Plant Community Veranstaltungen und Food Festivals

Der Taste of Chicago ist eines der größten Food Festivals in den USA. Es begann im Jahr 1980 als eine Idee unter mehreren Chicago Restaurantbesitzern und die Stadt hielt ihr erstes Food Festival als eintägige Veranstaltung mit 36 ​​Food-Anbietern in diesem Jahr. Ungefähr 275 000 Leute kamen zu der Freiluftveranstaltung. Seitdem ist sie auf eine Präsenz von mehr als 3,5 Millionen und mehr als 12 Millionen Dollar Umsatz über mehrere Tage gewachsen.

Das Office of Special Events des Bürgermeisters in Chicago und die Illinois Restaurant Association arbeiten zusammen, um dieses jährliche Food Festival zu planen und durchzuführen.

Planung eines Gemeinschaftsnahrungsfestivals

Ob ein großes Nahrungsmittelfestival wie das Taste of Chicago oder eine kleinere Version desselben, die Planung von Gemeindefesten ist eine wichtige Aufgabe für kommunale und kommunale Veranstaltungsplaner. Der Geschmack von Chicago dient als eine großartige Fallstudie für jede Gemeinschaft, die ein ähnliches Programm in Betracht zieht. Die primären Funktionsbereiche jedes Gemeinschaftsnahrungsfestivals sind folgende:

• Operationen
• Nahrungsmittelverkäufer
• Programmierung
• Sponsoring
• Marketing / Öffentlichkeitsarbeit
• Buchhaltung / Vertragsverwaltung

Wir gehen tiefer in jeden Bereich, aber Lassen Sie uns zunächst ein Gefühl für den Zeitplan und die allgemeine Verwaltung eines solchen Ereignisses anhand der tatsächlichen Planung des Taste of Chicago vermitteln.

Community Food Festival Planungszeitplan

Für alle, die sich dieser Art von Veranstaltung zum ersten Mal nähern oder eine Expansion zu einem bestehenden Festival planen, ist es wichtig, mindestens ein Jahr vor der Veranstaltung mit der Planung zu beginnen.

Für ein konkretes Beispiel folgt das Büro für besondere Anlässe des Bürgermeisters folgendem groben Zeitplan für die Taste of Chicago:

• 12 Monate : Ort, Daten und grobe Skizze die Festspielkarte. Beziehen Sie relevante Stadtagenturen in jeden Schritt ein
• 9 Monate : Aktualisieren Sie die Festivalkarte und beginnen Sie mit den RFPs des Funktionsbereichs
• 6 Monate : Bestätigen Sie Anbieter, Sponsoren, Programmierer und Lieferanten
• 4 Monate < : Unterhaltung abschließen und Funktionsbereich bestätigen 3 Monate
• : Festival-Marketingmaterialien erstellen 1 Woche
• : Ladevorgänge verwalten 1 Tag
• : Lieferantenlast verwalten -in Ereignisabschluß
• : Auslastung der Operationen verwalten 1 Woche nach
• : Abschlußsitzung halten und Empfehlungen aussprechen Allgemeines Community Festival Management

Als Regierungsbehörde Das Office of Special Events des Bürgermeisters ist verantwortlich für den Taste of Chicago und eine lange Liste weiterer Veranstaltungen entlang der Seepromenade von Chicago, Nachbarschaftsfestivals und anderen Gebieten. Der Geschmack ist einzigartig in Chicago, weil es eine kostenlose Veranstaltung ist, aber Einnahmen aus dem Geschmack zahlt sich für die Mehrheit aller anderen Veranstaltungen durch das Büro verwaltet.

Mit den Erfahrungen im Food-Festival-Management, das auf das Jahr 1980 zurückgeht, sind die meisten der funktionellen Teams im Büro des Bürgermeisters für besondere Anlässe und der Illinois Restaurant Association sehr erfahren in ihren Bereichen. So kann sich der General Manager des Taste of Chicago auf die Planung und Durchführung aller beteiligten Parteien konzentrieren und die Veranstaltung auf Kurs halten.

