsselfaktoren in eine erfolgreiche Rede: die Struktur, die Struktur und die Struktur.

Nicht überzeugt? Beginnen wir mit etwas weniger Radikalerem. Ich denke, wir können uns alle darauf einigen, dass gutes Reden mit gutem Schreiben zu tun hat. Wenn Sie einen guten Text schreiben können, sind Sie auf dem besten Weg, eine gute mündliche Präsentation vorzubereiten. Wenn Sie also Ihr Schreiben verbessern, verbessern Sie auch Ihr Sprechen.

Zur Vereinfachung wird von nun an hauptsächlich über gutes Schreiben gesprochen, da in den meisten Fällen die gleichen Ideen direkt auf gutes Sprechen zutreffen.

Für gutes Schreiben, was Sie tun

Viele kommerzielle Unternehmen werden ihrem Potenzial nicht gerecht - und manchmal sogar bankrott - weil sie das Geschäft, in dem sie sich befinden, nicht richtig definieren.

Zum Beispiel verkaufen Parfümfirmen keine duftenden Flüssigkeiten, sondern Liebe, Romantik, Verführung, Selbstachtung usw. Bio-Lebensmittelunternehmen verkaufen keine Bio-Produkte, sondern Ehrlichkeit, Reinheit, Natur usw. Automobilhersteller verkaufen keinen Transport, sondern Freiheit, Abenteuer, Spontaneität, Prestige usw.

Tatsache ist, dass jede Branche, sogar jedes einzelne Produkt, bestimmen muss, worum es wirklich geht - und es gibt Tausende von Sie!

Schriftsteller haben Glück. Es gibt zahlreiche Variationen zu dem, was wir tun, aber es gibt wirklich nur zwei grundlegende Arten des Schreibens. Es ist wichtig, dies zu erkennen, denn sie sind nicht nur ganz anders, in mancher Hinsicht sind sie genau entgegengesetzt. Wenn wir also nicht klar erkennen, welche Art von Schrift wir schreiben - und wie sie sich von der anderen unterscheidet - werden wir mit ziemlicher Sicherheit schwerwiegende Fehler begehen.

Was sind die beiden Typen? Und wie unterscheiden sie sich?

Kreatives Schreiben

• Texte wie Kurzgeschichten, Romane, Gedichte, Hörspiele, Bühnenstücke, Fernsehskripte, Drehbücher usw.
• Der grundlegende Zweck des kreativen Schreibens ist es, zu unterhalten und zu unterhalten.

Expository Writing

• Texte wie Memos, Berichte, Vorschläge, Schulungshandbücher, Newsletter, Forschungspapiere, Verkaufsbriefe usw.
• Der grundlegende Zweck von Expositionsschreiben ist das Unterrichten und Informieren.

Gutes Geschäftsschreiben braucht die richtige Einstellung

Weil die Ziele des kreativen und publizistischen Schreibens so unterschiedlich sind, müssen Sie vor dem Schlagen eines Schlüssels die richtige Einstellung zu der Art des Schreibens einnehmen, die Sie gerade tun.

Kreative Schreibhaltung

Jeder möchte lesen, was Sie schreiben wollen.

Wer will nicht amüsiert und unterhalten werden?

Die Haltung des Expository-Schreibens

Niemand möchte lesen, was Sie schreiben werden.

Die meisten Menschen möchten nicht unterrichtet und informiert werden. Sie würden wahrscheinlich lieber etwas anderes machen.

Die Bedeutung des Erkennens und Übernehmens der "exponierenden Schreibhaltung" kann nicht überbewertet werden, da sie die Natur des Geschriebenen dramatisch verändern kann. Hier sind ein paar Beispiele.

A. Imagebroschüre

Ich wurde einmal beauftragt, eine Imagebroschüre zu schreiben. Zwei Dinge sind bei diesen teuren, glänzenden Broschüren sicher:

• Fast alle Unternehmen jeder Größe fühlen sich gezwungen, sie herzustellen.
• Praktisch niemand liest sie.

Ausgehend von der Einstellung, dass niemand lesen möchte, was ich schreiben wollte, habe ich eine Broschüre erstellt, die die Menschen nicht nur lesen.

