Grundlegende Fakten über die W-2-Form

Was ist ein W-2 Formular?

Ein W-2 Formular ist eine Erklärung, die jedes Jahr von den Arbeitgebern für Angestellte erstellt werden muss und die Bruttoeinkommen, Sozialversicherungsbeiträge, Medicare-Einnahmen und Bundes- und Mitarbeiter. Der Zweck dieses Formulars besteht darin, dem Mitarbeiter Informationen bereitzustellen, die in seinem Einkommenssteuerformular enthalten sein müssen. Es gibt auch die Social Security Administration und die IRS Informationen zur Überprüfung der Einkommensteuererklärung des Mitarbeiters.

Wann ist das W-2-Formular fällig?

WICHTIGE ÄNDERUNG: Beginnend mit den jährlichen Steuererklärungen 2016 und für alle folgenden Jahre müssen die Formulare W-2 und W-3 ​​bis zum 31. Januar des nächsten Jahres bei der Sozialversicherungsbehörde (SSA) eingereicht werden. Also, für 2017 Steuerzahlungen, müssen Sie bis zum 31. Januar 2018 einreichen. Die Änderung wurde implementiert, um Steuerbetrug zu reduzieren. In den Jahresabrechnungsstichtagen 2018 des Jahresabrechnungssteuerberichts für die Steuerzahlungen für 2017 sind die genauen Fristen für das laufende Jahr angegeben.

Das Formular W-2 muss den Mitarbeitern bis spätestens Ende Januar mit Informationen aus dem vorherigen Kalenderjahr zur Verfügung gestellt werden. Diese Frist hat sich nicht geändert. Die W-2s müssen ein Übermittlungsformular W-3 enthalten, es sei denn, Sie melden sich online bei der SSA an. Die Frist für den 31. Januar gilt sowohl für versendete als auch für Online-Beiträge an die SSA. Eine spätere Einreichung kann zu verspäteten Einreichungsstrafen führen.

Ja, Sie müssen W-2s bei der Social Security Administration (SSA) bis zum gleichen Termin einreichen, in dem Sie den Mitarbeitern Formulare zur Verfügung stellen.

Dies ist ein guter Grund, den Mitarbeitern ihre Formulare Anfang Januar zu übermitteln, damit Sie Fehler finden und beheben können, bevor Sie sie bei der SSA einreichen.

Teile des W-2 Formulars

Ein W-2 Formular ist ein mehrteiliges Formular:

• Kopie A geht an die Sozialversicherungsverwaltung. Kopie A wird normalerweise auf einer räumlichen Laser-scanbaren roten Form gedruckt. Wenn Sie eine Papierkopie einreichen, dürfen Sie nur das von der SSA bereitgestellte Papier verwenden.
• Kopie 1 ist für die Stadt, den Bundesstaat oder die Ortschaft
• Kopie B ist für die Einreichung mit der Steuererklärung des Arbeitnehmers
• Kopie C ist für die Unterlagen des Arbeitnehmers
• Kopie 2 ist eine weitere Kopie für eine Stadt, Staat oder Ort
• Kopie D ist für die Unterlagen des Arbeitgebers.

Wo kann ich W-2 Formulare bekommen?

Sie können das W-2 Formular nicht einfach aus dem Internet kopieren. Wie oben erwähnt, wird Kopie A des Formulars auf Spezialpapier gedruckt. Sie müssen die "offiziellen" Formulare verwenden. Sie können die offiziellen W-2-Formulare von einem Copyshop, von einigen Steuersoftwareprogrammen (suchen Sie nach der Small Business-Version) oder von Ihrem Steuerersteller erhalten.

Welche Informationen benötige ich zum Ausfüllen von W-2-Formularen?

Informationen zu Ihrem Unternehmen

Für jedes W-2 müssen Sie Informationen zu Ihrem Unternehmen angeben:

• Ihre Arbeitgeber-ID-Nummer
• Ihr Unternehmensname
• Ihre Geschäftsadresse
• Staatliche Steuer-ID-Nummer (beim zuständigen Finanzministerium Ihres Landes nachfragen)

Informationen zu Ihren Mitarbeitern

Für jeden Mitarbeiter benötigen Sie aktuelle persönliche Informationen:

• Sozialversicherungsnummer oder andere Steuernummer < Name
• Adresse
• Informationen über Mitarbeitergewinne

Als nächstes benötigen Sie Informationen über die Gesamtlöhne und die Einbehaltung für jeden Mitarbeiter für das letzte Jahr:

Gesamtlohn, Spitzeneinkommen und sonstige Vergütung

• Gesamtsozialversicherungslöhne (bis zur Höhe der Sozialversicherung)
• Gesamtlöhne des Arztes (wie Gesamtlöhne)
• Sozialversicherungstipps und zugewiesene Tipps

Informationen zu Altersvorsorgeplänen In Feld 12, Sie müssen für jedes W-2 angeben, ob jeder Mitarbeiter an einem Pensionsplan oder einem nicht qualifizierten Plan mitwirkt. Ihre Firma, wenn es sich um einen gesetzlichen Angestellten handelt oder wenn die Person einen Lohn von einem Dritten erhalten hat.

Informationen zu Sonderleistungen

In Feld 13 des W-2 sind Angaben zu Abzügen für Vorsorgepläne und anderen Abzügen erforderlich, die auf der Einkommensteuererklärung des Mitarbeiters ausgewiesen werden müssen. Die Anweisungen für das Formular W-2 enthalten eine Referenzanleitung für die Codes von Box 13.

Kontrollnummer (optional)

Sie können eine interne Kontrollnummer auf jedem Formular W-2 hinzufügen, wenn Sie viele Mitarbeiter bezahlen. Sie können die Nummer selbst generieren, oder Ihre Software für die Gehaltsabrechnung kann diese Nummer generieren.

Wo finde ich die Informationen zum W-2?

Die Informationen für dieses Formular stammen aus Ihrem Abrechnungsregister, in dem die Jahresgesamtbeträge für jeden Mitarbeiter für Löhne und Einbehalte sowie Abzüge für medizinische Pläne, Sparbücher und andere Posten aufgeführt sind. Außerdem benötigen Sie für jeden Mitarbeiter ein aktuelles W-4-Formular. Das Formular W-4 wird vom Mitarbeiter verwendet, um Ihnen seine Adresse zu geben.

Wie kann ich das W-2-Formular ausfüllen?

Dieser Artikel über das Ausfüllen des W-2-Formulars führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.

Wie sende ich das W-2 Formular? Kann ich diese Formulare online senden?

Sie senden das W-2-Formular bis Ende Februar an die Social Security Administration (SSA). Ja, Sie können diese Formulare online über den Dienst Business Online an die SSA senden. Wenn Sie 250 oder mehr W-2-Formulare haben, müssen Sie diese online an das SSA senden.

Was passiert, wenn ich einen Fehler auf einem W-2-Formular mache?

Bevor Sie diese Formulare an Mitarbeiter senden, sollten Sie nach diesen häufigen Fehlern suchen. Wenn Sie einen Fehler machen, können Sie das Formular leicht korrigieren und das korrigierte Formular an den Mitarbeiter zurückgeben. Wenn der Fehler entdeckt wurde, nachdem Sie die Formulare an die Sozialversicherungsverwaltung gesendet haben, wird hier das Formular korrigiert. Sie müssen außerdem das W-3-Übermittlungsformular erneut einreichen.