Von der Cloud verwirrt? Tipps zur Auswahl eines Anbieters

Sogar Computer-versierte Anwälte, die versuchen, die Abhängigkeit von Office-basierten Servern zu verringern, um "in the Ether" -Speicher eine gute Absicht zu geben, können durch die Vielzahl der heute zugänglichen Cloud-Speicherdienste leicht überfordert werden. Da sie jeden letzten Schritt zu einem Desktop- oder sogar Laptop-Computer tun, stehen Rechtsanwälte vor einer Reihe von Optionen für cloudbasierte Speicherung. So sehr einige von uns versucht sind, den ersten Anbieter zu wählen, der verspricht, ihn zum Laufen zu bringen und sicher zu machen, bevorzugen andere vielleicht einen gründlicheren Ansatz, bevor sie ihre Daten an den großen Computer im Himmel weitergeben.

Dieser Autor sprach mit dem in Dallas ansässigen Gründer und CEO von Legal Workspace, Joe Kelly, darüber, wie Anwälte und andere auf juristischem Gebiet einen Wechsel vom Server zur Cloud anstreben und was sie dabei suchen könnten. Unsere Diskussion folgt.

Lori Tripolis: Gibt es immer noch viel Widerstand von Rechtsanwälten, ihre Dokumente in der Cloud zu speichern?

Joe Kelly: Es gibt ein bisschen. Aber es gibt eine neue Generation von Anwälten, die es schätzen, nicht an einen Server in ihrem Büro gebunden zu sein, damit sie überall sicher arbeiten können. Einige Holdouts glauben, dass Daten in ihrem Büro oder in ihrem Serverraum sicherer sind, aber in der Realität sind ihre Daten bei einer Verbindung mit dem Internet viel sicherer mit jemandem wie uns mit unseren Firewalls, Power Backups, Intrusion Detection und Prevention Systemen. und all diese Dinge, die mit Rechenzentren kommen.

LT: Wie entscheiden Juristen, welches Cloud-basierte Speicherunternehmen sie verwenden soll? Gibt es noch andere Faktoren als Preis, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit?

Joe Kelly: Es gibt eine Menge von Consumer-Optionen, die gut sind, aber keine spezialisierten Anwendungen und Dienste für Anwälte anbieten. Wo wir wirklich anders sind, stellen wir Support-Mitarbeiter ein, die für Anwaltskanzleien gearbeitet haben, und wir bekommen sie für alle von uns unterstützten Apps zertifiziert, was sehr hilfreich für Migrations- oder Exportprobleme ist.

Was macht das Produkt Ihres Unternehmens besser als zum Beispiel Dropbox?

Joe Kelly: Dropbox ist nur eine Dateispeicherung ohne viele Funktionen und Sicherheitsvorkehrungen, die die meisten Anwaltskanzleien für notwendig erachten. Zum Beispiel sind bestimmte elektronisch gespeicherte Datensätze gemäß dem Krankenversicherungs-Portabilitäts- und Verantwortlichkeitsgesetz (HIPAA) geschützt, was erfordert, dass abgedeckte Einrichtungen wie Ärzte und Versicherungsanbieter strenge Sicherheitsstandards für vertrauliche Informationen aufrechterhalten. Wenn eine Anwaltskanzlei für eine gedeckte Einheit arbeitet, kann sie auch den HIPAA-Anforderungen unterliegen. Wir haben ein HIPAA-konformes Angebot, das die Standards erfüllt, die die Standardlösungen möglicherweise nicht bieten.

Welchen technischen Support bieten Sie an?

Joe Kelly: Wir schließen unbegrenzte Unterstützung von 8 ein. m. bis 5 p. m. in der Zeitzone unserer Kunden, so dass sie keine Zeitblöcke für technische Dienstleistungen kaufen müssen. Wir sind rund um die Uhr erreichbar, aber es gibt eine Gebühr für den technischen Support außerhalb der angegebenen Zeiten.

Bieten Sie Schulungen an?

Joe Kelly: Wir können für jede kundenspezifische Anpassung und Schulung, die unsere Kunden benötigen, eine nominale Gebühr für Zeit und Material erbringen.

Was passiert mit den Informationen in der Cloud, wenn sich eine Anwaltskanzlei auflöst?

Joe Kelly: Wenn Anwälte abbrechen, um eine neue Firma zu gründen und keinen großen Kapitalaufwand machen wollen, können sie uns kontaktieren, um sicherzustellen, dass wir ihnen helfen können, und wir arbeiten mit allen Parteien, um sicherzustellen, dass die richtigen Daten in die neue Firma migriert werden.

Dieser Prozess dauert normalerweise weniger als eine Woche. Eine Sache zu betrachten ist, welche Firma den Domain-Namen der alten Firma beibehält und irgendwelche E-Mails weiterleitet, die hereinkommen könnten.

Wie weißt du, wenn du gehackt worden bist?

Joe Kelly: Die erste Verteidigungslinie sind Firewalls und ein Intrusion Detection Prevention System (IDPS). Zusätzlich protokollieren wir alle Benutzerzugriffe auf Dateien und Ordner. Unsere Sicherheitsadministratoren durchlaufen regelmäßig Protokolle und suchen nach seltsamen Mustern, z. B. wenn ein Benutzer versucht, auf einen großen Prozentsatz der Dateien eines Unternehmens zuzugreifen. Wir sind vor allen Problemen mit unserem IDPS. Ein IDPS blockiert IP-Adressen (Internt-Protokoll) automatisch, wenn seltsamer Datenverkehr erkannt wird. Wir überwachen IDPS und Sicherheitsprotokolle.

Wenn ein Kunde eine Vereinbarung kündigt, werden seine Daten zerstört?

Joe Kelly: Wir senden eine Kopie aller Daten verschlüsselt an den Kunden zurück.

Wir behalten nur Daten für 14 Tage bei. Wenn wir jemals Server außer Betrieb nehmen, verwenden wir Software des US-Verteidigungsministeriums, um diese Laufwerke vollständig zu löschen, damit es zu keinen Datenlecks kommt.

Wie sind Sie in dieses Geschäft involviert?

Joe Kelly: Ich habe in der Schule Management-Informationssysteme studiert und dann Business Network Consulting gegründet, ein Unternehmen für Informationstechnologie und Service mit Büros zunächst in Denver. Das Unternehmen wurde zu einem führenden Anbieter von Informationstechnologie-Outsourcing und -Beratung für mittelständische Unternehmen. Als wir weiter expandierten, gewannen wir immer mehr Interesse von Anwaltskanzleien über Cloud-Lösungen und fügten viele Kunden hinzu, und mit der Entwicklung der Internetgeschwindigkeit und verbesserten Technologie konnten wir eine Vorlage erstellen und eine Suite von Anwendungen anbieten, die mehrere Gesetze unterstützen konnten. Firmen.