Sie riefen das Unternehmen sogar an, um zusätzliche Kopien an Freunde, Kunden und Berufskollegen zu schicken!

B. Stagnierendes Produkt

Bei einer anderen Gelegenheit wurde ich beauftragt, eine Marketingkampagne zu entwickeln, um ein Produkt mit stagnierenden Umsätzen zu revitalisieren. Unter Verwendung der expositionsorientierten Schreibeinstellung entdeckte ich, dass drei der wichtigsten Vorteile des Produkts nicht richtig ausgeschöpft wurden.

Warum? Der Hersteller war der Meinung, dass alles an seinem Produkt wichtig war, und so hatten sie diese drei Hauptvorteile seit Jahren systematisch unter einer Lawine anderer Informationen versteckt, die für potenzielle Käufer weniger interessant sind. Die neue Kampagne konzentrierte sich stark auf die wichtigsten Vorteile; praktisch alle anderen Informationen wurden in den Hintergrund gerückt oder eliminiert. Infolgedessen stieg der Umsatz im ersten Jahr um 40%.

Mit einigen Nuancen kann diese selbe exponierte Schreibhaltung auch auf das Sprechen angewendet werden - und sollte dies auch sein.

Wesentlicher Ansatz zum expositionsspezifischen Schreiben

Da kreatives Schreiben und expositionelles Schreiben im Wesentlichen unterschiedliche Ziele und Einstellungen haben, erfordern sie grundsätzlich unterschiedliche Ansätze.

Kreatives Schreiben

Spielen Sie mit der Sprache, um Freude zu erzeugen.

Mit anderen Worten, nutze deine Beherrschung der Sprache, um sie zu unterhalten und zu unterhalten.

Expository-Schreibansatz

Organisiere Informationen, um Interesse zu generieren.

Kluger Umgang mit der Sprache wird niemals langweilige Informationen interessant machen; Sie können die Informationen jedoch organisieren, um sie interessant zu machen. Vergiss die literarische Pyrotechnik. Konzentrieren Sie sich auf Inhalte.

Wir werden jetzt das kreative Schreiben verlassen, weil das meiste, was wir schreiben und sagen, ausschlaggebend ist.

Was meinen wir mit "gutes Schreiben"?

Wir sind jetzt bereit, zu der Vorstellung zurückzukehren, wie Mathematik für gutes Geschäftsschreiben und für gutes Reden verwendet wird.

Wenn jemand einen erläuternden Text liest oder eine erläuternde Rede hört, wird er sie wahrscheinlich als gut oder nicht gut beurteilen. Du machst das wahrscheinlich selbst. Aber was meinen Sie eigentlich, wenn Sie sagen, ein Text oder eine Rede sei "gut"?

Nach einigen Schwierigkeiten werden sich die meisten Menschen normalerweise auf zwei Kriterien festlegen: klar und knapp .

Mathematik hängt von eindeutigen Definitionen ab; Wenn Sie sich über das Problem nicht im Klaren sind, ist es unwahrscheinlich, dass Sie die Lösung finden. Wir werden diese Kriterien also detailliert untersuchen, um objektive Definitionen - und sogar quasi-mathematische Formeln - zu etablieren, um zu prüfen, ob ein Text oder eine Präsentation wirklich "gut" ist.

A. Klarheit

Woher wissen Sie, dass ein Geschäftsbrief klar ist?

Wenn das nach einer dummen Frage klingt, versuche es zu beantworten. Sie werden wahrscheinlich so etwas tun:

Frage: Was macht diesen Text deutlich?
Antwort: Es ist leicht zu verstehen.
Frage: Was macht es einfach zu verstehen?
Antwort: Es ist einfach.
Frage: Was meinst du mit einfach?
Antwort: Es ist klar.

Sie befinden sich tatsächlich in einem Kreis. Der Text ist klar, weil es leicht zu verstehen ist … weil es einfach ist … weil es klar ist.

"Klar", "leicht verständlich" und "einfach" sind Synonyme. Während Synonyme Nuancen haben können, haben sie keinen Inhalt, daher bleibt Ihnen immer noch Ihre subjektive Wertschätzung. Was Sie aber für klar halten, ist anderen vielleicht nicht klar.

