Verwaltungsassistent oder Exekutivsekretär

Sowohl leitende Sekretäre als auch Verwaltungsassistenten bieten erweiterte administrative Unterstützung für ein oder zwei Führungskräfte. Aber was diese Büropositionen von anderen klerikalen und routinemäßigen Bürojobs trennt, ist die damit verbundene Verantwortung und Vertraulichkeit.

Zusätzlich zu den grundlegenden Bürofunktionen sind der Verwaltungsassistent und der Exekutivsekretär für das Verfassen oder Verfassen von Berichten, das Organisieren und Planen von Besprechungen, das Überprüfen eingehender Nachrichten auf ihre Bedeutung, das Vorbereiten von Tagesordnungen für Vorstandssitzungen, das Treffen von Reisen und das Zusammenstellen von Besprechungen verantwortlich. protokollieren, Recherchen vorbereiten, Korrespondenz vorbereiten und Nachwuchsoffiziere beaufsichtigen und ausbilden.

Diese Rollen erfordern unter Umständen unterschiedliche Erfahrungsebenen und haben eine der folgenden ähnlichen Berufsbezeichnungen:

• Verwaltungsassistent für Einsteiger
• Verwaltungsassistent
• Oberer Verwaltungsassistent
• Exekutivsekretär
• Leitender Geschäftsführer
• Büroleiter
• Leitender Geschäftsführer

Hinweis: Juristische und medizinische Assistentenstellen sind sehr unterschiedlich und erfordern eine spezielle Ausbildung, die in dem Beruf verlangt wird, in dem sie arbeiten.

Unterschiede zwischen Verwaltungsassistenten und Exekutivsekretären

Die Rollen von Exekutivsekretariaten und Verwaltungsassistenten haben erhebliche Überschneidungen, und die Rollenunterschiede können je nach Organisation variieren. In einigen Fällen konzentriert sich der Chefsekretär auf mehr Verwaltungsaufgaben für einen Manager oder Führungskräfte, wie Besprechungsplanung, Reiseplanung, Umgang mit schriftlichen Mitteilungen und sogar Buchhaltung. Ein Verwaltungsassistent kann sich auf mehr Geschäftsvorgänge konzentrieren und in einigen Funktionen eine Führungsrolle übernehmen, Tagesordnungen für Besprechungen oder Konferenzen erstellen, Budgets verwalten und die Abrechnung von Lieferanten verwalten.

Für Verwaltungsangestellte kann es erforderlich sein, in bestimmten Fällen, in denen die Führung von Geschäftsvorgängen von entscheidender Bedeutung ist, eine spezialisierte Ausbildung zu absolvieren.

Kernkompetenzen im Beruf

Sowohl leitende Sekretärinnen als auch Verwaltungsfachangestellte verfügen über eine Kernkompetenz, die für beide Aufgaben unerlässlich ist. Dazu gehören außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie eine ausgeprägte Liebe zum Detail und Professionalität.

Sie müssen über technische Kenntnisse in Bezug auf Büroautomatisierungstools verfügen, einschließlich Software-Essentials wie Microsoft Word, Excel und PowerPoint sowie Buchhaltungstools wie QuickBooks.

Verwaltungsassistent oder Exekutivsekretär in einem kleinen Büro

In einem kleinen Büro werden die Aufgaben eines Verwaltungsassistenten oder eines Exekutivsekretärs gewöhnlich von einer Vielzahl von Büroangestellten wahrgenommen.Einige Arbeiten können tatsächlich von den Führungskräften des Unternehmens selbst ausgeführt werden, und die Rollen des Verwaltungsassistenten oder des Exekutivsekretärs können je nach Bedarf in der kleineren Organisation eine größere Vielfalt von Verantwortlichkeiten umfassen.

Verwaltungsassistent oder Exekutivsekretär in einem Mittleren Amt

Mit zunehmender Unternehmensgröße steigt der Bedarf an einer Person, die gut organisiert ist und eine Vielzahl von Aufgaben ausführen kann. Dies gilt insbesondere für Führungskräfte, die Unternehmen führen, die ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Integrität für das Unternehmen erfordern.

Verwaltungsassistent oder Exekutivsekretär in einem großen Büro

Es ist üblich, dass ein großes Büro mehrere Verwaltungsassistenten und / oder leitende Sekretäre hat. Bei dieser Unternehmensgröße ist in der Regel ein Büroleiter erforderlich, der die Mitarbeiter der Führungskräfte des Unternehmens koordiniert.

In einigen Fällen wird ein Verwaltungsassistent die Führungskraft bei langen Geschäftsreisen begleiten, um bei der Organisation von Meetings, der Planung und anderen wichtigen organisatorischen Aufgaben zu helfen.