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Als Veranstaltungsplaner ist es entscheidend, im Budget Ihres Kunden zu bleiben. Dazu benötigen Sie ein detailliertes Veranstaltungsbudget, mit dem Sie und Ihr Kunde einverstanden sind.
Ganz gleich, ob Sie neu bei der Veranstaltungsplanung sind oder ein erfahrener Profi sind, ein Veranstaltungsbudget hilft Ihnen dabei, organisiert und auf jede Kundenanfrage vorbereitet zu sein - und hilft Ihnen dabei, das Budget nicht zu überschreiten.
Für ein einfaches Ereignis, wie ein Seminar oder ein Abendessen, können Excel oder andere Tabellenkalkulationsprogramme hilfreich sein.
Führen Sie oben die folgenden vier Kategorien auf:
- Element
- Projektierter Aufwand
- Tatsächlicher Aufwand
- Details
Kategorisieren und verfolgen Sie anschließend die Ausgabenposten.
Verwalten eines Ereignisbudgets
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Verfolgen der Kosten für die Standortverfolgung. Wenn Sie die Veranstaltung selbst planen und sich mit Ihrem Verkaufsleiter am Veranstaltungsort treffen, erfassen Sie alle voraussichtlichen Mietgebühren für die Veranstaltung und den Veranstaltungsraum, die Hauswirtschaft, die Gepäckabfertigung und die damit verbundenen Ausgaben.
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Schätzung der Verpflegungskosten. Darin enthalten sind alle Kosten für Speisen und Getränke, einschließlich Trinkgelder und Trinkgelder, die bis zu 30% ausmachen können.
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Belegtransportkosten. Dazu gehören Shuttles, Coaches, Eventtransfers und alle damit verbundenen Ausgaben.
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Fügen Sie Dekorausgaben hinzu. Die meisten Veranstaltungen beinhalten Ausgaben für Einrichtung, wie Mittelstücke, Blumen, Zeltverleih usw. Hier werden die Kosten aufgeführt.
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Dokumentieren Sie die Gebühren für Unterhaltung und Ausrüstung. Zu den üblichen Ausgaben in dieser Kategorie gehören die A / V-Geräte, aber es ist auch ein guter Ort, um den Rednern Honorare zu nennen oder wenn Sie Animateure einstellen.
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Fassen Sie die Druckkosten zusammen. Mehrere kleine Artikelgebühren kombinieren sich tatsächlich zu einer größeren Ausgabeposition. Dazu gehören Einladungen, Namensschilder, Programmhefte, Event Signage und Banner.
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Werbebuchung für Geschenke. Ein allgemeiner Veranstaltungstipp ist, niemals einem Gast zu erlauben, mit leeren Händen zu gehen. Also, egal welches Geschenk oder welche Geschenke Sie zur Verfügung stellen, verfolgen Sie die Kosten für sie separat; Sie würden erstaunt sein, wie viel diese Dinge kosten können.
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Identifizieren Sie die Ausgaben für Aktivitäten. Wenn Ihre Veranstaltung Aktivitäten wie Golfen, Tennis, Spa, Rafting, Radfahren oder andere Aktivitäten umfasst, sollten Sie die Kosten für diese Gebühren separat vermerken. Ziehen Sie in Erwägung, die Gesamtkosten in Ihrer Tabelle zusammenzufassen und eine Aufschlüsselung beizufügen.
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Andere Ausgaben buchen. Wenn eine Ausgabe nicht in eine der oben genannten Kategorien fällt, listen Sie sie hier als eine andere Ausgabenposition auf.
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Gönnen Sie sich eine Notfallkatego- rie. Abhängig von der Größe oder Komplexität einer Veranstaltung können Sie sich hier bis zu 20% des Veranstaltungsbudgets ausgeben. Trotz der besten Planung übersteigen die Gebühren die geplanten Pläne mit Ausgaben, die Sie nie in Betracht ziehen. Dies verhindert, dass Sie jedes Mal das Budget überschreiten.
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Fassen Sie die geplanten Ausgaben zusammen. Wenn Sie Ihr Veranstaltungsprogramm erstellen, haben Sie eine gute Projektion der Gesamtkosten. Dies sind die Informationen, die Sie mit dem Event-Client teilen, um sicherzustellen, dass sie das Event-Budget kennen, damit es später keine Überraschungen gibt.
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Fassen Sie die tatsächlichen Ausgaben zusammen. Dies geschieht nach Abschluss des Ereignisses. Subtotal die Rechnungen in die oben genannten 10 Kategorien und dokumentieren das tatsächliche Budget. Wenn dies äußerst günstig ist, ermitteln Sie die Einsparungen im tatsächlichen Budget im Vergleich zum projizierten Budget, um den Wert aufzuzeigen, den Sie in die Rolle eingebracht haben.
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