Deshalb geben wir eine objektive Definition "klar", fast wie eine mathematische Formel. Klarheit schaffen - i. e. praktisch jeder wird zustimmen, dass es klar ist - Sie müssen drei Dinge tun.

1. Betonen Sie, worauf es ankommt.
2. Heben Sie hervor, was zweitrangig ist.
3. Beseitige das, was ohne Bedeutung ist.

Kurz gesagt: CL = EDE

Wie alle mathematischen Formeln funktioniert dieses nur, wenn man weiß, wie man es anwendet, was ein Urteil erfordert.

In diesem Fall müssen Sie zuerst entscheiden, was von Schlüsselbedeutung ist, d. e. Was sind die Schlüsselideen, die Ihre Leser von Ihrem Text entfernen sollen? Das ist nicht immer einfach. Es ist viel einfacher zu sagen, dass alles von entscheidender Wichtigkeit ist, also setzt du alles ein, was du hast.

Aber es gibt ein Diktum, das warnt: Wenn alles wichtig ist, dann ist nichts. Mit anderen Worten, es sei denn, Sie tun zuerst die Arbeit, um zu definieren, was Sie wirklich wollen, dass Ihre Leser wissen, dass sie es nicht für Sie tun werden. Sie werden in deinem Text verloren gehen und entweder aufgeben oder am anderen Ende herauskommen, ohne zu wissen, was sie gelesen haben.

Wie steht es mit dem zweiten Element der Formel, das zu untergraben, was von sekundärer Bedeutung ist?

Das klingt einfach genug.Sie möchten nicht, dass wichtige Informationen und Ideen in Details verloren gehen. Wenn Sie deutlich machen, worauf es ankommt - durch Schlagzeilen, Kursivschrift, Unterstreichen oder einfach, wie Sie die Informationen organisieren -, wird das, was übrig bleibt, automatisch zurückgedrängt.

Jetzt bleibt nur noch zu beseitigen, was von keine Bedeutung hat.

Aber wie unterscheidet man zwischen zweitrangiger Bedeutung und was ist unwichtig? Auch dies erfordert ein Urteil, dem der folgende sehr wichtige Test hilft.

Sekundäre Bedeutung ist alles, was einen oder mehrere der Schlüsselideen unterstützt und / oder ausarbeitet. Wenn Sie der Meinung sind, dass eine Information tatsächlich einen oder mehrere Schlüsselideen unterstützt oder ausarbeitet, behalten Sie sie. Wenn nicht, eliminieren Sie es.

B. Prägnanz

Woher wissen Sie, dass ein Text kurz ist?

Wenn das noch einmal wie eine dumme Frage klingt, versuchen wir es zu beantworten.

Frage: Was macht diesen Text kurz?
Antwort: Es ist kurz.
Frage: Was meinst du mit kurz?
Antwort: Es hat nicht zu viele Wörter.
Frage: Woher wissen Sie, dass es nicht zu viele Worte gibt?
Antwort: Weil es prägnant ist.

Und so enden wir wieder im Kreis. Der Text ist prägnant, weil er kurz ist … weil er nicht zu viele Worte hat … weil er prägnant ist.

Wieder einmal haben wir fast eine mathematische Formel, um das Problem zu lösen. Um Prägnanz zu erzielen, sollte Ihr Geschäftsschreiben zwei Kriterien erfüllen. Es muss sein wie folgt:

1. Lang wie nötig
2. Kurz wie möglich

In Symbolen: CO = LS

Wenn Sie die Kriterien der "Klarheit" korrekt erfüllt haben, verstehen Sie bereits "so lange wie nötig". Es bedeutet, alle Ideen von entscheidender Bedeutung, die Sie identifiziert haben, zu erfassen und alle Ideen von untergeordneter Bedeutung, die benötigt werden, um diese Schlüsselideen zu unterstützen und / oder auszuarbeiten.