Zusätzlich zu den Mitgliedern des Büros arbeitet der General Manager mit mindestens 20 verschiedenen städtischen Ämtern und Agenturen zusammen, einschließlich (aber nicht beschränkt auf):

Polizeidirektion

• Feuerwehr
• Abteilung für Gesundheit
• Straßen und Sanitäranlagen
• Park District
• Büro für Notfallmanagementkommunikation
• Ein weiterer wichtiger Funktionsbereich des Büros für besondere Veranstaltungen des Bürgermeisters ist das Rechnungswesen / Vertragsmanagement. Als Regierungsveranstaltung ist es ein stark strukturierter Beschaffungsprozess und alle Vereinbarungen müssen den Stadtrichtlinien entsprechen.

Mit einer gesicherten Ereignisplanungs-Timeline und einem allgemeinen Ereignismanagement können wir nun jeden der primären Funktionsbereiche des Ereignisses untersuchen.

Nachdem wir in die Geschichte des "Taste of Chicago" -Events eingeführt wurden und seine Planung und Durchführung als Fallstudie nutzen, sind wir bereit, ein wenig tiefer in jeden der primären Funktionsbereiche des Events einzudringen.

Operationen

Der Operationsbereich ist verantwortlich für die Vorbereitung der Site, die Phase und die Produktion, die Event-Unterstützung, die Sicherheit und vieles mehr.

Für Vorgänge sind viele Meetings vor dem Ereignis erforderlich, und das Operationsteam ist eng mit dem Layout der Ereigniskarte verknüpft.

Es macht einen großen Unterschied, alle städtischen Behörden früh in den Prozess einzubeziehen, so der Betriebsleiter des Taste of Chicago. Das Operationsteam verwaltet Prozesse für Folgendes:

Pre-Event-Load-In (Setup)

• Operationen während des Events
• Post-Event-Load-Out (Abbruch)
• Diese Prozesse umfassen Straßensperrungen, Zelte, Gabelstaplerfahrer, Zimmerleute, Elektriker, Wartungsgeräte und Personal, Sicherheit, Logistik für Lieferwagen, Managementanhänger und vieles mehr. Überlegen Sie, was Ihr Betriebsteam mit sich selbst erledigen wird und was sie für Ihre Veranstaltung ausschreiben. Mit welchen anderen Agenturen muss Ihr Team zusammenarbeiten? Kontaktieren Sie sie so schnell wie möglich.

Restaurants / Verkäufer

In Anbetracht der Komplexität und Größe von Food-Festivals wie dem Taste of Chicago, übernimmt der Illinois Restaurant Association die Führung bei der Führung der Food-Anbieter, die an der jährlichen Veranstaltung teilnehmen. Für das 2015 Taste of Chicago, die Veranstaltung mit 60 Lebensmittel-Anbieter, darunter 19 neue Restaurants, die viele von Chicagos verschiedenen Stadtvierteln vertreten. Natürlich finden sich in Chicago bestimmte Artikel immer bei den für die Veranstaltung ausgewählten Lebensmittelhändlern, darunter Pizza, Rippchen, Eiscreme und Käsekuchen. Ihr Gemeinschaftsnahrungsmittelfestival wird wahrscheinlich auch seine traditionellen Nahrungsmittel haben.

Es ist ein begehrter Ort, um als Restaurantverkäufer ausgewählt zu werden, der an diesem speziellen Food-Festival teilnimmt, und Kriterien verlangen, dass die Teilnehmer lokale Restaurants sind, die Chicagos Nachbarschaften widerspiegeln.Außerdem müssen sie in der Lage sein, die Lautstärke zu bewältigen und einen völlig sauberen Status mit der Stadt zu haben. Die teilnehmenden Restaurants werden folgenden Kursen und Schecks unterzogen:

Schließe das Sommerfestival des Sanitätszertifikats der Illinois Restaurant Association ab

• Das Chicago Department of Public Health besucht dreimal täglich Stände
• Verwalte den Warenfluss zwischen ihren Ständen und Kühlfahrzeugen < Wenn es um Ihre Gemeinschaftsveranstaltung geht, überlegen Sie, welche Kriterien Sie von teilnehmenden Lebensmittelhändlern benötigen und wie viele Sie gerne hätten. Das erste Jahr kann hart sein, aber mit dem Erfolg jedes Jahres werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Sie immer mehr willige Teilnehmer haben.
• Programmierung

