Wie man das Formular W-3 oder Formular 1096 vorbereitet und einreicht

IRS-Formulare W-3 und 1096 sind zusammenfassende Übermittlungsformulare, die W-2s an Mitarbeiter und 1099-MISC-Formulare, die Nicht-Mitarbeitern bei der Einreichung von Kopien bei der Regierung übergeben wurden, begleiten müssen. Hier ist, was Sie wissen müssen, um es richtig zu machen:

Fälligkeitsdaten

Das Fälligkeitsdatum für W-3s und 1096 Formulare für das Steuerjahr 2016 ist der 31. Januar 2017. Dies ist ein neues, früheres Datum.

Lesen Sie mehr über die Fristen für die neuen W-2 und 1099 Steuerberichte.

Das Formular W-3 und Ihre Mitarbeiter W-2s werden bei der Social Security Administration eingereicht.

Alle 1096 Formulare werden zusammen mit den entsprechenden 1099-Formularen beim Internal Revenue Service eingereicht.

Formular W-3 für Mitarbeiter-Jahresendlohn- und Steuerberichte

Das Formular W-3 ist das Übermittlungsformular, das bis zum Fälligkeitsdatum für das aktuelle Steuerjahr bei der Sozialversicherungsverwaltung eingereicht werden muss. Das Formular W-3 summiert alle Daten aus W-2-Formularen für alle Ihre Mitarbeiter. Weitere Informationen zum Ausfüllen von Formular W-3

Einreichungsformular W-3

Kopieren Sie das W-3-Formular NICHT von der IRS-Website und reichen Sie es ein. Sie können nur gekaufte W-3-Formulare verwenden, die eine spezielle rote Tinte verwenden. Sie können das Formular auf zwei Arten senden:

• Per E-Mail an die Verwaltung für soziale Sicherheit, Data Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001
• Online über das Business Service Online-Portal der Social Security Administration

Formular 1096 für Berichte über Auftragnehmer und externe Geschäftsinformationen

Formular 1096 nennt der IRS einen "Zusammenstellungsbericht", weil es alle Informationen aus allen Formular 1099s zusammenfasst, die Sie an Nichtangestellte verteilt haben. ..

Sie müssen kein 1096-Formular ausfüllen und ablegen, wenn Sie Ihre 1099-Dateien per E-Mail versenden.

Jeder Typ von Formular 1099 muss sein eigenes Formular 1096 haben. Zum Beispiel müssen Sie eine 1096-Zusammenstellung für alle 1099-MISC-Formulare haben, die Sie unabhängigen Auftragnehmern und anderen, für die Sie während des Jahres 600 oder mehr bezahlt haben, zur Verfügung gestellt haben. und Sie benötigen ein weiteres 1096-Formular, wenn Sie 1099-DIV-Formularen für Dividendenzahlungen zur Verfügung stellen.

Formular 1096 vorbereiten

Sie müssen alle Informationen zu den 1099 Formularen für jeden Typ, den Sie zur Erstellung des Formulars 1096 bereitgestellt haben, zusammenfassen. Einige zusätzliche Anforderungen sind:

• Sie müssen elektronisch archivieren, wenn Sie 250 oder mehr Formulare einreichen ..
• Alle Informationen über den 1096 über Sie (den Filer) müssen mit denen auf den 1099-MISC-Formularen übereinstimmen, die Sie einreichen, einschließlich Ihres EIN.
• Sie müssen das RED-Scanformular an das IRS senden. Laden Sie keine 1096 aus dem Internet herunter und drucken Sie sie aus. Obwohl es rot angezeigt wird, ist es nicht scanbar. Sie könnten eine Geldstrafe zahlen, wenn Sie ein Formular 1096 einreichen, das nicht gescannt werden kann.

Lesen Sie weitere Details zum Ausfüllen von Formular 1096.

Einreichungsformular 1096

• Sie können das Formular 1096 per E-Mail senden, indem Sie es an die für Ihren Staat auf dem Formular angegebene Adresse senden.
• Sie können das Formular 1096 auch elektronisch über das FIRE-System (File Information Returns Electronically) abwickeln.

Verwirrt darüber, welches Formular bereitgestellt werden soll?

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Formular einem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird - Formular W-2 oder 1099-MISC -, erklärt dieser Artikel den Unterschied.

Fehler bei W-3s und 1096 Formularen

Wenn Sie bei einem W-2 einen Fehler machen, müssen Sie das Formular W-2c einreichen. Wenn der Fehler die Zusammenfassung W-3 betrifft, müssen Sie auch ein W-3c-Formular einreichen, das die Gesamtsumme korrigiert.

Weitere Informationen zum Korrigieren von W-2- und W-3-Formularen

Wenn Sie einen Fehler bei einem 1099 machen, der einen 1096 betrifft, können Sie den Fehler korrigieren, indem Sie ein korrigiertes Formular mit einem X Box. Der Korrekturprozess ist jedoch ein wenig komplizierter, daher lesen Sie bitte die Allgemeinen Anweisungen für bestimmte Informationsrückgaben.

HINWEIS: Die Steuergesetze ändern sich regelmäßig, und Sie sollten sich mit einem Steuerfachmann beraten lassen, um die aktuellsten Ratschläge zu erhalten. Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen sind nicht als Steuerberatung gedacht und ersetzen keine Steuerberatung.