Die Bedeutung der Dokumentation in der Personalverwaltung

Dokumentation ist die schriftliche und aufbewahrte Aufzeichnung von Beschäftigungsereignissen. Die Dokumentation besteht aus behördlichen und gesetzlich vorgeschriebenen Elementen, Dokumenten, die für die Unternehmenspolitik und -praxis erforderlich sind, Dokumenten, die von den besten Personalpraktiken empfohlen werden, und formellen und informellen Aufzeichnungen über Beschäftigungsereignisse.

Dokumentation über einen Beschäftigungsnachweis

Dokumentation ist ein schriftlicher Bericht über die Handlungen, Diskussionen, Vorfälle von Leistungscoachings, Zeugenverstößen, Disziplinarmaßnahmen, positiven Beiträgen, Belohnung und Anerkennung, Untersuchungen, Nichterfüllung von Anforderungen und Zielen. , Leistungsbewertung und mehr.

Die Dokumentation ermöglicht es dem Arbeitgeber oder Mitarbeiter, eine schriftliche Aufzeichnung der Ereignisse und Diskussionen zu speichern, die während eines bestimmten Ereignisses stattgefunden haben. Die Dokumentation des Arbeitsverhältnisses liefert eine schriftliche Aufzeichnung, die notwendig sein kann, um solche Maßnahmen wie die Beförderung von Arbeitnehmern, Gehaltserhöhungen von Arbeitnehmern und Disziplinarmaßnahmen einschließlich der Kündigung von Arbeitsplätzen zu unterstützen.

Die Dokumentation über Mitarbeiter ist im Allgemeinen sowohl positiv als auch negativ, wenn nötig. Es ist sachlich und nicht wertend. Es beschreibt Ereignisse, wie sie auftreten, nicht die Meinungen und Gedanken des Betrachters über das Ereignis. Die Dokumentation beschreibt auch die Maßnahmen, die in bemerkenswerten Fällen ergriffen wurden, z. B. wenn Sie eine formelle Anerkennung von Mitarbeitern vorsehen oder Disziplinarmaßnahmen ergreifen.

Denken Sie daran, dass Sie die Dokumentation so bald wie möglich erstellen müssen, wenn der Vorfall auftritt, damit die Dokumentation zeitnah, detailliert und genau ist.

In einem Gerichtsverfahren ist die Dokumentation über die frühere Leistung eines Mitarbeiters oft entscheidend für das Ergebnis, das der Arbeitgeber von der Veranstaltung erfährt.

Das Ziel ist es, ein faires Bild von der Leistung des Arbeitnehmers zu zeichnen, ohne sich ausschließlich auf die negativen Ereignisse zu konzentrieren.

Dokumenttypen

Richtlinien, Verfahren, Mitarbeiterhandbuch und Leistungsentwicklungspläne sind auch Dokumentationsformen, die das erwartete Verhalten der Mitarbeiter und die Anforderungen am Arbeitsplatz aufzeichnen, um einen geordneten, fairen Arbeitsplatz zu erhalten, in dem die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird. ..

Dokumentation ist auch die schriftliche Aufzeichnung der Aussagen des Angeklagten, des Anklägers und der Zeugen von feindseligen Ereignissen am Arbeitsplatz, die Fehlverhalten von Mitarbeitern wie sexuelle Belästigung beinhalten.

Die Dokumentation kann formal sein und in der Personalakte des Mitarbeiters aufbewahrt werden. Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie diese Dokumentation unterschreiben, um zu bestätigen, dass sie eine Kopie erhalten und die Inhalte überprüft haben. (Die Unterschrift bedeutet keine Übereinstimmung mit den Angaben in der Dokumentation.)

Diese Dokumentation enthält auch solche dauerhaften Aufzeichnungen wie den unterzeichneten Arbeitsantrag, schriftliche Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen wie Lebensläufe und Anschreiben sowie Hintergrundprüfungen. Abgesehen von der Mitarbeiter-Personalakte wird eine Dokumentation wie das I-9-Formular, das die Berechtigung des Arbeitnehmers zur Arbeit in den USA überprüft, ebenso beibehalten wie medizinische Aufzeichnungen, FMLA-Aufzeichnungen und so weiter.

