Planen eines Projekts mit den grundlegenden Tools des Projektmanagements

Unsere Arbeitswelt ist zunehmend eine Welt von Projekten. Projekte sind, wie wir neue Produkte entwickeln, strategische Initiativen durchführen und alles, was neu in einer Organisation ist, tun.

Projekte sind per Definition temporäre und einzigartige Initiativen im Gegensatz zu regulären Betriebsaktivitäten. Und während viele Unternehmen auf geschulte, zertifizierte Projektmanager angewiesen sind, um ihre Initiativen zu leiten, werden zunehmend Projektfähigkeiten für alle Fachkräfte benötigt.

Dieser Artikel bietet eine Einführung in die Planung eines Projekts für jeden Fachmann, der daran interessiert ist, die Praktiken zu übernehmen, die für professionelle Projektmanager so gut funktionieren.

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Projekt wirklich zu definieren und zu planen:

Projektmanager verstehen, dass ein erheblicher Teil der gesamten Projektdauer in die Planung investiert wird. Viele von uns neigen dazu, sich zu beeilen, um mit der Arbeit zu beginnen, die in der Welt der Projekte dem Überspringen ähnelt, die Anweisungen auf dem neuen Möbelstück zu lesen, das Sie von einem dieser "versammeln sich selbst" Einzelhändler gekauft haben. Wahrscheinlichkeiten sind, die Eile, zum der Arbeit zu erledigen, ohne die Anweisungen zu lesen, verursacht einige ernste Probleme an irgendeinem Punkt in deinem Bemühen.

Anstatt sich direkt in die Arbeit zu stürzen, ist es wichtig, einige kritische Punkte festzuhalten:

1. Was genau erschaffen Sie? Sei so spezifisch wie möglich.
2. Wann muss es abgeschlossen sein?
3. Auf welche Ressourcen (Personen, Ausrüstung und Budget) haben Sie Zugriff, um das Projekt abzuschließen?

Die obigen drei Elemente sind die grundlegenden Komponenten einer Bereichsanweisung. Jeder Projektmanager klärt den Umfang vor Beginn der Arbeit auf.

Festlegung der Company Holiday Party Initiative:

Eine Beispielerklärung für die Betriebsferien könnte wie folgt lauten: Unser Ziel ist es, eine Betriebsfeier für 100 Mitarbeiter zu planen und durchzuführen. und ihre bedeutenden anderen vor Ende Dezember, zu einem Preis von nicht mehr als 10 000 $. Unsere Planung und Koordination wird aus dem 4-köpfigen Komitee bestehen, das vom CEO überwacht wird. Die Party wird eine offene Bar, Tellergericht, Dessert und Unterhaltung beinhalten.

Wenn Sie sich nur die Zeit nehmen, diese einfache, aber wichtige Aussage zu formulieren, bietet das Team, das an dem Projekt beteiligt ist, eine starke Anleitung. Jeder versteht die Natur des Projekts, den Zeitrahmen, die Ressourcen und das Budget.

Den Bereich in diskrete Arbeitsblöcke aufteilen:

Projektmanager erstellen eine so genannte Projektstrukturstruktur, um in klaren, umsetzbaren Begriffen die gesamte Projektarbeit zu beschreiben, die von jemandem in einer bestimmten Zeit erledigt werden muss. Rahmen. In Ihrer Situation kann die Arbeitsteilung Folgendes enthalten:

• Standort identifizieren.
• Bestätigen Sie die Verfügbarkeit des Zimmers und sperren Sie es mit einer Anzahlung ein.
• Wählen Sie die Speisenoptionen aus.
• Bestätigen Sie die Leiste und was die Leiste enthält.
• Identifizieren Sie die Dessertoptionen.
• Erstellen und verteilen Sie Einladungen mit Auswahlmöglichkeiten für Lebensmittel.
• Schließen Sie die Essensauswahl basierend auf zurückgegebenen Einladungen ab.
• Entscheiden Sie sich für die Art der Unterhaltung.
• Überprüfen Sie die Optionen für Unterhaltung und wählen Sie aus.
• Bestätigen Sie die Einrichtung des Speisesaals.
• Kaufen Sie Tischgeschenke für Gäste.
• Koordinieren und übermitteln Sie das Ereignis.

