Richtlinien für die Schließung des Amtes für Urlaub

Die Vorbereitung Ihres Büros auf eine vorübergehende Schließung aus einem Urlaub oder aus einem anderen Grund ist so einfach wie die folgende Checkliste. Richtig erledigt, Ihre Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter werden sich Ihrer geplanten Geschäfts- / Büroschließung bewusst sein und Sie können wütende Kunden und unzufriedene Mitarbeiter bei Ihrer Rückkehr vermeiden. Darüber hinaus können Sie auch etwas Geld sparen. Kunden werden es zu schätzen wissen, dass die Dauer des Geschäfts geschlossen wird, damit sie nicht frustriert sind, wenn sie auf eine Antwort von Ihrem Unternehmen warten, während Sie unterwegs sind.

Schließung von Büroferien: Benachrichtigen Sie Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten

Stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Interessengruppen in Ihrem Unternehmen mindestens zwei bis vier Wochen im Voraus darüber informieren. Mitarbeiter können über einen Einsatz in ihrem Gehaltsscheck benachrichtigt / erinnert werden. Kunden können auf Ihrer Website und über Ihre automatische Telefonnachricht auf Ihrer Telefonanlage benachrichtigt werden. Lieferanten (insbesondere solche mit wiederkehrenden Lieferplänen) können per E-Mail oder auf dem normalen Postweg benachrichtigt werden.

Sicherheitspersonal / -dienst benachrichtigen

Senden Sie ein Memo an Ihren Sicherheits- oder Sicherheitsdienst, in dem Sie über das Schlusstermin informiert werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Notfallkontaktliste mit den Telefonnummern der Mitarbeiter auf dem neuesten Stand ist.

Ändern der Begrüßung der automatischen Vermittlung

Planen Sie die automatische Begrüßung für die Telefonzentrale auf Ihrem Telefonsystem ein, um anzuzeigen, dass das Büro geschlossen wurde. Stellen Sie sicher, dass Sie auch angeben, wann das Büro wieder geöffnet wird. Wenn Sie Notdienste bereitstellen (z. B. Heizen und Kühlen, Sanitär usw.), müssen Sie Ihren Anrufern mitteilen, wie Sie während des Abschaltens Ihren Anrufbeantworter oder Ihr Mobiltelefon erreichen können.

Anrufbeantworter benachrichtigen

Wenn Sie einen Anrufbeantworter verwenden, informieren Sie ihn über das Datum, an dem das Büro geschlossen wird, und vergewissern Sie sich, dass Ihre Kontaktliste mit den Telefonnummern der Mitarbeiter auf dem neuesten Stand ist. das wird auf Abruf sein.

Ändern von Voicemail-Begrüßungen und Erstellen von automatischen Antwort-E-Mails

Wenn Ihr Telefonsystem externen Anrufen ermöglicht, direkt an die Schreibtische Ihrer Mitarbeiter zu klingeln, müssen Sie sicherstellen, dass sie eine vorübergehende Voicemailbegrüßung verwenden. Der Anrufer weiß, dass er nicht im Büro ist.

Ihre Mitarbeiter sollten den Anruf auch wissen lassen, wann sie zurückkommen werden und was zu tun ist, wenn sie sofortige Hilfe benötigen, während das Büro für den Urlaub geschlossen ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie eine Abwesenheits-E-Mail automatisch erstellen.

Thermostat reduzieren

Sparen Sie Energie und etwas Geld, indem Sie Ihr Bürothermostat während des Abschaltens zurücksetzen (oder neu programmieren).

Serversicherung

Wenn Sie über kritische Computer und Server verfügen, stellen Sie sicher, dass der Sicherungszyklus vor und nach dem Herunterfahren ordnungsgemäß ausgeführt wird.Reduzieren Sie Ihre Gefährdung durch eine Katastrophe, indem Sie Ihre Offsite-Sicherung für eine frühe Abholung planen, anstatt nach dem Ende der Feiertagsabschaltung zu warten.

Ausschalten von Bürogeräten

• Schreibtischleuchten
• Kopierer
• Taschenrechner
• Deckenleuchten
• Schredder

Computer und Peripheriegeräte ausschalten

• Computer
• Monitor
• Scanner < Drucker
• NICHT AUSSCHALTEN

Faxgeräte

• Telefonsystem
• Servercomputer
• Heizungen / Leuchten für Tropenfischbehälter