Wie erfolgreiche Veranstaltungsplaner organisiert bleiben

Unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmensplaner oder eine Verwaltungsperson sind, erfordern die Grundlagen der Veranstaltungsplanung eine ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Dokumentationsfähigkeit. Unabhängig von Ihrem Erfahrungsniveau kann selbst ein Hotelgast mit viel Kreativität und viel Organisation einen tollen Business-Event veranstalten. Aber wenn es um die Planung von Veranstaltungen geht, insbesondere für vielbeschäftigte Veranstaltungsplaner mit mehr als einer Veranstaltung in ihren Büchern, kann ein organisierter Aufenthalt ein größeres Hindernis darstellen, als die meisten Menschen erkennen.

Wie Veranstaltungsplaner organisiert bleiben

Die Organisation ist einer der vielen Schlüssel zum Erfolg für die meisten Veranstaltungsplaner. Nicht nur kann das Beherrschen organisatorischer Fähigkeiten zu weniger Stress führen, sondern es kann auch Ihre Kreativität als Veranstaltungsplaner steigern, so dass Sie das Gesamtbild sehen und über den Tellerrand hinaus denken können, wenn Sie wissen, dass Sie die Details fest im Griff haben. Hier sind ein paar Möglichkeiten, wie erfolgreiche Veranstaltungsplaner organisiert bleiben.

Erstellen von Ereignisordnern

Das Erstellen von Ereignis- und Ereignisplanungsordnern ist wahrscheinlich der effizienteste Weg, um für Planungsseminare, Konferenzen, interne Schulungen, Vorstandssitzungen und alle Arten von Veranstaltungen organisiert zu bleiben. Während viele Veranstaltungsplaner auf elektronische und digitale Organisationstools umsteigen, können physische Ordner als Ort für die wichtigsten Ereignis- und Programmdetails dienen. Wenn Sie bestimmte Dokumente, Notizen und andere Details in Papierform speichern, können Sie den Lebenszyklus eines Ereignisses überleben.

Idealerweise sollte jedes Ereignis und / oder Programm einen eigenen Ordner haben. Abhängig von der Komplexität Ihrer Veranstaltung kann Ihr Binder mehrere Abschnitte enthalten, darunter:

• Reiseroute / Agenda
• Wichtige Kontakte
• Teilnehmer
• Kommunikation
• Verträge
• Bankettveranstaltungen
• Unterhaltung
• Unterkunft / Rooming List
• Ankunft / Abreise
• Aktivitäten
• Geschenke
• Budget
• Verschiedenes

Wenn Ihre Veranstaltungsplanung regelmäßig aktualisiert wird, können Sie ganz einfach Informationen mit Ihren internen Kollegen teilen. und Kunden, auch wenn ihnen nicht viel Zeit zur Vorbereitung bleibt.

Event-Planungssoftware oder Online-Dokumentenspeicherung verwenden

Während Ihre Event-Binder alle wichtigen Details der einzelnen Ereignisse in gedruckter Form enthalten sollten, sollten auch die übrigen Referenznotizen, Ideen und Korrespondenz organisiert und zusammen. Heutzutage verwenden viele Event-Planer Event-Planung und Management-Software, aber viele mehr suchen nach Online-Datei-Speicher-Optionen, um organisiert zu bleiben.

Online-Tools wie Google Drive und Dropbox bieten einen organisierten Platz für alle Arten von elektronischen Dokumenten, von Tabellenkalkulationen bis hin zu Rechnungen. Mit diesen Tools können Sie Dokumente in Online-Dateien und -Ordner hochladen, speichern und organisieren, auf die von überall aus einfach zugegriffen werden kann.Sie können Dokumente auf Ihrem Laptop, Smartphone oder Tablet öffnen. Sie können diese Dateien auch einfach an E-Mails anhängen oder das Dokument für Kollegen, Lieferanten und Kunden freigeben. Es kann die perfekte Organisationslösung für Veranstaltungsplaner sein, die immer unterwegs sind.

Der organisatorische Schluss

Am Ende bleibt es Ihnen überlassen, wie Sie Ihre Dokumente, Notizen und Korrespondenz organisieren.

Jeder Eventplaner hat ein anderes System, das für sie und ihre Events funktioniert. Der wichtigste Faktor sollte immer die Zugänglichkeit und Informationsbereitschaft sein. Stellen Sie also sicher, dass Sie unabhängig von Ihrem System schnell und einfach die Informationen finden, nach denen Sie suchen.