Projektmanager würden diese Aufteilung der Projektarbeit ohne Rücksicht auf Ressourcen oder Zeitplanung entwickeln, aber mehr im Brainstorming-Format. Sobald die gesamte für den Projektumfang erforderliche Arbeit identifiziert wurde, ist es an der Zeit, sie in Ordnung zu bringen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und von Ihren Teammitgliedern Zeit- und Kostenvoranschläge einzuholen.

Erstellen des Projektplans aus dem Projektaufriss:

Nach Abschluss der einfachen Aufschlüsselung der Arbeit auf der vorherigen Seite müssen Sie jetzt:

• Bestätigen, dass alle wichtigen Elemente für den Projektumfang vorhanden sind. identifiziert worden.
• Bestätigen Sie, wer mit welchen Arbeitselementen umgehen soll, und erstellen Sie eine Verantwortlichkeitsmatrix, in der die wichtigsten Aufgaben der verantwortlichen Stelle aufgeführt sind.
• Fordern Sie alle Teammitglieder auf, ihre Aufgaben zu überprüfen, Zeit- und Kostenschätzungen zu erstellen, Termine einzuhalten, Ressourcenbedarf zusammenzufassen und sicherzustellen, dass sie die Arbeit, für die sie verantwortlich sind, gründlich bewertet haben.

Sobald die obigen Schritte abgeschlossen sind, sollte das Projektteam zusammenarbeiten, um die Ereignisse in der richtigen Reihenfolge zu sequenzieren und Konflikte für Ressourcen oder potenzielle Planungsherausforderungen festzustellen. Hinweis: Ein Projektmanager führt diesen Schritt aus, indem er ein Netzwerkdiagramm erstellt, den kritischen Pfad berechnet und dann Ressourcen plant, oft mit Hilfe von Computersoftware.

Für Ihr kleineres Projekt, das informelle Methoden verwendet, kann ein einfacher Post-it-Notentyp-Ansatz, bei dem die Elemente nacheinander angeordnet werden, alles sein, was notwendig ist. Dieser Prozess ermöglicht es Ihnen, ein vollständiges Bild der Schritte und Fristen für die Planung und Durchführung einer großartigen Urlaubsfeier zu entwickeln!

Lassen Sie den Arbeitsbeginn beginnen:

Nachdem Sie sich die Zeit genommen haben, um das Projekt richtig einzuschätzen, die Hauptaufgaben zu identifizieren, die Aufgaben zu ordnen und die Zeit- und Ressourcenanforderungen zu bewerten, sind Sie bereit, das Team zu unterstützen. zugeteilte Verantwortlichkeiten. Ihre Aufgabe als informeller Projektmanager besteht darin, die Arbeit zu überwachen, die Teammitglieder zu unterstützen und dabei zu helfen, auftretende Probleme zu erkennen und zu lösen. Ein guter Projektmanager trifft sich regelmäßig mit den Teammitgliedern, um Fortschritte zu bewerten und aufkommende Risiken zu identifizieren und zu navigieren.

Das Endergebnis:

Die oben beschriebenen Ansätze können auf jede Projektsituation in Ihrer Abteilung oder Ihrem Geschäftsbereich angewendet werden. Entwickeln Sie einen klaren Bereich, identifizieren Sie die Arbeit, weisen Sie Ressourcen zu, entwickeln Sie Schätzungen und einen Zeitplan, und überwachen und kontrollieren Sie dann die Arbeit. Ihre Praktiken werden von den professionellen Projektmanagern an Ihrem Arbeitsplatz anerkannt und geschätzt, und Ihre Ergebnisse werden viel besser sein, als einfach in die Arbeit zu springen, ohne darüber nachzudenken.Bester Erfolg mit Ihrer nächsten Initiative!

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Aktualisiert von Art Petty