Debitorenabdeckung für Ihr Unternehmen

Der Verlust von Debitorenbuchhaltungen kann eine kleine Firma verwüsten. Wenn ein Feuer oder eine andere Gefahr seine Abrechnungsaufzeichnungen zerstört, kann ein Unternehmen möglicherweise kein Geld mehr sammeln, das es von Kunden schuldet. Glücklicherweise können Unternehmen solche Verluste abmildern, indem sie eine Debitorenabdeckung erwerben. Diese Deckung schützt ein Unternehmen vor finanziellen Verlusten, die durch eine Beschädigung seiner Debitorenbuchhaltung verursacht werden. Das folgende Beispiel zeigt, warum diese Abdeckung wichtig ist.

Beispiel

Glen besitzt Glen's Glassworks, eine Firma, die Glasprodukte wie Fenster und Terrassentüren verkauft. Das Geschäft war gut, und das Unternehmen hat viele neue Kunden gewonnen. Die Firma hat ihr papierbasiertes Buchhaltungssystem vor einigen Jahren durch ein computergestütztes Buchhaltungssystem ersetzt. Alle Kundenbuchhaltungsaufzeichnungen werden auf einem Computer in Glens Büro gespeichert. Jeder Kunde erhält eine Rechnung innerhalb einer Woche nach dem Datum, an dem die Arbeit abgeschlossen wurde. Das Unternehmen sendet Rechnungen per E-Mail, es sei denn, ein Kunde verlangt eine Papierrechnung, die über den US Postal Service versendet wird. Während einige von Glens Kunden prompt zahlen, brauchen andere Wochen oder Monate, um zu zahlen. Zu jeder Zeit kann das Unternehmen bis zu $ 50.000 in ausstehenden Rechnungen haben.

Eines Nachts brechen Vandalen in Glens Büro ein und lassen Wasser auf dem Computer des Unternehmens ab. Das Wasser beschädigt den Computer und zerstört alle Buchhaltungsaufzeichnungen von Glen. Glens Büroleiter hat die Computerdateien des Unternehmens seit Monaten nicht gesichert.

Folglich wird es schwierig, wenn nicht unmöglich sein, Buchhaltungsdateien für aktuelle Kunden zu rekonstruieren. Ohne diese Aufzeichnungen ist Glen's Glassworks möglicherweise nicht in der Lage, das Geld einzuziehen, das ihm geschuldet wird. Der Verlust des Cashflows könnte das Unternehmen lahm legen und seine Überlebensfähigkeit gefährden.

Nicht dasselbe wie bei Warenkreditversicherungen

Die in diesem Artikel erläuterte Deckung entspricht nicht der Warenkreditversicherung.

Letzteres deckt finanzielle Verluste eines Unternehmens ab, weil seine Kunden es versäumt haben, Zahlungen in Übereinstimmung mit Kreditbedingungen zu leisten. Die Warenkreditversicherung deckt Zahlungsausfälle von Kunden ab, die nicht in der Lage sind, Geld zu zahlen, das sie aufgrund von Insolvenz, Liquiditätsproblemen, Eigentumsänderungen oder aus einem anderen Grund schulden. Die Warenkreditversicherung wird manchmal als Deckung der Debitorenbuchhaltung bezeichnet, ist jedoch nicht die unten aufgeführte Abdeckung.

Endorsement Required

Die meisten Commercial Property Policies decken keine finanziellen Schäden ab, die aus der Beschädigung von Debitorenbuchhaltungen resultieren. Dies liegt daran, dass Konten nicht als "abgedeckte Eigenschaft" gelten. Konten werden normalerweise unter dem Abschnitt "Nicht abgedecktes Eigentum" aufgeführt. Verluste aufgrund von Schäden an Debitorenbuchhaltungen können jedoch durch ein Indossament abgedeckt werden.

