Machen diese Versammlungsprotokollfehler nicht!

Alle Staaten verlangen von Unternehmen, Sitzungsprotokolle entgegenzunehmen und zu verteilen, und alle Staaten verlangen, dass die Verwaltungsräte weiterhin Protokolle abhalten. Aber es gibt keine speziellen Regeln darüber, was in das Sitzungsprotokoll aufgenommen werden soll und wie man diese Minuten nimmt. Es gibt sicherlich Fehler, die Sie machen können, wenn Sie Minuten nehmen, die das Leben Ihrer Unternehmensleitung erschweren können.

Warum die Sitzungsprotokolle der Unternehmensleitung einnehmen?

Es gibt mehrere Gründe für die Aufnahme und Protokollierung Ihrer Geschäftssitzungen.

Der erste und wichtigste Grund, um Besprechungsprotokolle zu führen, besteht darin, eine Aufzeichnung darüber zu führen, was Sie entschieden haben. Ich habe an Bord von Meetings teilgenommen, an denen sich niemand an eine Entscheidung erinnern konnte, die der Vorstand vor einigen Monaten getroffen hatte. Wenn Sie etwas für Ihr Unternehmen schreiben,

Der zweite Grund für die Vorstandsprotokolle ist Treuhand- und Haftungszwecke. Die Vorstandsmitglieder sind in einer Vertrauensposition. Sie treffen Entscheidungen über Geld, das von Unternehmensaktionären investiert wird, und müssen nachweisen können, dass sie im besten Interesse des Unternehmens und ohne Interessenkonflikte weise gehandelt haben. Mit Sitzungsprotokollen kann die Geschäftsführung nachweisen, dass sie in gutem Glauben gehandelt haben und keine persönliche Haftung für ihre Handlungen übernommen haben.

Der dritte Grund ist für steuerliche Zwecke. Eine Gesellschaft ist eine separate Einheit von den einzelnen Aktionären. Um sicherzugehen, dass Sie diese Trennung beibehalten, geben Protokolle der Vorstandssitzung eine Aufzeichnung.

Ohne sie können der IRS oder staatliche Behörden den Steuerstatus des Unternehmens negieren. Eine Gesellschaft, die nicht zeigt, dass sie als von den Eigentümern getrenntes Unternehmen handelt, kann eine schwierige Steuersituation schaffen.

Es gibt ein Gleichgewicht, das die Unternehmen anstreben müssen, um sicherzustellen, dass die Vorstandsmitglieder ihre Pflicht erfüllen und geschützt werden, gegen lange, ziellose Vorstandssitzungen, bei denen die Mitgliederzeit verloren geht.

Wir werden dieses Gleichgewicht in diesem Artikel ansprechen.

Nachdem wir die Gründe für das Treffen von Vorstandssitzungsprotokollen besprochen haben, sind hier einige Fehler, die Unternehmen machen, und einige Gedanken darüber, wie sie zu korrigieren sind.

Keine Agenda vor der Sitzung erstellen und verteilen

Ein weiterer großer Fehler, den Unternehmen in ihren Vorstandssitzungen begehen, besteht darin, vor der Sitzung keine Tagesordnung festzulegen und die Tagesordnung sowie relevante Dokumente nicht vor der Sitzung zu verteilen. Die Tagesordnung sollte für jeden Punkt der Tagesordnung eine bestimmte Zeitspanne enthalten. Eine spezifische Agenda zu haben, macht das Meeting nicht nur reibungsloser, sondern ermöglicht es dem Board (und jedem, der die Minuten später liest), die relative Wichtigkeit jedes Punktes auf der Tagesordnung zu kennen.

Das heißt nicht, dass etwas nicht auf die Tagesordnung kommen kann, wenn es wichtig und dringend ist, aber Punkte können durch Abstimmung auf die Tagesordnung gesetzt werden.Und vieles, was dringlich ist, sollte von den Managern und nicht vom Vorstand behandelt werden.

Fehlende wichtige Teile des Vorstandssitzungsprotokolls

Die Vorlage für das Vorstandssitzungsprotokoll sollte Folgendes enthalten:

• Datum, Uhrzeit und Ort des Treffens
• Anfangs- und Endzeit sowie Zeiten für bestimmte Punkte auf der Tagesordnung
• Welche Art von Vorstandssitzung - regelmäßig, speziell oder jährlich (alle Staaten verlangen, dass Unternehmen ein jährliches Treffen abhalten)
• Wer war anwesend, unter Hinweis auf Direktoren, Gäste und Mitarbeiter, und welche Vorstandsmitglieder waren nicht Geschenk. Die Namen von jedem, der zu spät kommt oder früh abreist, müssen notiert werden.
• Gibt an, ob ein Quorum vorhanden ist. Ein Quorum ist in der Regel von der Satzung des Unternehmens für die Stimmabgabe erforderlich. Die Quorum-Anforderung ist normalerweise mehr als die Hälfte der Mitglieder. (Bei einem Vorstand von neun Mitgliedern müssen zum Beispiel fünf Mitglieder anwesend sein, um beschlussfähig zu sein).
• Wenn Präsentationen von Ausschüssen oder anderen gehalten werden, nenne Namen und Titel von Moderatoren.

