Ausstehende Schecks: Was sie sind und was zu tun ist

Hervorragende Kontrollen sind nicht so gut, wie sie klingen. Ein ausstehender Scheck ist ein Scheck, der geschrieben, aber nie zur Zahlung vorgelegt wurde. Mit anderen Worten, der Empfänger hat den Scheck nie eingelöst oder eingelöst, also ist der Scheck irgendwo da draußen.

Diese ausstehenden Gegenstände können buchhalterische Albträume verursachen, und sie führen zu nicht beanspruchten Vermögenswerten, die schließlich an den Staat übergeben werden müssen.

Warum sind hervorragende Kontrollen wichtig?

Wenn Sie per Scheck bezahlen, muss Ihr Zahlungsempfänger den Scheck auf der Zahlung einzahlen oder in bar einzahlen.

Die Bank des Zahlungsempfängers wird Geld von Ihrer Bank anfordern, und die Transaktion ist abgeschlossen, wenn Ihre Bank Geld an die Bank des Zahlungsempfängers sendet (oder an das Konto des Zahlungsempfängers, wenn Sie beide dieselbe Bank oder Kreditgenossenschaft nutzen).

Wenn der Empfänger eines Schecks niemals etwas mit ihm macht - oder wenn der Scheck verloren geht oder zerstört wird - haben Sie immer noch das Geld auf Ihrem Konto. Eine Ausnahme von diesem Szenario ist, wenn Sie die Online-Rechnungszahlung über Ihre Bank verwenden: Das Geld wird oft beim Scheckabzug abgezogen, aber das Geld wird auf Ihr Konto zurück überwiesen, wenn der Scheck den Scheck nicht innerhalb einer bestimmten Frist einzahlt. ..

Überhöhter Kontostand: Da Sie dieses Geld noch haben, denken Sie vielleicht, dass Sie es ausgeben können. Leider gehören die Gelder wirklich jemand anderem. Wenn Sie den Scheck einzahlen, wenn Sie ihn nicht erwarten, erhalten Sie am Ende weniger als Sie gedacht haben. Möglicherweise haben Sie Ihr Konto überzogen und Schecks abgeprallt.

Unternehmenskontrollen: Unternehmen verfolgen häufig offene Posten und verfolgen die Kreditorenbuchhaltung. Aber Unternehmen müssen sich auch mit nicht beanspruchten Eigentumsgesetzen befassen. Wenn Zahlungen an Mitarbeiter oder Lieferanten unbefristet sind, müssen Sie diese verlassene Immobilie schließlich an Ihren Staat übergeben (in den meisten Staaten ein paar Jahre, aber erkundigen Sie sich bei den lokalen Aufsichtsbehörden).

Wenn Sie die Situation nicht richtig behandeln, brechen Sie das Gesetz.

Was ist mit außergewöhnlichen Prüfungen zu tun?

Seien Sie proaktiv, wenn es um herausragende Kontrollen geht, und lassen Sie die Dinge so schnell wie möglich klären. Nehmen Sie nicht an, dass es Ihr Glückstag ist und dass Sie das Geld für andere Zwecke verwenden können. Sie schulden immer noch das Geld, und Sie müssen es früher oder später bezahlen (ob es an den vorgesehenen Zahlungsempfänger oder an den Staat geht). Verwenden Sie ein Buchhaltungssystem, das nicht offene Schecks von Ihren verfügbaren Mitteln abzieht.

Anrufen oder schreiben: Wenn Sie feststellen, dass kein Scheck hinterlegt wurde, wenden Sie sich an Ihren Zahlungsempfänger. Ein einfacher Anruf oder eine E-Mail ist in Ordnung - Sie müssen nur einchecken, um sicherzustellen, dass sie die Zahlung erhalten haben und fragen, ob sie den Scheck einzahlen. Wenn dies nicht funktioniert, ist es ratsam, einen Brief zu senden, in dem Sie darüber informiert werden, dass der Scheck nicht verarbeitet wurde. Sie sollten Sie benachrichtigen, wenn Sie die Zahlung nicht erhalten haben.

Wenn Sie eine Vorlage benötigen, verwenden Sie unseren Musterbrief für hervorragende Prüfungen.

Achten Sie darauf, jegliche Kommunikation über ausstehende Prüfungen zu dokumentieren. Möglicherweise müssen Sie den Regulierungsbehörden nachweisen, dass Sie angemessene Versuche unternommen haben, die Zahlung abzuschließen, aber der Zahlungsempfänger hat entweder nicht mitgearbeitet oder es war unmöglich, den Zahlungsempfänger zu kontaktieren.

Solltest du einen weiteren Check schreiben?

Nachdem Sie mit Ihrem Zahlungsempfänger gesprochen haben, können sie Sie auffordern, einen weiteren Scheck zu senden, den sie prompt hinterlegen werden.

Bitten Sie vorher darum, den alten Scheck zurückzugeben, falls möglich. Dies eliminiert die Möglichkeit, dass beide (absichtlich oder unabsichtlich) beide Schecks einzahlen.

In einigen Fällen müssen Sie einen neuen Scheck ausstellen, ohne den alten Scheck zurückzubekommen. Der Scheck ist aus welchem ​​Grund auch immer verschwunden und Ihr Zahlungsempfänger braucht einen neuen. Dies bringt Sie in eine schwierige Situation, weil Sie zwei Auszahlungen für eine einzelne Zahlung haben werden. Wenn der alte Scheck eingelöst wird, könnte Ihre Bank den Scheck einlösen, und Sie würden doppelt zahlen. Banken werden Schecks, die vor mehr als sechs Monaten geschrieben wurden, generell nicht anerkennen, aber es passiert oft genug, dass Sie vorsichtig sein sollten (auch wenn Sie nach 90 Tagen "Storno nach 90 Tagen" oder ähnliches auf Ihren Schecks drucken).

Wenn der Betrag groß genug ist, um Probleme zu verursachen (oder wenn Sie dem Zahlungsempfänger nicht vertrauen), sollten Sie Ihre Bank bitten, die Zahlung auf dem alten Scheck zu stoppen.

Dieser Ansatz ist nicht perfekt, aber er kann Sie schützen. Stoppen Sie Zahlungsanfragen Kosten Geld, und sie dauern nur für 6 Monate, also müssen Sie dies mehrmals tun.

Warum werden Schecks nicht eingelöst?

Es gibt mehrere Gründe, warum Schecks nicht hinterlegt werden. Der einfachste Grund ist, dass Ihr Zahlungsempfänger den Scheck einfach nicht verarbeitet hat. Vielleicht brauchen sie das Geld nicht dringend, und sie sind mit anderen Dingen beschäftigt.

Schecks können auch in Papierstapeln verloren gehen oder hinter Schreibtische fallen. Wenn das Geld für den Zahlungsempfänger nicht besonders wichtig ist, wird es nicht bemerkt. Schließlich können Schecks an Sie zurückgesandt werden, wenn sich die Adresse eines Zahlungsempfängers geändert hat. Dieser Vorgang kann jedoch überraschend lange dauern.

Für Sie ausgestellte Schecks

Wenn Ihnen ein Scheck ausgestellt wurde und dieser noch aussteht, wenden Sie sich an den Scheckaussteller, und bitten Sie um einen Ersatz. Möglicherweise müssen Sie die ursprünglichen Scheck- oder Signaturdokumente zurücksenden, die besagen, dass der Scheck verloren oder zerstört wurde (und dass Sie nicht versuchen werden, beide Schecks einzubringen). Wenn Sie den Herausgeber nicht finden können, überprüfen Sie das verlassene Eigenschaftsprogramm Ihres Staates.