Verwalten eines Petty Cash-Kontos für Ihr Small Business

Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrem kleinen Unternehmen um ein Einpersonenunternehmen, ein Unternehmen zu Hause oder ein größeres KMU mit mehreren Geschäftsbereichen handelt, benötigen Sie für kleine tägliche Ausgaben einen Kassenfonds. Wenn Sie ein Kassenkonto haben und Ihre Transaktionen aus diesem Konto heraus verfolgen, wird es für Sie einfacher, steuerlich absetzbare Ausgaben, Journalbuchungen, die Sie vornehmen sollten, zu verfolgen und Ihre persönlichen und geschäftlichen Ausgaben zu trennen.

Hier sind 5 einfache Schritte und 2 Tipps, die Sie ergreifen sollten, um ein Kassenkonto für Ihr kleines Unternehmen einzurichten.

Wenn Sie ein größeres KMU haben, können Sie für jede Ihrer Divisionen ein Kassenkonto einrichten.

Einfache Schritte zum Einrichten und Verwalten eines Petty Cash-Kontos

Gehen Sie wie folgt vor, um Ihr kleines Geld einzurichten und zu verwalten:

1. Fügen Sie Ihrem Kontenplan ein Petty Cash-Konto hinzu, wenn Sie noch kein Konto haben. .. Starten Sie einen Kassenfonds, indem Sie einen Scheck in Ihrem Unternehmen an "Petty Cash" schreiben. Kasse den Scheck.

   Wenn Sie ein Ein-Mann-Geschäft haben, benötigen Sie möglicherweise nur 100 $ in Ihrem Kassenfonds. Wenn Sie einen größeren SMB mit mehreren Geschäftsbereichen haben, benötigen Sie möglicherweise für jeden Geschäftsbereich einen Kassenfonds und er muss möglicherweise etwas größer sein. Basieren Sie die Größe Ihrer Kasse auf die Größe Ihres Unternehmens und Ihr Urteil als Manager.

2. Legen Sie das Kassengeld aus dem Scheck, den Sie eingelöst haben, in eine dafür vorgesehene Kassenschublade, die verschlossen werden kann, oder in eine verschlossene Portokasse oder einen Safe. Die Schublade, die Box oder der Safe, in dem Sie Ihre Kasse platzieren, sollte einen bestimmten Ort in Ihrem Büro haben, von dem aus sie nicht verschoben werden sollte.

3. In Bezug auf den Kassenfonds gilt: Je weniger Personen Zugang zu ihm haben, desto besser. Sie sollten zwei Personen Zugriff auf den Kassenfonds gewähren. Wenn Sie mehrere Portokassen in mehreren Geschäftsbereichen haben, geben Sie zwei Personen in jedem Geschäftsbereich Zugang. Eine Person sollte die Verantwortung für die Auffüllung des Kassenfonds tragen.

   Die zweite Person sollte die Aufgabe haben, die Kassengeschäfte in Ihrem Buchhaltungssystem zu erfassen.

   Diese Depotbank sollte einen Eintrag in der Registrierkasse für Barauszahlungen machen. Wenn Ihr Kassenfonds in Höhe von 100 $ eingerichtet ist, dann belasten Sie Petty Cash für 100 $ und Bargeld für 100 $.

4. Machen Sie eine Liste der Ausgaben aus dem Kassenkonto, während Sie sie anlegen. An diese Liste sollten Belege für jede Ausgabe angehängt werden. Diese Belege sind Ihre Quelldokumente zum Sichern Ihrer Journaltransaktionen. Belasten Sie jede Ausgabe und Gutschrift in der Auszahlungsbelege.

5. Füllen Sie den Kassenbestand bei Bedarf wieder auf den genehmigten Betrag auf. Vergewissern Sie sich, dass die Journaltransaktionen zuerst aus den Quelldokumenten stammen.

Tipps zur Verwaltung von Petty Cash

1. Füllen Sie den Kassenfonds auf, wenn Sie mit dem vorhandenen Kassengeld nicht durch den Tag kommen können.

2. Legen Sie ein Limit für Einkäufe fest, die aus Portokassen getätigt werden können.