Verwaltungsassistent oder Exekutivsekretär?

Die gute Nachricht ist, dass Ihr Unternehmen so weit gewachsen ist, dass Sie jetzt Hilfe bei der Verwaltung der täglichen Aufgaben benötigen, damit Sie sich auf die weitere Expansion des Unternehmens konzentrieren können. Dies ist ein wichtiger Übergang in der Art und Weise, wie Sie Geschäfte tätigen, da ein vertrauenswürdiger Mitarbeiter, den Sie einstellen, nun für einige wichtige Entscheidungen verantwortlich ist, wie z. B. wie Ihre Zeit aufgewendet wird und welche Reisearrangements getroffen werden. um ein paar zu nennen.

Inzwischen haben Sie wahrscheinlich darüber nachgedacht, ob Sie wirklich einen anderen Mitarbeiter einstellen und bezahlen müssen, um Ihre Arbeit zu unterstützen. Bevor Sie eine Stellenbeschreibung schreiben und anfangen zu interviewen, nehmen Sie sich die Zeit zu überlegen, ob Sie einige oder die meisten der Funktionen, die ein Verwaltungsassistent oder Exekutivsekretär durch die Verwendung von Technologie ausführen kann, ausführen können.

Was diesen Bürojob von den anderen klerikalen und routinemäßigen Bürojobs unterscheidet, ist die mit dieser Position verbundene Verantwortung und Vertraulichkeit. Zusätzlich zu den grundlegenden Bürofunktionen ist der Verwaltungsassistent oder der Exekutivsekretär auch für das Verfassen / Erstellen von Berichten, das Organisieren / Terminieren von Meetings, das Überprüfen eingehender Korrespondenz, das Festlegen von Agenden für wichtige Meetings, das Treffen von Reisen und das Ausfüllen der Lücken verantwortlich. alles Notwendige zu tun, wie zum Beispiel die Einreichung von Unterlagen, damit Sie organisiert bleiben und sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren können.

Der Titel und die Bezahlung für diese Person bestimmen, wie hochrangig ihre Rolle sein wird:

• Verwaltungsangestellter für Einsteiger
• Verwaltungsassistent
• Oberer Verwaltungsassistent
• Exekutivsekretär > Leitender Geschäftsführer
• Büroleiter
• Leitender Angestellter
• Mit zunehmender Unternehmensgröße erhöht sich der Bedarf an einer Person, die gut organisiert ist und eine Vielzahl von Aufgaben ausführen kann.

Dies ist insbesondere für die Führungskräfte erforderlich, die das Unternehmen leiten, um ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Integrität für das Unternehmen aufrechtzuerhalten. Daher ist dies eine kritische Position im Unternehmen und eine, die eine durchdachte Arbeitsbeschreibung und Einstellungsprozess erfordern sollte.

Die erste Aufgabe besteht darin, eine Stellenbeschreibung für die Neueinstellung basierend auf den Arbeitsbereichen zu erstellen, die Sie, so der Personalverantwortliche, am besten von jemand anderem ansprechen können, damit Sie das Wachstum und die Verwaltung fortsetzen können. des Unternehmens. Es gibt verschiedene Versionen von Stellenbeschreibungen wie diese, aber letztlich wissen nur Sie, was Sie benötigen, und daher wird ein gewisses Maß an Anpassung benötigt, um eine Stellenbeschreibung zu erstellen, mit der Sie vertraut sind und die Ihre persönlichen Vorlieben berücksichtigt.

Suchen Sie nach dem Erstellen einer Stellenbeschreibung einen Ort, an dem Sie den Job bewerben können, z. B. bei Indeed. com oder Monster. Es ist meine Erfahrung, dass Kandidaten sofort beginnen, sich für die Position zu bewerben, wenn Sie es richtig formuliert haben und die Art der Arbeitsumgebung beschrieben haben, in der sie arbeiten werden. Stellen Sie daher sicher, dass die Jobbeschreibung, die erstellt wird, die Arbeit nicht uninteressant macht.

Es muss gut geschrieben und ansprechend sein, um die richtigen Kandidaten zu gewinnen.

Sobald Sie Ihre Top-Kandidaten haben, ist der nächste Schritt, sie zu interviewen, und im Idealfall ist dies ein persönliches Interview, weil dieser Kandidat, wenn er eingestellt wird, ein hohes Maß an Zeit mit Ihnen und es ist am besten zu wissen ob es so bald wie möglich eine Anpassung gibt. Verwenden Sie diese Interviewfragen, um den Prozess zu leiten.

Die Suche nach dem richtigen Verwaltungsassistenten oder Exekutivsekretär kann in Ihrem Arbeitstag und in großem Maße den Unterschied ausmachen, wie erfolgreich Sie sein werden, wenn Sie die Zeit haben, sich auf Ihr Unternehmen zu konzentrieren und es zu verwalten.

Andere Stellenbeschreibungen:

Empfangsdame:

Ärztlicher Sekretär oder Assistent der Geschäftsleitung:

Kassierer: