Video: i-talk24: E-Mail Response Management, das überzeugt 2024
Eine der häufigsten Herausforderungen für Kleinunternehmer besteht darin, das Bedürfnis zu erfüllen, viel erreicht zu bekommen, ohne jemals genug Zeit zu haben. Wir sind ein häufig überplanmäßiger Haufen, und die meisten von uns könnten von etwas mehr Zeit oder zumindest einer produktiveren Nutzung der Zeit profitieren, die wir haben.
Wenn es um das Zeitmanagement geht, ist es oft eine Herausforderung, herauszufinden, wie man die Zeit produktiver nutzen kann. Ein guter Ausgangspunkt ist das E-Mail-Management. Dies ist ein Bereich, der für viele Kleinunternehmer die Liste der Time-Killer anführt.
Da E-Mail eine fortlaufende Form der Kommunikation ist und wir nicht die vollständige Kontrolle über den eingehenden Datenfluss haben, müssen wir daran arbeiten, unsere Produktivität in Bezug darauf zu verbessern, wie wir empfangen, organisieren, antworten und sogar über email nachdenken. Mithilfe der folgenden Tipps können Sie ein System für die Verwaltung Ihrer E-Mails erstellen, das die Produktivität unterstützt, anstatt es zu verzehren.
1. Benachrichtigungen abschalten.
E-Mail wird zu jeder Tages- und Nachtzeit angezeigt. Daher ist es wichtig, dass Sie steuern, wie der Fluss eingehender Nachrichten in Ihren Tag passt. Deaktivieren Sie neue Nachrichtenbenachrichtigungen auf Ihrem Computer und Ihrem Smartphone, um ständige Ablenkungen und Unterbrechungen Ihres Zeitplans zu vermeiden und nach E-Mails zu suchen, wenn dies für Sie bequem ist.
2. Entscheiden Sie, wie Sie Ihren Posteingang verwenden.
Es gibt viele verschiedene Philosophien, wenn es darum geht, Ihren E-Mail-Posteingang zu verwalten. Sie können Ihren Posteingang als Catchall verwenden, ihn nur auf Nachrichten mit hoher Priorität beschränken oder ihn zu einer funktionierenden Aufgabenliste machen.
Der Schlüssel ist, einen bestimmten Zweck für Ihren Posteingang zu wählen und dabei zu bleiben.
3. Erstellen Sie E-Mail-Whitelists und Blacklists.
Die meisten E-Mail-Clients und E-Mail-Anbieter ermöglichen es Benutzern, Listen mit sicheren Adressen zu erstellen, um sicherzustellen, dass diese Nachrichten durchkommen, während sie die von Ihnen als Spam-Adressen betrachteten Adressen auf eine schwarze Liste setzen oder blockieren. Nehmen Sie sich Zeit, diese Listen regelmäßig zu aktualisieren, damit Ihre eingehende E-Mail sauber bleibt.
4. Stellen Sie einen Timer und einen Stapelprozess ein.
Einige Kleinunternehmer profitieren davon, dass sie Zeit für ihre E-Mails haben. Wenn dies für Sie funktioniert, legen Sie tagsüber eine bestimmte Zeitspanne ein, um auf Nachrichten zu reagieren, Aktionselemente in Ihre Aufgabenliste zu verschieben, Junk-Dateien zu löschen und auf einen Blick zu erkennen, was Ihre Aufmerksamkeit als Nächstes benötigt.
5. Verwenden Sie Regeln, um den Prozess zu automatisieren.
Um den E-Mail-Verwaltungsprozess noch weiter zu optimieren, verwenden Sie Regeln in Ihrem E-Mail-Client, die Ihre Nachrichten sortieren, markieren, verschieben und organisieren. Es dauert zwar einige Zeit, um Regeln zu erstellen, die die Verwendung von E-Mails unterstützen. Sobald Sie sie jedoch erstellt haben, können Sie einen erheblichen Teil Ihrer E-Mail-Verarbeitungszeit reduzieren.
6. Holen Sie sich einen Vorsprung vor Ihrem Smartphone.
Viele Kleinunternehmer haben Smartphones, damit sie auch außerhalb des Büros in Kontakt bleiben und arbeiten können.Wenn Sie häufig E-Mails auf Ihrem Mobilgerät abrufen, können Sie viel Zeit sparen, indem Sie Nachrichten lesen und verarbeiten, während Sie mobil sind. Selbst wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, Junk-Nachrichten und Nachrichten zu löschen, die Sie nicht speichern müssen, können Sie von einem optimierten Posteingang profitieren, wenn Sie zum Büro zurückkehren.
7. Wenn Sie es nicht lesen, melden Sie sich ab!
E-Mail-Newsletter und andere E-Mail-Marketing-Nachrichten können eine gute Möglichkeit sein, mit Kunden, Kollegen, Partnern und anderen Unternehmen, an denen Sie interessiert sind, in Verbindung zu bleiben, aber diese Nachrichten können sich schnell anhäufen.
Wenn Sie ein bestimmtes wiederkehrendes Mailing in mehreren Ausgaben nicht gelesen haben, beenden Sie Ihr Abonnement. Das Einschränken von E-Mail-Newslettern und anderen automatisierten Nachrichten auf diejenigen, die Sie regelmäßig lesen, kann eine einfache Möglichkeit sein, die Größe in Ihrem Posteingang zu reduzieren.
Weitere Tools, mit denen Sie in Ihrem kleinen Unternehmen produktiver werden können, finden Sie in dieser Liste mit 101 Produktivitäts-Apps.
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