Große Ereignisplanungsfehler, die Sie verhindern können

Das Produkt, das Eventplaner erstellen, ist sowohl zart als auch flüchtig. Ereignisse können durch eine Vielzahl von Umständen negativ beeinflusst werden, und wenn der Schaden einmal angerichtet ist, ist es normalerweise unmöglich, ihn erneut zu versuchen. "Deshalb erfordert Planung eine solche Hingabe an Details. Ein kleiner Fehler kann eine Kettenreaktion auslösen, die schwer zu beheben ist. Nachfolgend sind fünf solche Fehler aufgeführt, also fügen Sie sie Ihrer Checkliste vermeidbarer Katastrophen bei.

Nicht genügend Setup-Zeit erlauben

Es gibt immer einen Wettlauf mit der Zeit, wenn man eine Veranstaltung einrichtet, aber du solltest eine Schätzung davon haben, wie viel Zeit du brauchst, um alles in Ordnung zu bringen. Nichts sieht schlimmer aus, als einen Raum voller Arbeiter herumlaufen zu lassen, wenn der erste Gast kommt. Das Ziel sollte sein, mindestens 15 Minuten vor dem Öffnen der Türen alles einzustellen.

Planen einer exemplarischen Vorgehensweise mit Clients

Spreadsheets, E-Mails und Bankettereignisaufträge sind hervorragende Tools zum Übermitteln der Details eines Ereignisses. Wenn man sich jedoch nur auf Dokumente verlässt, um ein Bild von der Gelegenheit zu malen, kann dies zu Versehen führen. Die bessere Strategie ist, wenn möglich mit Ihrem Kunden vor Ort durch die Reiseroute zu gehen. Besprechen Sie jeden Moment und jedes Detail, als ob das Ereignis vor Ihnen geschehen würde.

Vergessen Sie, Ihre Lieferanten zu bestätigen

Ihr durchschnittlicher Veranstaltungsanbieter bietet mehrere Kunden in verschiedenen Kategorien an.

Kurz gesagt bedeutet dies, dass sie sich viel merken müssen. Sie möchten immer 48 Stunden vor dem Setup eine mündliche oder per E-Mail bestätigte Bestätigung von allen Anbietern erhalten. E-Mail ist in der Regel besser, weil Sie Ihre Erwartungen buchstabieren und sie bitten können, schriftlich zu antworten.

Mit Blick auf konkurrierende Ereignisse

Wenn Sie jemals einen "lauten Nachbarn" hatten, wissen Sie bereits, wie ablenkend diese Situationen sein können.

Wenn Sie gegen andere Ereignisse an Ihrem Veranstaltungsort antreten, kann dies eine große Herausforderung darstellen. Aus diesem Grund sollten Sie dieses Szenario im Voraus mit dem Veranstaltungsmanagement und Ihren Kunden besprechen. Finden Sie heraus, wer die gleichen gemeinsamen Bereiche und öffentlichen Ressourcen mit Ihrer Partei teilt, und ermitteln Sie, wer die Berechtigung hat, Lärmprobleme zu lösen, wenn sie zu einem Problem werden.

Kein Notfallplan

Was passiert mit Ihrer Veranstaltung bei schlechtem Wetter oder sogar mit der Schließung Ihres Veranstaltungsortes? Das ist nicht einfach zu planen, aber am Tag der Show wird es unmöglich, sie zu verwalten. Zeichnen Sie Ihre Notfallstrategie mindestens 2 Wochen im Voraus auf. Selbst wenn Sie planen, die Veranstaltung abzusagen, benötigen Sie eine organisierte Methode, um alle Ihre Gäste zu kontaktieren.

Nicht genügend Hilfe am Veranstaltungstag

Die Arbeitskosten sind immer ein Problem, wenn es darum geht, die Event-Budgets auszugleichen. Nichtsdestotrotz können fehlende helfende Hände größere Probleme verursachen, als das Budget zu überschreiten.Sie können nicht erwarten, alles selbst zu machen, wenn Sie der Veranstaltungsplaner sind. Die Koordination von Mitarbeitern, Lieferanten und Details reicht aus, um Sie von sich selbst beschäftigt zu halten. Haben Sie keine Angst, ein paar hundert Dollar auszugeben, um zusätzliche Mitarbeiter einzustellen, weil Sie nicht in der Lage sein werden, einmal Dinge in Bewegung zu bringen.

Verwenden einer Packliste

Die Verwaltung eines externen Ereignisses erfordert normalerweise eine umfangreiche Liste von Verbrauchsmaterialien. Natürlich haben Sie normalerweise mehrere Wochen Zeit, um all diese Vorräte in Ordnung zu bringen, aber sie werden nichts bringen, wenn sie es nicht bis zum Veranstaltungsort schaffen. Eine Packliste bietet eine sofortige Auffrischung der Dinge, die Sie in das Auto laden müssen. Sicher, Sie werden wahrscheinlich Stifte und Klebeband zum Ausleihen finden, aber was passiert, wenn Sie Ihre Namensschilder oder Ihren Laptop vergessen? Machen Sie eine Packliste und überprüfen Sie sie zweimal, bevor Sie gehen.

Die gute Nachricht ist, dass diese Event-Planungsfehler leicht vermeidbar sind. In der Tat könnten Sie diesen Artikel ausdrucken und posten, um daran zu erinnern, was Sie nicht tun sollten. Denken Sie daran, Prävention ist immer einfacher als Wiederherstellung!