Beachten Sie, dass hier nichts über die Anzahl der Wörter gesagt wird, weil es irrelevant ist. Wenn 500 Wörter "so lange wie nötig" benötigt werden, müssen 500 Wörter verwendet werden. Wenn es 1500 Wörter dauert, dann ist das auch in Ordnung. Der wichtige Punkt ist, dass alles, was im Text enthalten sein sollte, vollständig vorhanden ist.

Was ist dann mit "so kurz wie möglich" gemeint?

Auch dies hat nichts mit der Anzahl der Wörter zu tun. Es ist sinnlos, am Anfang zu sagen: "Ich darf nicht mehr als 300 Wörter zu diesem Thema schreiben", weil 500 Wörter das notwendige Minimum sein können.

"So kurz wie möglich" bedeutet, so nah wie möglich am Minimum zu bleiben. Aber nicht, weil die Leute kurze Texte bevorzugen; in der Zusammenfassung haben die Begriffe "lang" und "kurz" keine Bedeutung. Der wichtige Punkt ist, dass alle Wörter jenseits des Minimums die Klarheit reduzieren.

Wir sollten nicht starr darüber sein. Wenn "so lange wie nötig" in 500 Worten gemacht werden kann und du 520 verwendest, ist dies wahrscheinlich eine Frage des individuellen Stils. Es schadet nicht. Wenn Sie jedoch 650 Wörter verwenden, ist es fast sicher, dass der Text nicht vollständig klar ist - und dass der Leser verwirrt, gelangweilt oder verloren sein wird.

Zusammengefasst bedeutet Prägnanz zu sagen, was in der Mindestmenge von Wörtern gesagt werden muss. Prägnanz:

• Hilft Klarheit, indem es die beste Strukturierung von Informationen gewährleistet.
• Das Interesse des Lesers ist groß, da in kürzester Zeit maximale Informationen bereitgestellt werden.

Gutes Geschäftsschreiben muss den Leser oft überzeugen.

C. Dichte

Dichte ist ein weniger vertrautes Konzept als Klarheit und Prägnanz, aber ebenso wichtig für gutes Geschäftsschreiben. In der mathematischen Form besteht die Dichte aus:

1. Genaue Information
2. Logisch verknüpft

Mit anderen Worten: D = PL

Bedeutung präziser Informationen

Angenommen, Sie betreten einen Raum, in dem zwei andere Leute und sagen: "Es ist sehr heiß heute." Einer dieser Leute kommt aus Helsinki; In seinem Kopf interpretiert er "heiß" mit 23 ° C. Der andere kommt aus Khartum; für ihn bedeutet "heiß" 45 ° C.

Sie haben einen ziemlich schlechten Start, weil jeder eine ganz andere Vorstellung davon hat, was Sie sagen wollen. Aber angenommen, Sie sagen: "Es ist heute sehr heiß; die Temperatur beträgt 28 ° C." Jetzt gibt es keinen Raum für Verwirrung. Sie wissen beide ganz genau, dass es draußen 28 ° C ist und dass Sie dies für sehr heiß halten.

Die Verwendung so präziser Informationen wie möglich im geschäftlichen Schreiben gibt dem Autor zwei wesentliche Vorteile:

1) Mind Control

Lassen Sie sich nicht vom Begriff "Gedankenkontrolle" in Verlegenheit bringen, denn genau das ist die gute Darstellung. Schriftsteller will erreichen. Er braucht es für den Verstand des Lesers, nur dorthin zu gehen, wo er es lenkt, und nirgendwo anders.

Weil sie auf unbekannte Weise interpretiert werden können, sind mehrdeutige Begriffe (sogenannte "Wieselwörter") wie "heiß", "kalt", "groß", "klein", "gut", "schlecht" usw. ., erlauben Sie dem Verstand des Lesers, der Kontrolle des Schriftstellers zu entkommen. Ein gelegentlicher Verzug ist nicht kritisch; zu viele Weasel-Wörter in einem Text führen jedoch zwangsläufig zu Verwirrung, Langeweile und Desinteresse des Lesers.

2) Leservertrauen

Die Verwendung präziser Informationen erzeugt Vertrauen, das für das Schreiben von Unternehmen wichtig ist, weil es dem Leser sagt, dass der Autor wirklich weiß, wovon er spricht.

