Wie schreibe ich einen gemeinnützigen Jahresbericht

Obwohl gemeinnützige Organisationen mit ihren jährlichen 990er Jahren an die IRS berichten, wissen sie auch, dass sie eine Publikation herausgeben sollten, die ihre Leistungen ihren Unterstützern und der Öffentlichkeit präsentiert.

Ein Jahresbericht kann Ihnen helfen, Ihre Leistungen für aktuelle und zukünftige Spender zu demonstrieren, neue Partnerschaften zu pflegen und wichtige Menschen anzuerkennen.

Allerdings haben gemeinnützige Organisationen oft Schwierigkeiten mit dem, was in einem Jahresbericht enthalten sein sollte und was weggelassen werden sollte.

Auch die Geschäftsberichte haben sich im Laufe der Zeit deutlich verändert.

Einst eher schwerfällige Broschüren, die in einer Sprache geschrieben wurden, die nur Insider verstehen konnten, sprechen Jahresberichte jetzt mit einer größeren Gruppe von Menschen und verwenden leicht verständlichen Text sowie viele weitere Fotos und Infografiken.

Jahresberichte gibt es in allen Formaten, Größen und Präsentationen. Viele werden auf Websites veröffentlicht und nicht gedruckt und verschickt. Ein Jahresbericht kann ein Video, eine Postkarte oder eine Diashow sein. Viele Jahresberichte werden zur Unterstützung der gemeinnützigen Organisation, um eine Spendenkampagne zu gestalten.

Jahresberichte könnten nicht einmal so genannt werden. Sie könnten ein "Bericht an unsere Gemeinschaft" oder ein "Aufruf zum Handeln" sein. "Oft verwenden sie Themen, um die Informationen zu organisieren, wie zum Beispiel" ein Tag im Leben "oder" Transformation ". "

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Geschäftsbericht heute kann sein, dass Sie einfach Ihre Vorstellungskraft nutzen, viele Beispiele von Wohltätigkeitsorganisationen ausfindig machen, die Ihrem ähneln, und herausfinden, was Ihr Publikum genießt.

Ein jüngeres Publikum wird etwas digitales lieben, während ein älterer Spenderpool einen traditionelleren Ansatz bevorzugen könnte.

Die folgenden zehn Tipps helfen Ihnen dabei, einen ausgezeichneten Bericht über gemeinnützige Zwecke zu entwickeln, unabhängig davon, ob Sie sich an die bewährten und wahren Werte halten oder die Grenzen aller Ihnen zur Verfügung stehenden Medien überschreiten.

1. Fokus auf Errungenschaften, nicht auf Aktivitäten.

Spender möchten wissen, was Sie getan haben, aber vor allem wollen sie wissen, warum Sie es getan haben.

Was waren die Ergebnisse? Warum haben Sie Ihre Zeit und Ihr Geld so ausgegeben wie Sie? Welchen Unterschied hat es gemacht?
Verbinden Sie die täglichen Aktivitäten Ihrer Organisation mit Ihrem Leitbild. Gehen Sie nicht davon aus, dass Leser automatisch verstehen, wie Ihre Aktivitäten Ihnen helfen, Ihre Mission zu erfüllen. Verbinde die Punkte für sie.

2. Hör auf, über internes Zeug zu reden.

Eine Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung im Büro und eine neue Buchhaltungssoftware zu haben, mag eine große Errungenschaft sein, von der aus Sie am Schreibtisch sitzen, aber sie haben nichts mit Ihrer Mission zu tun.
Spornen Sie Spender mit Errungenschaften im Zusammenhang mit Ihrer Mission in Ihrem Jahresbericht an und überlassen Sie alle Verwaltungsaufgaben für Ihren Bericht Ihrem Vorstand.

3. Brich nicht mit deinen Fundraising-Errungenschaften an.

Die Spender erwarten von Ihnen, dass Sie Geld sammeln, aber Fundraising-Errungenschaften sollten in Ihrem Jahresbericht nicht auf dem gleichen Niveau gefeiert werden wie Ihre missionsspezifischen Ergebnisse.
Leser möchten lieber wissen, was Sie mit dem Geld gemacht haben, als wie Sie es aufzogen. Es ist zwar angebracht, Informationen darüber einzubeziehen, wie gut Ihre Fundraising-Aktivitäten ablaufen, aber es ist am besten, diese Informationen im Finanzteil Ihres Berichts zu platzieren und nicht im Vordergrund.

4. Fügen Sie Fotos in den Jahresbericht ein.

Ja, Fotos sagen mehr als tausend Worte.

Viele Leute, die Ihren Jahresbericht lesen, werden ihn nicht lesen. Zeigen Sie ihnen also, was Sie mit der liberalen Verwendung von Fotos gemacht haben. Diese Bilder sollten die Personen oder Tiere zeigen, denen Sie helfen, und nicht Ihre Vorstandsmitglieder, CEO oder Großspender. Heutige Spender erwarten eine Geschichte von Ihnen, und diese Geschichte kann mit großartigen Fotos noch besser erzählt werden.

