Antrag auf Formular W-9 von unabhängigen Auftragnehmern

Sie können Formulare 1099-MISC nicht ausfüllen und an Ihre Lieferanten oder unabhängigen Auftragnehmer ausgeben, es sei denn, Sie erhalten von jedem von ihnen zuerst ein ausgefülltes Formular W-9. Sie müssen den Namen, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer jedes Verkäufers oder Auftragnehmers kennen, der einen 1099-MISC benötigt.

Wer muss Formulare 1099-C ausstellen?

Die Anweisungen für das Formular 1099-MISC des Internal Revenue Service erläutern die verschiedenen Situationen, in denen ein Unternehmen Formulare 1099-MISC ausstellen muss.

Sie müssen dieses Formular ausfüllen, einreichen und an alle Lieferanten oder Auftragnehmer ausgeben, nicht an Mitarbeiter, an die Sie im Laufe des Jahres 600 US-Dollar oder mehr gezahlt haben.

Ein Mitarbeiter ist jeder, dessen Arbeit Sie oder Ihr Unternehmen steuern. Wenn Sie jemanden bezahlen, um Ihre Telefone anzunehmen, ist er höchstwahrscheinlich ein Angestellter, weil Sie seine Stunden einstellen und diktieren, was er tun sollte, während er auf der Uhr ist. Mitarbeiter benötigen kein 1099-MISC-Formular.

Wenn Sie jemandem zahlen, um Ihr Büro zu reinigen, wenn Sie nicht für Geschäfte geöffnet sind und er ankommt und dies zuweilen seinem Ermessen überlassen, ist er höchstwahrscheinlich ein unabhängiger Auftragnehmer und er benötigt Formular 1099- VERSCHIEDENES. Der Internal Revenue Service erläutert die Feinheiten der Identifizierung von unabhängigen Auftragnehmern gegenüber Mitarbeitern.

Ausnahmen vom Auftragnehmer / Lieferantenregel

Sie müssen keine 1099-MISC-Formulare an C- und S-Corporations oder an Entitäten ausgeben, von denen Sie Produkte kaufen, wie zum Beispiel Waren, die Sie später weiterverkaufen.

Zahlungen an Auftragnehmer und Kreditoren per Debitkarte, Kreditkarte oder über Dritte wie PayPal sind ebenfalls steuerfrei - der IRS verwendet eine andere Methode zur Verfolgung dieser Transaktionen.

Wann man nach einem ausgefüllten Formular W-9 fragt?

Es ist eine gute Praxis zu verlangen, dass ein unabhängiger Auftragnehmer ein ausgefülltes Formular W-9 bereitstellt, sobald das Unternehmen weiß, dass es ihm eine 1099 ausstellen muss.

Aber manchmal lassen wir diese Anfragen bis Januar gleiten, wenn wir Wir schauen uns unsere Buchhaltungsunterlagen an und stellen fest, dass wir nicht dazu gekommen sind.

Wenn Sie einen 1099-MISC ausstellen müssen und kein ausgefülltes W-9-Formular in der Datei haben, sagen Sie etwas wie "Hey, ich werde Ihren 1099-MISC bis Ende Januar verschicken und Ich habe bemerkt, dass ich keine W-9 von dir habe. Könntest du einen ausfüllen und mir schicken? " Auf diese Weise kann der Auftragnehmer wissen, dass die Informationen auf dem Formular W-9 dazu verwendet werden, ein bestimmtes Steuerdokument zu generieren.

Fordern Sie die Leute auf, ihre ausgefüllten Formulare W-9 auf sichere Weise zu senden. Ein abgeschlossenes W-9 enthält sensible Informationen wie die Sozialversicherungsnummer einer Person. Diese Daten sollten so privat und sicher wie möglich gehalten werden, um das Risiko zu minimieren, dass die Daten in die falschen Hände gelangen. Das Senden eines ausgefüllten Formulars W-9 als unsicherer Dateianhang an eine E-Mail wird nicht empfohlen.Bitten Sie darum, es per Post, Handzustellung oder als passwortgeschützte Dateianlage an eine E-Mail zu erhalten.

HINWEIS: Die Steuergesetze ändern sich regelmäßig, und die obigen Informationen geben möglicherweise nicht die neuesten Änderungen wieder. Bitte konsultieren Sie einen Steuerberater für die aktuellste Beratung. Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen sind nicht als Steuerberatung gedacht und ersetzen keine Steuerberatung.

Weiterführende Literatur:

• Weitere Informationen zu Formular W-9
• Laden Sie ein leeres Formular W-9 aus dem IRS herunter (pdf)
• Laden Sie die Anleitung für Antragsteller des Formulars W-9 herunter IRS (pdf)
• Vorbereitung des Formulars 1099-MISC für 2013 (Über Wirtschaftsrecht und Steuern)