Abgedeckte Verluste

Die Deckung der Debitoren deckt typischerweise die folgenden Arten von Verlusten ab:

Von Kunden fällige Summen, die Sie nicht sammeln können: Das ist Geld, das Sie nicht sammeln können, weil Ihre Aufzeichnungen darüber, welche Kunden schulden Sie, dass Sie durch eine versiegelte Gefahr beschädigt oder zerstört wurden.
Zinsen für ein Darlehen, das Sie erhalten haben, um die Beträge auszugleichen, die Sie nicht sammeln können: Wenn Sie nicht in der Lage sind, Geld zu sammeln, das Sie von Ihren Kunden schulden, müssen Sie möglicherweise einen Kredit aufnehmen. verlorenes Geld. In diesem Fall sollte Ihre Versicherung die Kosten der Zinsen decken.
Inkassokosten, die Ihre normalen Inkassokosten übersteigen, die aufgrund des Verlustes erforderlich sind: Nahezu jedes Geschäft verursacht Routinekosten, um von den Kunden geschuldete Beträge einzuziehen. Zum Beispiel kann Ihr Buchhaltungsangestellter jeden Monat ein paar Stunden damit verbringen, Kunden daran zu erinnern, dass Zahlungen fällig sind. Die Debitorenversicherung deckt Ausgaben ab, die über Ihre normalen Kosten hinausgehen und direkt aus einem Verlust resultieren. Ein Beispiel dafür sind die Kosten für die Einstellung eines Zeitarbeitnehmers zur Unterstützung des Erfassungsprozesses, nachdem ein Schaden aufgetreten ist.
Andere angemessene Kosten, die Ihnen entstehen, um Ihre Debitoren-Datensätze wiederherzustellen: Diese Catch-all-Klausel deckt alle anderen Kosten ab, die Sie außer den oben beschriebenen tragen, um Ihre Debitoren-Datensätze neu zu erstellen. Beispielsweise beauftragen Sie einen Berater, der Experte für die Wiederherstellung verlorener Buchhaltungsaufzeichnungen ist.

Covered Perils

Die Deckung der Debitoren ist in der Regel einer Handvoll Ausnahmen unterworfen, die in der Endorsement-Liste aufgeführt sind. Diese unterscheiden sich von denen für Gebäude und persönliches Eigentum. Hier finden Sie einige Ausschlüsse, die häufig in Kundenforderungen gefunden werden.

Krieg, Regierungshandeln und nukleare Gefahr: Diese Ausschlüsse können die Formulierung der konkurrierenden Kausalität einschließen.
Unehrlichkeit: Schließt unehrliche Taten aus, die von Ihnen, Ihren Mitarbeitern oder Firmenleitern begangen wurden.
Fälschung von Aufzeichnungen: Schließt die Änderung oder Verfälschung von Aufzeichnungen aus, wenn der Zweck darin besteht, die Tatsache zu verheimlichen, dass jemand jemand anderen unter Verstoß gegen das Gesetz entgegengenommen, zurückgehalten oder Geld gegeben hat.
Buchhaltungs- oder Fakturierungsfehler: Schließt Verluste aufgrund von Buchhaltungs- oder Rechnungsfehlern aus.
Elektrische oder magnetische Verletzung: Ausgeschlossen sind Schäden an elektronischen Daten, die durch elektrische Störungen oder Löschungen verursacht werden. Einige Richtlinien schließen auch Schäden aus, die durch Programmierfehler, fehlerhafte Datenverarbeitungsgeräte oder Stromausfall verursacht werden.
Verlust aufgrund von Datensätzen: Schließt alle Verluste aus, für die ein Datensatz-Audit oder eine Bestandsaufnahme erforderlich ist, um nachzuweisen, dass es vorhanden ist.

Wie Verluste berechnet werden

Wenn seine Debitorenbuchhaltung beschädigt ist, kann ein Unternehmen möglicherweise nicht feststellen, wie viel seine Kunden schulden. Das war der Fall bei Glen's Glassworks. Vandalen zerstörten die Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens, und es waren keine Sicherungskopien verfügbar. In den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen wird erläutert, wie Verluste in dieser Situation berechnet werden. Die Art und Weise, in der Verluste bewertet werden, kann von einer Bestätigung zu einer anderen variieren, aber die meisten Versicherer folgen denselben allgemeinen Schritten.

