Ausgleich einer Registrierkasse - Wie, warum und wann

Selbst bei modernen POS-Systemen benötigen Sie noch ein Verfahren, um das Bargeld des Geschäfts zu berücksichtigen. Diese internen Kontrollen sind notwendig, um Missbrauch zu verhindern und Vermögenswerte vor Verlust zu schützen. Starke interne Kontrollen fördern nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern sorgen auch für zuverlässige Buchhaltungsaufzeichnungen. Eine der häufigsten Ursachen von Schrumpfung oder Verlust in Ihrem Geschäft ist durch die falsche Handhabung des Bargeldes.

Und bei der Untersuchung ist die häufigste Ursache des Diebstahls das Fehlen eines ordnungsgemäßen Verfahrens oder entsprechender Kontrollen.

Der Prozess des Zählens des Geldes, des Abgleichs der Einnahmen und des Ausgleichs der Kassenschublade schafft eine Rechenschaft über die Transaktionen des Tages. Dieses Cash-Management-System kann gleichzeitig mit der Einrichtung von Geschäftsrichtlinien erstellt werden. Viele der heutigen POS (Point of Sale) -Systeme verfügen über eine schrittweise Anleitung zum Schließen (auch Balancing genannt) der Kassenlade, um den Mitarbeiter zu führen.

Warum Waage?

Filialleiter oder Kassierer können jederzeit während einer Schicht einen Verkaufsbericht abrufen. Durch das Hinzufügen des Anfangsbargeldes in der Schublade zum täglichen Verkaufswert weiß ein Einzelhändler genau, wie viel Geld zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Registrierkasse oder dem Kassensystem vorhanden sein sollte. Dies ist äußerst nützlich:

• Um zu vermeiden, dass zu viel Bargeld auf der Verkaufsfläche gehalten wird.
• Wenn der Laden ausgeraubt ist.
• Wenn ein Kunde sich zu wenig ändert.

• Um häufige Über- / Unterdeckungen für bestimmte Kassierer zu entdecken.
• Um die Versuchung zu beseitigen, Bargeld ohne Dokumentation aus der Kassenschublade zu nehmen.

Wie man eine Kassenschublade ausbalanciert

Das Ausgleichen einer Kasse erfolgt normalerweise am Ende des Tages oder am Ende einer Kassenschicht. Die Kassenschublade und ihr Inhalt sollten in ein Büro oder einen anderen abgeschiedenen Bereich gebracht werden, um den Bericht vorzubereiten.

Wenn Sie die Schublade nach dem Schließen ausbalancieren, vergewissern Sie sich, dass die Verkaufslichter ausgeschaltet sind und die Tür verriegelt ist. Für viele Verkäufer haben sie es eilig und neigen dazu, sich zu schließen, bevor der Laden tatsächlich geschlossen wird. Das ist keine sichere Übung. Wenn Sie jedoch mehrere Mitarbeiter im Geschäft haben, ist es möglich, eines der Register während der Öffnungszeiten zu schließen.

Über- und / oder Unterdeckungen sollten untersucht werden. Die menschliche Natur sollte bei geringfügigen Fehlern und kleinen Beträgen berücksichtigt werden. Wir meinen damit einfache Änderungsabweichungen bei der Verarbeitung einer Transaktion. Häufige Diskrepanzen könnten jedoch ein Zeichen von Mitarbeiterdiebstahl sein oder bedeuten, dass für einen bestimmten Kassierer eine Weiterbildung erforderlich ist. In der Regel wollen Sie sicherstellen, dass nachts nicht mehr als $ 2 aus ist. Während es von der Menge der Transaktionen an diesem Tag abhängt (mit anderen Worten, je mehr Transaktionen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit eines Zählfehlers), ist die $ 2-Regel eine hilfreiche.

Das Startgeld wird in die Kassenschublade zurückgelegt und für den Abend aufbewahrt, während die Einzahlung für die Bank vorbereitet wird. Alle Kreditkartenbelege, Terminalberichte und andere Registrierbelege können in den Daily Cash Drawer Report geheftet und nach Datum abgelegt werden.

Trennung der Aufgaben

Für mehr Verantwortlichkeit sollten Sie zwei Personen als Ausgleich für die Kasse verwenden. Eine Person zählt die Schublade und erstellt den täglichen Kassenbericht, während die andere Person eine Bankeinzahlung vornimmt. Beide Mitarbeiter sollten den Bericht unterzeichnen und angeben, dass sie für die gezeigten Zahlen verantwortlich sind. Während kein System Betrug verhindern kann, wird dieser Prüfpfad dazu beitragen, Absprachen zwischen Mitarbeitern zu vermeiden.

Zu ​​Beginn der nächsten Schicht sollte jedem Kassierer eine eigene Kassenschublade zugewiesen werden. Lassen Sie den Kassierer das Bargeld in der Schublade nachzählen, um das Anfangsguthaben zu überprüfen. Wenn Sie ein kleines Geschäft mit nur einem Register sind, bleibt das Geld höchstwahrscheinlich über Nacht in der Schublade. Wenn dies Ihre Situation ist, ist das Verfahren das gleiche.

Eine letzte Anmerkung, da menschliches Versagen ein Teil des Spiels ist, stellen Sie sicher, dass Sie Diskrepanzen in Ihrem Geld als Teil Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung einschließen.

Fügen Sie eine Zeile zu Ihrer P & L hinzu, für die Budgets erstellt werden, und zeigen Sie den Verlust durch Fehlabgleich an. Auf diese Weise können Sie den Verlust überwachen und verwalten.