Investiere in eine gute Digitalkamera oder gib etwas Geld für einen professionellen Fotografen aus. Es ist auch gut zu verwenden, wenn Sie auf einem knappen Budget sind, solange Sie diese Bilder sorgfältig auswählen. Geben Sie 'Royalty free Stock Photos' in Ihrer bevorzugten Suchmaschine ein und Sie werden zahlreiche Seiten finden. Ihre Fotos sollten Gesichter mehr als Dinge zeigen.
Einige Ideen zur Verwendung von Fotos in Ihrem Bericht finden Sie unter 14 Beispiele für die hervorragende Verwendung von Fotos in Non-Profit-Jahresberichten.

5. Schreibe Untertitel, die deine Geschichte erzählen.

Jetzt, wo Sie die Fotos sehen, erzählen Sie eine Geschichte mit Ihren Bildunterschriften. Geben Sie nicht nur an, was auf dem Bild ist. Verbinden Sie das Foto mit einer Leistung.
Wenn die Leute in Ihrem Jahresbericht nichts als die Überschriften lesen, sollten sie trotzdem ein Gespür für die gute Arbeit haben, die Sie im letzten Jahr geleistet haben.

6. Fügen Sie persönliche Profile hinzu.

Spender lieben echte Geschichten über echte Menschen. Allgemeine Zusammenfassungen Ihrer Arbeit werden Ihre Spender schlafen legen.
Erklären Sie, was Sie insgesamt erreicht haben, und vervielfachen Sie Ihre Statistiken mit einigen persönlichen Profilen. Heben Sie hervor, wie Ihre Arbeit einem bestimmten Menschen geholfen hat. Teilen Sie die Geschichte eines Freiwilligen mit, wie sie einen positiven Unterschied gemacht haben.

7. Erklären Sie Ihre Finanzen.

Viele Ihrer Spender wissen nicht, wie sie einen Finanzbogen lesen sollen oder nehmen sich nicht die Zeit, ihn zu lesen. Fügen Sie einen Absatz oder zwei hinzu, der auf einfache Weise erklärt, was die Tabellen sagen. Versuchen Sie, einige dieser Informationen in eine Infografik einzufügen. Der Akt des Entwerfens einer Infografik zwingt Sie dazu, etwas mehr zu vereinfachen und zu vereinfachen. Der Text über Zahlen lässt die Augen der Menschen glänzen. Eine Infografik zieht ihre Aufmerksamkeit auf sich, und diese Zahlen werden wahrscheinlich in Erinnerung bleiben.
Welche Zahlen sollten Sie angeben? Wie wäre es mit woher kommt Ihr Geld und wie verbringen Sie es? Wie viele Leute hast du erreicht? Was sind deine primären Fundraising-Strategien? Haben Sie in diesem Jahr eine Kostenspar-Taktik entwickelt?

8. Wenn Sie mehr Platz für Fotos und Infografiken benötigen, schneiden Sie die Spenderlisten im Jahresbericht ab.

Gemeinnützige Organisationen müssen ein Gleichgewicht finden zwischen der Nutzung des Raums in ihrem Jahresbericht, um ihre Errungenschaften zu diskutieren und ihn zu nutzen, um Spender zu erkennen.
Wenn die Hälfte Ihres Jahresberichts Spenderlisten ist, sollten Sie die Listen skalieren, um mehr Platz für Text und Fotos zu schaffen. Kleinere Spender können auf andere Weise wie Listen in Newslettern erkannt werden. Überlegen Sie auch, die Spender auf andere Weise zu ehren, indem Sie sie beispielsweise in sozialen Netzwerken abrufen oder nach einer Veranstaltung Fotos von ihnen veröffentlichen.

9. Überprüfen Sie Ihre Spenderlisten dreimal.

Es gibt keinen besseren Weg, eine zukünftige Spende zu sabotieren, als den Namen des Spenders in Ihrem Jahresbericht falsch zu buchstabieren. Wenn Sie sich über einen Namen nicht sicher sind, raten Sie nicht. Überprüfen Sie es mit dem Spender.
Überprüfen Sie auch sorgfältig die Namen von Regierungsbehörden und Stiftungen, die Ihnen Zuschüsse gewährt haben. Die Namen, die diese Organisationen in Gesprächen nennen, sind oft kurz gehalten für die vollständigen Namen, die zu Ihrem Jahresbericht gehören.

10. Erzählen Sie den Spendern, wie sie helfen können.

Lassen Sie niemals einen potenziellen Unterstützer hängen und fragen sich, wie er Ihnen helfen kann. Sobald Sie Ihre Leser mit den guten Werken in Ihrem Jahresbericht inspiriert haben, sagen Sie ihnen, wie sie Ihnen helfen können, mehr zu tun.
Wie können sie dich mit ihrem Geld oder ihrer Zeit unterstützen? Bitten Sie sie, sich freiwillig zu melden. Erinnern Sie sie an geplante Spendenoptionen. Erzählen Sie ihnen über Geschenke von Aktien. Steuern Sie sie auf Möglichkeiten, mit ihrer Kreditkarte zu spenden. Seien Sie sich darüber im Klaren, wie Sie am besten helfen können.