Die Dokumentation kann auch informell sein, wie in einer Aufzeichnung eines Managers über seine oder ihre Gespräche mit einem Mitarbeiter im Laufe eines Jahres. Es ist wichtig, dass Führungskräfte diese Dokumentation über alle ihre Mitarbeiter im Berichtswesen pflegen. Kein Mitarbeiter sollte wegen seiner Leistung ausgesondert werden. (Dies könnte zu einem späteren Zeitpunkt als Diskriminierung ausgelegt werden.)

Verwendung der Dokumentation

Die Dokumentation von kritischen Vorfällen, ob positiv oder negativ, wird auch empfohlen, damit Führungskräfte eine Aufzeichnung der Mitarbeiterleistung über einen bestimmten Zeitraum haben.

Die Dokumentation wird auf andere Weise in Organisationen verwendet. Diese können Prozeduren, Arbeitsanweisungen und Computersoftwareanweisungen einschließen, um nur einige zu nennen, aber für Zwecke der Personalabteilung sind dies die üblichen Verwendungen der Dokumentation. Und das sind Anweisungen zum richtigen Dokumentieren.

Leistungsdokumentationsbeispiele

Die Dokumentation über die Leistung eines Mitarbeiters ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter zu disziplinieren, zu beenden oder zu bewerben, zu belohnen und zu erkennen. Ohne Dokumentation ist es schwierig und für den Arbeitgeber potenziell riskant, sich für eine dieser Maßnahmen einzusetzen.

Der Arbeitgeber muss jeden möglichen Vorwurf der diskriminierenden Behandlung von Arbeitnehmern vermeiden.

Abgesehen von der Legalität wollen gute Arbeitgeber ein Arbeitsumfeld schaffen, das fair, konsequent und unterstützend für die Ziele und Karrierepläne der Mitarbeiter ist.

Diese Umgebung wird durch die professionelle Dokumentation der Leistung des Mitarbeiters unterstützt - sowohl durch lobendes Verhalten als auch durch Maßnahmen, die korrigiert oder verbessert werden müssen. Zuvor wurde das Dokumentieren ausführlich diskutiert. Diese Beispiele bieten Ihnen weitere Beispiele für eine geeignete Dokumentation.

Dokumentationsbeispiele

Falsch:

Mark ist normalerweise zu spät zur Arbeit. Mark vermisst zu viel Arbeit.

Rechts:

1. April: Mark hat sich krank gemeldet und 8 Stunden Arbeit verpasst.

4. April: Mark kam um 10 Uhr zur Arbeit. m. , zwei Stunden zu spät von seiner geplanten Startzeit.

6. April: Mark plante einen Arzttermin und blieb dann zu Hause, um einen neuen Ofen installieren zu lassen.

12. April: Mark hat sich krank gemeldet und 8 Stunden Arbeit verpasst.

Maria ist unzuverlässig. Sie tut fast nie das, was sie sich vorgenommen hat.

Rechts:

2. Mai: Mary hat versprochen, dass der erste Entwurf des Produktvorschlags bei der heutigen wöchentlichen Sitzung zur Überprüfung verfügbar sein wird. Mary hat den Entwurf nicht wie erwartet erstellt. Sie sagte, sie sei zu beschäftigt gewesen und die Leute, deren Hilfe sie brauchte, waren nicht mit ihr zurückgekommen.

Manager hat geantwortet: Welche Hilfe haben Sie benötigt? Information? Wer hat dich nicht zurückbekommen und was hast du von ihnen gebraucht?

Carl und Michael mussten Mary über ihren Fortschritt informieren.

Was macht Sie so beschäftigt, dass Sie keine Zeit hatten, Ihre Verpflichtung zu erfüllen? Macht zu viele Verpflichtungen mit begrenzten Stunden, um sie zu erfüllen.

Was kann ich tun, um Ihnen zu helfen?

Wann werden Sie das Entwurfsdokument zur Überprüfung verfügbar machen?

Diese Beispiele bieten einen Überblick darüber, wie effektive Dokumentation im Vergleich zu falsch geschriebener Dokumentation aussieht. Befolgen Sie diesen Ratschlag, um Richtlinien, Leistung und Ereignisse an Ihrem Arbeitsplatz effektiv und rechtlich zu dokumentieren.

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