Personal Assistant Fähigkeiten Liste und Beispiele

Persönliche Assistenten sind ähnlich wie leitende Assistenten oder Büroassistenten darin, dass alle routinemäßige Verwaltungsaufgaben ausführen, so dass jemand anderes dies nicht muss. Zu den Aufgaben zählen wahrscheinlich das Screening oder die Beantwortung von Telefonanrufen, Briefen und E-Mails, die Verwaltung von Zeitplänen und das Notieren von Notizen bei Besprechungen.

Der Unterschied besteht darin, dass persönliche Assistenten nur einer einzelnen Person assistieren, und sie können auch bei persönlichen Aufgaben wie Einkauf oder Planung von sozialen Engagements helfen.

Einige Leute delegieren Projektarbeit an ihre Assistenten oder lassen ihre Assistenten für sie in ihrer Abwesenheit einspringen.

Arbeitsplatzanforderungen für persönliche Assistenten

Es gibt zwar keine Mindestanforderungen für persönliche Assistenten in Bezug auf Bildung, aber ein Hintergrund in geschäftlicher oder administrativer Arbeit hilft. Eine zweite oder dritte Sprache kann in einigen Fällen ebenfalls wichtig sein. Im Allgemeinen sind deine Fähigkeiten wichtiger als deine Ausbildung. Eine Diskussion einiger dieser notwendigen Fähigkeiten kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob diese Art von Arbeit für Sie geeignet ist.

Hier finden Sie eine Liste von persönlichen Assistentenfähigkeiten für Lebensläufe, Bewerbungsschreiben, Bewerbungen und Interviews. Die erforderlichen Fähigkeiten hängen von der Stelle ab, für die Sie sich bewerben. Sehen Sie sich auch unsere Liste der nach Beruf und Art der Fertigkeit aufgelisteten Fertigkeiten an. Schauen Sie sich diese Liste an und sehen Sie, ob Sie diese Fertigkeiten bereits in früheren Jobs eingesetzt haben oder durch Schulungen erworben haben.

Notieren Sie sich, wann und wie Sie diese Fähigkeiten verwendet oder entwickelt haben.

Fügen Sie sie dann Ihrem Lebenslauf und Ihrem Anschreiben hinzu oder halten Sie sie griffbereit, um Bewerbungen auszufüllen. Die Leute, die Bewerbungen filmen, suchen oft nach Schlüsselqualifikationen. Bringen Sie Ihre Fähigkeiten mit denjenigen zusammen, die Sie für den Job benötigen. Dann seien Sie sicher, dass sie in Ihrem Anschreiben erwähnt und in Ihrem Lebenslauf aufgeführt sind.

Sie sollten auch Interview-Antworten dazu entwickeln, wie Sie Ihre Fähigkeiten in früheren Positionen genutzt haben. Ein Beispiel dafür, wie Sie ein Problem am Arbeitsplatz mit einer oder mehreren dieser Fähigkeiten gelöst haben. Zeigen Sie, wie Sie mit Ihren Fähigkeiten zum Erfolg eines Projekts beigetragen haben.

Beispiele für persönliche Assistentenfähigkeiten

Diese Liste ist nicht vollständig, enthält jedoch einige der wichtigsten, begehrten Fähigkeiten für persönliche Assistenten.

Organisations- und Zeitmanagement
Als persönlicher Assistent wird ein Großteil Ihrer Arbeit darin bestehen, eine andere Person organisiert und im Zeitplan zu halten. Sie müssen also selbst gut organisiert sein. Glücklicherweise kann Organisation gelernt werden. Es gibt spezifische Techniken, die Sie anwenden können, um Ihre Zeit effizienter zu nutzen und Ihr Leben und das Ihres Vorgesetzten in Ordnung zu halten.

Schriftliche und verbale Kommunikation
Sie müssen Anweisungen verstehen und befolgen, und Sie müssen Informationen klar und ehrlich übermitteln.Abhängig von den Details Ihrer Position müssen Sie möglicherweise auch Kunden begrüßen, auf Korrespondenz antworten oder Berichte und Präsentationen erstellen. All diese Aufgaben erfordern erstklassige Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich Sprechen und Schreiben, Zuhören und Lesen.

Genauigkeit und Detailgenauigkeit
Die Liebe zum Detail ist eine entscheidende Komponente, um gut organisiert zu bleiben und gut zu kommunizieren.

Vagheit oder Ungenauigkeit erzeugen bestenfalls Ineffizienz und können auch schwerwiegende Fehler verursachen oder die Kollegen Ihres Vorgesetzten entfremden.