Erstens berechnet der Versicherer Ihre gesamten Forderungen für den Zwölfmonatszeitraum vor dem Verlust. Es wird dann Ihre jährlichen Forderungen durch zwölf teilen.Das Ergebnis sind Ihre durchschnittlichen monatlichen Forderungen. Angenommen, Ihre Debitorenbuchhaltung wird am 1. Januar 2017 durch einen Brand zerstört. Ihr Versicherer summiert Ihre Forderungen für den Zeitraum vom 31. Dezember 2015 bis zum 31. Dezember 2016 und teilt diese Zahl dann durch zwölf. Wenn Ihre jährlichen Forderungen 1 Million US-Dollar betragen, beträgt Ihr monatlicher Durchschnitt 83.333 US-Dollar.

Anschließend wird Ihr Versicherer prüfen, ob normale Fluktuationen in Ihrem Unternehmen dazu führen, dass Ihre Forderungen höher oder niedriger sind als der Monatsdurchschnitt am Verlustdatum. Viele Unternehmen erzielen zu bestimmten Jahreszeiten höhere Umsätze und zu anderen Zeiten niedrigere Umsätze. Ihr Versicherer wird den Zeitpunkt des Verlusts berücksichtigen und den Monatsdurchschnitt entsprechend erhöhen oder senken.

Abzüge

Sobald Ihr Versicherer Ihre angepassten monatlichen Forderungen berechnet hat, wird er von den folgenden Beträgen abziehen:

Konten, die nicht verloren gehen: Ihr Versicherer leistet keine Zahlungen für Debitorenbuchhaltungen, die nicht verloren gegangen.
Accounts Re-Established or Collected: Ebenso kann Ihr Versicherer keine Zahlungen für Konten leisten, die Sie wiederherstellen oder abholen konnten.
Uneinbringliche Schulden: Der Versicherer wird einen Abzug für Ihre normalen Forderungsausfälle vornehmen. Dies sind Schulden, die Sie nicht hätten sammeln können, selbst wenn der Verlust nicht eingetreten wäre.
Unerworbenes Interesse: Ihr Versicherer wird Zins- und Servicegebühren abziehen, die Sie nicht von Kunden eintreiben können, weil Ihre Forderungen gelöscht wurden.

Sonstige Rückstellungen

Die Höhe, die Ihr Versicherer für Verluste aus der Deckung von Forderungen ausbezahlt, ist die im Endorsement angegebene Grenze. Die Begrenzung gilt für jedes Vorkommen.

Wenn Sie einen Teil eines von Ihrem Versicherer gezahlten Schadens zurückerhalten, müssen Sie dieses Geld an Ihren Versicherer zurückgeben. Angenommen, Ihr Versicherer hat Ihnen 50.000 US-Dollar für Konten bezahlt, die Sie nicht abholen können, da ein Brand Ihre Abrechnungsaufzeichnungen zerstört hat. Ein Kunde zahlt Ihnen anschließend $ 5.000 für die von Ihnen geleistete Arbeit. Wenn der Betrag, den der Kunde Ihnen schuldete, in die Versicherungssumme von $ 50.000 eingeschlossen war, müssen Sie $ 5.000 an Ihren Versicherer zurückzahlen.

Extended Coverage Endorsements

Viele Versicherer schließen Debitorenversicherungen als Teil eines Endorsements "Extended Coverage" ein, das an eine Property Policy angehängt ist. Diese Versicherung ist möglicherweise nicht gleichbedeutend mit der Deckung, die durch separate Endfälligkeit von Forderungen geleistet wird. Zum einen kann es allen Ausschlüssen unterliegen, die für Gebäude und persönliches Eigentum gelten. Zweitens wird wahrscheinlich ein Sublimit angewendet, und es ist wahrscheinlich niedrig. Darüber hinaus ist das Sublimit Teil von (nicht zusätzlich zu) der geschäftlichen persönlichen Eigentumsgrenze.