Erstellen Sie eine professionelle Abwesenheitsnachricht

Es ist Sommer! Zeit, Zeit mit Familie und Freunden zu verbringen und in den Urlaub zu gehen. Dies bedeutet, dass Sprachnachrichten und E-Mails geändert werden müssen, um den Abwesenheitsstatus widerzuspiegeln. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass eine professionelle Sprachnachricht und eine automatische Antwort auf die Abwesenheitsnotiz erstellt werden, um Kunden und Kollegen darauf aufmerksam zu machen, dass wir eine Geschäftspause einlegen.

Noch wichtiger ist es, Informationen darüber bereitzustellen, wie man mit jemandem in der Branche in Kontakt treten kann, während er unterwegs ist.

Es wäre sehr frustrierend, wenn ein Kunde abgewiesen wird und nicht weiß, wie er Sie kontaktieren kann. Es spielt keine Rolle, ob Ihre Position im Verkauf, Service oder sogar in der Produktentwicklung liegt. Alle Kundenanrufe sind wichtig und müssen professionell betreut werden.

Der Inhalt der E-Mail, in der Kunden und Kollegen darüber informiert werden, dass sie per E-Mail mit Ihnen kommunizieren möchten, sollte mit dem Inhalt der Sprachnachricht übereinstimmen, die Anrufer begrüßt. Wenn Sie Outlook 2010 verwenden und über einen Microsoft Exchange-Server verbunden sind, klicken Sie zuerst auf die Registerkarte Datei und dann auf das Symbol Automatische Antworten.

Damit beginnt der Prozess der Erstellung einer temporären E-Mail, die an alle gesendet wird, die eine E-Mail gesendet haben, während Sie nicht im Büro sind. Die automatische Antwort wird gesendet, weil Sie diese temporäre Nachricht aktiviert haben. Eine schrittweise Liste mit Anweisungen zum Erstellen dieser E-Mail kann hier angezeigt werden: Abwesenheits-E-Mail für Outlook Exchange

Wenn Sie nicht über einen Microsoft Exchange-Server verbunden sind, ist der Vorgang etwas anders, da keine automatischen Antworten vorhanden sind. Symbol für diese Arten von E-Mail-Konten. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen dieses E-Mail-Typs für Nicht-Exchange-Benutzer finden Sie hier: Out of Office für alle anderen

Der nächste Schritt besteht darin, den Inhalt der E-Mail zu erstellen, die an alle E-Mail-Empfänger gesendet wird, während Sie nicht im Büro sind. Diese E-Mail sollte angeben, wie lange Sie außerhalb des Büros sind, wie Sie während Ihrer Abwesenheit erreichbar sind (falls zutreffend) und wer im Unternehmen mit Ihnen Kontakt aufnehmen soll, wenn Sie während Ihrer Abwesenheit nicht erreichbar sein möchten. Büro.

Beispiel:

Hallo,

Danke für Ihre E-Mail. Ich bin derzeit nicht im Büro und werde am Montag, dem 1. Dezember, zurückkehren. Ich werde während dieser Zeit nur eingeschränkten Zugang zu E-Mails haben, daher könnte sich meine Antwort leicht verzögern. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, senden Sie bitte eine E-Mail an meine Assistentin, Barbara Colson. Ihre E-Mail-Adresse lautet bcolson @ xyz. com.

Frohe Feiertage!

Shahira

Microsoft bietet Vorlagen und andere Beispiele an, die Sie hier finden können: Out of Office Vorlagen und Beispiele.Vergessen Sie nicht, diese temporäre Nachricht zu deaktivieren, wenn Sie ins Büro zurückkehren. Andernfalls erhält jeder, der Sie nach Ihrer Rückkehr im Büro per E-Mail benachrichtigt, dieselbe Nachricht.

Nachdem Sie die ausgehende E-Mail erstellt haben, ist die Erstellung einer ähnlichen, konsistenten abgehenden Sprachnachricht, die alle Ihre Anrufer begrüßt, einfach. Verwenden Sie die gleichen Wörter aus der E-Mail, geben Sie an, wer in Ihrer Abwesenheit kontaktiert werden soll, und geben Sie an, wann Sie zurückkommen werden.

Für die Sprachnachricht ist es erforderlich, die Telefonnummer der Person anstelle ihrer E-Mail-Adresse anzugeben.

Beispiel:

Hallo,

Sie haben den Schreibtisch von Shahira Raineri erreicht. Bitte hören Sie sich diese ganze Nachricht an. Ich werde das Büro bis Montag, den 5. Januar verlassen. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, rufen Sie bitte meinen Assistenten Barb Colson an. Ihre Telefonnummer ist 212-555-xxxx.

Ich freue mich darauf, mit Ihnen zu sprechen, wenn ich zurückkomme. Vielen Dank.