Der Taste of Chicago ist eine allgemeine Gemeinschaftsveranstaltung. Das heißt, während "Essen" die Massen anzieht, sind es die anderen Aktivitäten, die die Menschen dort halten. Im Laufe der Jahre hat das Programmteam viele der folgenden Elemente in das Gesamtprogramm aufgenommen:

Kostenlose Konzerte auf mehreren Bühnen (nationale und lokale Animateure)

Koch-Demonstrationspavillon mit Spitzenköchen und Kochbuchautoren

• Familiendorf einschließlich einer Kinderbühne
• Umweltzelt für "grüne" Erziehung
• Sportpavillon mit Fitnesstipps
• Internationaler Pavillon (Einkaufen)
• 2-Meilen-Spaziergang
• Lebensmittelanbieter
• Budweiser Clydesdales und ihr Dalmatiner Begleiter
• Vergnügungsfahrten
• Feuerwerksprogramm
• Eröffnungsfeier
• Überlegen Sie, welche anderen Programme und Aktivitäten Sie in Ihr Lebensmittelfestival einbauen möchten.
• Sponsoring

Der Taste of Chicago umfasst mehrere Kategorien für Sponsoring, die eine wichtige Finanzierungsquelle und Sachunterstützung darstellen. Unternehmensvermarkter und Firmenveranstalter neigen dazu, an Gemeinschaftsveranstaltungen wie dem "Geschmack" teilzunehmen, um ihre Marke zu stärken und mehr Aufmerksamkeit zu erlangen.

Gastfreundschaft ist ein Element, das einige der Sponsoren in ihre Pakete aufnehmen, wodurch diese Sponsoren einen günstigen Zugang zu einigen Sitzbereichen und privaten Zelten erhalten, um ihre eigenen Kundenveranstaltungen auszurichten.

Arten von Sponsor bei der Taste enthalten die folgenden:

Cellular Communications

Lebensmittelkette

• Getränke Unternehmen
• Einzelhandel und Banken
• Airline und Hotels
• Medien
• Autohersteller
• Lebensmittelzulieferer
• Restaurants
• Fitness- und Gesundheitsorganisationen
• Stadtparkbezirk und öffentliche Verkehrsmittel
• Überlegen Sie, welche Sponsoren Ihres lokalen Unternehmens an der Finanzierung Ihrer Gemeindeveranstaltung interessiert sind und überlegen Sie, welche Arten von Packages und Vorteile, die Sie diesen Sponsoren zur Verfügung stellen könnten.
• Marketing / Öffentlichkeitsarbeit

Marketer, die am Taste of Chicago arbeiten, sind in einer beneidenswerten Position, weil es die Art von Veranstaltung ist, die automatisch die Aufmerksamkeit der Medien in Chicago und anderswo auf sich zieht. Besser noch, Mediensponsoren fördern auch den Geschmack. Das bedeutet, dass das Büro für besondere Anlässe des Bürgermeisters nicht zu viel für traditionelle Formen der Werbung ausgeben muss, um das Wort zu verbreiten und die Veranstaltung zu fördern.

Marketer fördern die Veranstaltung, indem sie zu jedem Bereich der Veranstaltung spezielle Pressemitteilungen verfassen, die Veranstaltungswebsite pflegen und die Veranstaltungsbroschüre erstellen. Diese Elemente erfordern eine enge Zusammenarbeit mit allen anderen Funktionsbereichen, um die Planung und Änderung von Inhalten zu dokumentieren.

Zu ​​Beginn kann es schwierig für Gemeinschaftsfeste sein, die Art von Enthüllung zu erhalten, die große und bekannte Ereignisse wie der Taste of Chicago einbringen. Aber überlegen Sie, welche Medien Sie erreichen können, um eine kostenlose Presse zu erhalten, und beginnen Sie mit der Planung für die Marketingmaterialien, die Ihr Marketingteam wie eine Website, Flyer und Broschüren bearbeiten wird.