Das Vertrauen des Lesers ist in jeder Art von Text wichtig, aber er ist entscheidend für die Argumentation. Wenn Sie versuchen, einen Punkt zu gewinnen, ist das Letzte, was Sie wollen, der Leser, um Ihre Daten herauszufordern, aber das ist die erste Reaktion, die ungenaues Schreiben provozieren wird. Präzises Schreiben stellt sicher, dass die Diskussion über die Implikationen der Information erfolgt, d.h. e. welche Schlüsse sollten gezogen werden, nicht, ob das Ganze zur weiteren Untersuchung zurückkehren muss.

Bedeutung der logischen Verlinkung

Genaue Daten (Fakten) allein reichen nicht aus. Um aussagekräftig zu sein, müssen Daten organisiert werden, um Informationen zu erzeugen, d.h. e. Helfen Sie dem Leser zu verstehen.

Beim Konvertieren von Daten in Informationen müssen zwei wichtige Tests angewendet werden:

1. Relevanz

Wird ein bestimmtes Datenelement wirklich benötigt? Wie wir gesehen haben, schädigen unnötige Daten das Verständnis und untergraben letztendlich das Vertrauen.Daher sollten alle Daten, die weder das Verständnis unterstützen noch das Vertrauen fördern, beseitigt werden.

2. Missverständnisse

Die logische Verbindung zwischen Daten muss explizit gemacht werden, um zu verhindern, dass der Leser zu falschen Schlussfolgerungen kommt. Zum Beispiel kann eine bestimmte Situation für eine allgemeine Situation verwechselt werden; Der Kredit für eine Leistung scheint nur einer Person zu gehören, wenn sie wirklich einer Gruppe angehört; Eine Unternehmensrichtlinie scheint nur unter ganz bestimmten Umständen und nicht unter allen Umständen anwendbar zu sein.

Um sicherzustellen, dass eine logische Verknüpfung klar ist, platzieren Sie die beiden Daten so nahe wie möglich in Ihrem Unternehmen. vorzugsweise direkt nebeneinander.

Wenn Daten weit voneinander entfernt sind, ist ihre logische Beziehung maskiert und es ist unwahrscheinlich, dass der Leser die Verbindung herstellt.

Was willst du? Was wollen deine Leser?

Ich frage häufig nicht-professionelle Autoren, was sie denken, wenn sie sich an die Tastatur setzen, um ihren Text zu verfassen. Die Antwort lautet normalerweise: "Wie möchte ich mein Material präsentieren?" "Welchen Ton und Stil sollte ich verwenden?" "In welcher Reihenfolge sollte ich meine Schlüsselideen setzen?" Und so weiter.

Wenn Sie jedoch mit der richtigen Einstellung für Geschäftsberichte beginnen, dass niemand lesen möchte, was Sie schreiben, ist Ihre erste Aufgabe keine davon. Vor allem anderen müssen Sie Gründe finden, warum Menschen ihre Zeit damit verbringen sollten, zu lesen, was Sie schreiben .

Im Allgemeinen können Sie die Menschen nicht zwingen zu lesen, was sie nicht wollen, selbst wenn sie dafür bezahlt werden.

Sie erstellen beispielsweise einen Bericht, in dem Möglichkeiten für höhere Umsätze und Gewinne definiert werden. Wenn es jedoch nicht gut geschrieben ist, wird es auch für Leute, die es als Teil ihrer Arbeit lesen müssen, unwahrscheinlich sein, dass es ihr volle Aufmerksamkeit schenkt. Auf der anderen Seite, wenn sie sofort ihr eigenes Interesse daran sehen, zu lesen, was Sie geschrieben haben, werden sie dies gerne und mit voller Aufmerksamkeit tun. Tatsächlich konnten Sie sie wahrscheinlich nicht davon abhalten, es zu lesen!

Es gibt verschiedene Methoden, um ein so starkes Lesebedürfnis zu erzeugen, abhängig von der Art der Leser und der Art der Information. Was auch immer das geeignetste Gerät ist, das Entscheidende ist, die zwingende Notwendigkeit zu erkennen, es zu benutzen. Bis diese Notwendigkeit erfüllt ist, ist nichts anderes von Bedeutung.