Besprechungsminuten zu spezifisch

Die wahrscheinlich größten Fehlerbretter bestehen darin, detaillierte Informationen über Diskussionen (manchmal Argumente) und Prozesse zu verlangen. Die Treffen sollten die Ergebnisse von Entscheidungen widerspiegeln, nicht wer in der Diskussion was gesagt hat. Nehmen wir an, Ihr Board stimmt über einen Antrag zum Verkauf einer neuen Produktlinie ab.

Das Sitzungsprotokoll sollte lauten: "Bewegung, um eine neue Linie von Gewürzen hinzuzufügen. Bewegung wurde abgeordnet und genehmigt, mit so und so abweichend." Wenn die Gruppe eine Diskussion hatte, sollten Sie die Länge der Diskussion notieren und zusammenfassen, aber Sie müssen nicht über die Diskussion ins Detail gehen.

Minuten, die nicht spezifisch genug sind

Am anderen Ende des Spektrums sind einige Minuten nicht spezifisch genug, um Informationen bereitzustellen und die Mitglieder vor Problemen zu bewahren. Wenn die Entscheidung nicht einstimmig war, eine Aufzeichnung, welche Vorstandsmitglieder sich widersetzten, die enthielten sich (und bemerken Sie, wenn die Enthaltung wegen eines möglichen Interessenkonflikts war).

Sie müssen nicht jeden Schlag aufzeichnen, oder wer was gesagt hat. Aber es sollte genug Informationen in den Protokollen geben, um den Geist der Diskussion widerzuspiegeln.

Vorstandstreffen zu lang

Niemand mag lange Meetings, aber es gibt einige Möglichkeiten, das Meeting und die Minuten zu verkürzen. Möglicherweise möchten Sie die Besprechungszeit sparen, indem Sie eine Einwilligungsagenda erstellen. Im Grunde ist diese Agenda eine Liste von Themen, die schnell und ohne Diskussion behandelt werden können. Die Liste kann Protokolle aus der letzten Sitzung, Finanzberichte und Berichte von Ausschüssen oder dem CEO enthalten.

Die Zustimmungsagenda sowie die Berichte und sonstigen Informationen müssen vor der Sitzung verteilt werden, damit die Mitglieder die Möglichkeit haben, sie zu lesen. Dann ist in der Sitzung die Zustimmungsagenda Teil des Prozesses der Sitzung. Jedes Vorstandsmitglied kann eine Frage oder Bedenken hinsichtlich der Zustimmungsagenda vorbringen, aber wenn es keine Probleme gibt, kann über die gesamte Zustimmungsagenda gleichzeitig abgestimmt werden.

Die falsche Art von Entscheidungen

Eine Unternehmensleitung entscheidet über die gesamte Politik.Die täglichen Entscheidungen werden von den Führungskräften des Unternehmens auf der Grundlage dieser Richtlinien getroffen. Manchmal übersteigen Boards und versuchen Entscheidungen zu treffen, die am besten dem Management überlassen werden.

Das Protokoll nicht genehmigen

Es ist verlockend, im Gedränge der Vorstandssitzungen zu vergessen, das Protokoll zu genehmigen. Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass das Protokoll sowohl den Buchstaben als auch den Geist des Treffens korrekt wiedergibt. Das Protokoll gilt bis zur Genehmigung als "Entwurf".

Keine Aufzeichnungen über Besprechungsprotokolle

Nach all dem Ärger, den Sie unternehmen, um gute Minuten für Ihr Unternehmen zu halten, vergessen Sie nicht, die Protokolle Ihrer Unternehmensbesprechungen sicher und zugänglich zu halten. Richten Sie einen Prozess ein, um Minuten in einem Firmenbuch oder "in der Cloud" in einer passwortgeschützten Datei zu speichern.

Vergessen, die Rolle des Generalsekretärs anzuerkennen

Die meisten Aufgaben im Zusammenhang mit Unternehmensprotokollen fallen in den Zuständigkeitsbereich des Sekretariats des Unternehmens. Eine gute korporative Sekretärin zu sein ist eine Kunst, und diese Einzelpersonen werden häufig genug nicht anerkannt. Sagen Sie dieser Person regelmäßig "Danke".

Einen Anwalt nicht als Berater für Ihren Vorstand einschließen

Die Informationen in diesem Artikel sind nicht als Steuer- oder Rechtsberatung gedacht, und der Autor ist kein Anwalt. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen privat oder öffentlich ist (mit börsennotierten Aktien), sollten Sie einen Anwalt haben, der Sie darüber berät, wie Sie Geschäftsprotokolle entgegennehmen und an wichtigen Vorstandssitzungen teilnehmen, um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Vorstand geschützt sind.