Kenntnisse der relevanten Software
Welche Software Sie verwenden müssen, kann variieren, umfasst aber wahrscheinlich Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen, Datenbanken, Kalender, Desktop-Publishing und PowerPoint oder ähnliches. In der Lage sein, zumindest minimale technische Unterstützung zu bieten, ist ein Plus. Möglicherweise müssen Sie mehrere verschiedene Programme und Apps evaluieren, um für sich selbst entscheiden zu können, welche Tools die besten sind, um die Ziele Ihres Managers zu erreichen. Immer ist es Ihre Aufgabe, die Arbeit Ihres Managers einfacher und einfacher zu machen, und das kann eine Menge Problemlösungen hinter den Kulissen erfordern.

Takt und Diskretion
Als persönliche Assistentin werden Sie häufig sensiblem Material ausgesetzt sein, von Geschäftsgeheimnissen bis hin zu sehr persönlichen Informationen, die Sie vertraulich behandeln müssen.

Eine verwandte Fähigkeit ist Takt, die Fähigkeit, sanft oder gar nicht auf Informationen zu reagieren, die andere Menschen als schwierig oder peinlich empfinden. Sie müssen mit anderen Worten eine sichere Person sein, mit der Ihr Manager angreifbar ist. Schließlich wissen nur Sie, wie viel Hilfe sie wirklich brauchen.

Persönliche Assistenten-Skill-Liste

Administrative Skills

Diese Skills sind oft Teil der Jobbeschreibung für einen persönlichen Assistenten oder sind Fähigkeiten mit Mehrwert. Ihr Arbeitgeber braucht vielleicht jemanden, der diese Aufgaben für sie erledigen kann.

• Administrative
• Termine
• Korrespondenz
• Errands
• Ereignisse
• Ereignisplanung
• Einreichung
• Implementierungsverfahren
• Einplanen von Zeitplänen
• Besprechungen
• Office Management > Projektmanagement
• Recherche
• Terminierung
• Diktat einnehmen
• Meldungen übernehmen
• Notizen
• Reisearrangements
• Reiseplanung
• Kommunikationsfähigkeiten

Als persönlicher Assistent alle Aspekte der Kommunikation sind wichtig für die Arbeit. Sei bereit, deine Erfahrung oder dein Training zu zeigen.

Anrufbeantworter

• Kommunikation
• E-Mail
• Begrüßungsbesucher
• Erreichbarkeitsanfragen
• Netzwerk
• Nonverbale Kommunikation
• Anrufdurchsage
• Verbale Kommunikation
• Schriftliche Kommunikation
• Finanzielle Fähigkeiten

Haben Sie Erfahrung oder Training für diese Aufgaben?

Rechnungswesen

• Budgetierung
• Einkauf
• Einkauf
• Einkauf
• Technologiekenntnisse

Können Sie verschiedene Plattformen und Geräte verwenden und grundlegende Fehlerbehebungen durchführen?

Computer (PC, Mac, Tablet)

• Datenbankverwaltung
• Microsoft Office
• Präsentationsvorbereitung
• Berichte
• Textverarbeitung
• Persönliche Beherrschungsfähigkeiten

Diese Fähigkeiten sind oft Teil von deine Persönlichkeit.Zeige, wie du sie benutzt und entwickelt hast.

Vertraulichkeit

• Diplomatisch
• Diskretion
• Flexibilität
• Interpersonal
• Multitasking
• Organisation
• Positive Einstellung
• Problemlösung
• Professionelles Benehmen
• Selbstmotiviert < Team Player
• Zeitmanagement
• Unabhängig arbeiten
• Wenn Sie diese Fertigkeiten bei einem früheren Job nicht genutzt haben, sehen Sie sich an, wie Sie diese bei ehrenamtlichen oder unbezahlten Jobs entwickelt haben oder in Ihrem persönlichen Leben einsetzen. Benutzt du diese Fähigkeiten als Teil einer Glaubensgemeinschaft oder für ein Schülerprojekt in der Schule? Haben Sie Fähigkeiten im Rahmen eines Sportteams oder einer Einzelsportart entwickelt? Diese Erfahrung kann auch wertvoll sein und Sie zu einem besseren Kandidaten für die Position machen.
• Ähnliche Fähigkeiten:

Office Manager | Verwaltungs- / Sekretariatsfähigkeiten | Computerkenntnisse | Kundendienst Fähigkeiten | Receptionist Skills

Verwandte Artikel: Soft vs. Hard Skills | Schlüsselwörter in Ihren Lebenslauf aufnehmen Resume Skills Listen | Top-Fähigkeiten Arbeitgeber suchen in Bewerbern