Erstellen Sie einen Tagesplan, um effizienter zu arbeiten

Der erste und wichtigste Schritt, um effizienter zu arbeiten, ist ein täglicher Plan. Es ist wichtig, dass Ihr Plan irgendwo aufgeschrieben wird - auf einem Kalender, Notizblock oder auf Ihrem Computer gespeichert. Gehen Sie nicht einfach jeden Tag durch eine mentale Checkliste.

Einen schriftlichen Plan zu haben, ist ein Muss, um die nagenden Gedanken aus dem Hinterkopf zu behalten und Katastrophen vorzubeugen, weil man etwas Wichtiges vergisst.

Die meisten Frauen werden feststellen, dass sie von Zeit zu Zeit von einem Tagesplan abweichen müssen, aber einen zu haben, wird Ihnen helfen, Ihre Zeit besser zu organisieren, sich auf bestimmte Projekte im Voraus vorzubereiten, und ein Plan wird Sie haben ein klareres Bild über all die Dinge, die Sie tun müssen.

Die täglichen Ablenkungen mit einem Plan

Wenn Sie jeden Tag zur Arbeit kommen und sofort von Ihrer langen "To-Do" -Liste und Ihrem Schreibtisch-Durcheinander überwältigt werden, werden Sie bestenfalls wie ein Rennpferd in Ihren Tag stürmen (und schnell nach einem sprintet, genau wie ein Rennpferd, und konzentriert sich auf das, was zu einem bestimmten Zeitpunkt am dringendsten erscheint. Der schlimmste Fall ist, dass Sie in einem Funk sitzen und nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. So oder so, einfach "Brände löschen" jeden Tag ist die einzige am wenigsten effiziente Möglichkeit, Ihre Arbeitsbelastung anzugreifen und der beste Weg, um sich zu erschöpfen, während nur noch weiter zurück.

Ohne Plan übernehmen die Ablenkungen der Tage schnell: Das Telefon klingelt, Sie antworten auf E-Mails, Kollegen beginnen Chit-Chat und bevor Sie es wissen, ist die Mittagszeit angekommen und Sie haben wenig vollendet.

Ihr Tagesplan kann jeden Morgen eine Stunde einschließen, um sich durch Rücksendung von Anrufen, E-Mail-Abfragen, bevor Sie mit anderen Aufgaben anfangen, vertraut zu machen, aber es wird mehr als nur eine Orientierungshilfe für Ihre Zeit sein. Wenn Sie z. B. absichtlich eine Stunde beiseite legen, um etwas zu tun, und Sie diese Frist überschreiten, werden Sie wissen, dass Sie Ihren Plan für den nächsten Tag anpassen müssen.

Indem Sie Ihren Tag in Segmente oder Aufgaben unterteilen, können Sie Problembereiche und Ihre Spitzeneffizienzzeiten leichter identifizieren (dh Sie können nach dem Mittagessen weniger effizient sein, wenn Sie nachmittags einen Einbruch erleiden oder am Morgen eine langsame Vorspeise haben). .)

Ein Plan kann Ihnen helfen, nicht mehr zu übernehmen, als Sie anfassen können

Ein Optimist ist jemand, der in der Lage ist, das Positive in einer bestimmten Situation zu sehen, sich im Allgemeinen auf den Glauben konzentriert, dass "alles möglich ist". Es ist nichts Falsches daran, ein Optimist zu sein, es sei denn, es führt dazu, dass man seine Fähigkeiten unterschätzt, Zeit braucht, um etwas zu erreichen, und führt dazu, dass man mehr nimmt, als man bewältigen kann.

Ein Realist kann ein Optimist sein, aber ein Realist sieht auch die Logistik, die in den Umgang mit einer Situation involviert sein kann, und wird potenzielle Hindernisse und Beschränkungen berücksichtigen.

Wenn Sie keinen eigenen Spielplan für den Tag haben, können Sie es schwerer haben, anderen zu helfen oder zusätzliche Projekte anzunehmen, weil Sie eine positive "Kann-tun" -Einstellung haben, die die Realität oder den gesunden Menschenverstand außer Kraft setzt. Es ist leicht zu unterschätzen, wie lange die Dinge dauern werden, um ihre eigenen Aufgaben zu erfüllen, viel weniger jemand anderes, wenn man denkt, dass man Superfrau ist und ein sonniger Ausblick alles ist, was man braucht, um Dinge zu erledigen.

Wenn Sie wissen, was für Ihren Tag auf Ihrer eigenen Platte liegt und Sie bereits ein Budget für Ihre Zeit für bestimmte Aufgaben festgelegt haben, können Sie Termine einhalten, jeden Tag mehr erledigen und realistischer arbeiten.

Erstellen Ihres Angriffsplans

Bevor Sie zur Arbeit gehen, entscheiden Sie im Voraus, worauf Sie sich konzentrieren werden, wenn Sie dort ankommen. Besser noch, planen Sie Ihren Tag am Vorabend und bereiten Sie Ihren Schreibtisch auf die Aufgaben vor, die Sie am Morgen erledigen möchten. Zum Beispiel: Holen Sie sich Dateien oder Lesematerial, das für den Vormittag organisiert ist, so dass Sie einfach direkt hineinspringen oder Elemente, die Sie eingeben oder anrufen müssen, in der Reihenfolge zurückgeben, in der Sie sie erledigen müssen.

Wenn Sie einen Plan haben, können Sie vorhersehbare Routinen erstellen, die Sie wiederum besser auf chaotische Tage vorbereiten, wenn Ihr Chef oder ein Kunde mit hohem Wartungsaufwand mehr Zeit benötigt.

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Schritt 2: Setzen Sie kleine Ziele und prüfen Sie, welche Sie erreichen. Das Erstellen einer Liste und das Abhaken von Elementen, die Sie erledigt haben, mag sich wie eine andere Sache anhören, aber wenn Sie es richtig machen, kann die Einhaltung der Aufgaben Ihnen helfen, effizienter zu arbeiten.

Schritt 3 - Beenden Sie das Aufschieben, aber fühlen Sie sich frei, um die Arbeit bei Bedarf hinauszuschieben. Viele von uns legen Dinge ab, weil wir es übel nehmen, sie überhaupt erst machen zu müssen - besonders wenn wir das Gefühl haben, dass es die Verantwortung eines anderen ist.