Erstellen eines Dokumentenverwaltungssystems

Dokumentenverwaltung ist der Prozess der Handhabung von Dokumenten in der Weise, dass Informationen effizient und angemessen erstellt, geteilt, organisiert und gespeichert werden können. Daher ist es für Unternehmen wichtig zu lernen, wie ein Dokumentenmanagementsystem erstellt wird.

Bei vielen Unternehmen liegt der Schwerpunkt des Dokumentenmanagements auf der Organisation und Speicherung von Dokumenten. Sie möchten in der Lage sein, Dokumente auf eine organisierte und sichere Weise zu speichern, die es dennoch ermöglicht, Dokumente leicht zu finden.

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie ein Dokumentenverwaltungssystem erstellen, das genau das tut.

Wenn Sie "Dokumentenverwaltung" in eine Suchmaschine eingeben, erhalten Sie lange Listen mit Dokumentenmanagementlösungen, von denen viele Software oder Apps enthalten, die die Vorteile eines papierlosen Büros verdeutlichen.

Dokumentenverwaltungssoftware oder Apps sind jedoch darauf ausgelegt, die Handhabung elektronischer Dateien in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Das Problem ist, dass viele kleine Unternehmen mit einer Mischung aus altmodischen Daten auf Papier und elektronischen Akten umgehen müssen - und in einigen Fällen ist der Anteil an Papierdaten viel größer.

Eine Lösung für das Problem einer gemischten Datenumgebung wäre die Verwendung eines Dokumentenabbildungssystems, um alle Dokumente Ihres Unternehmens in ein elektronisches Formular zu konvertieren. Dies ist jedoch für viele kleine Unternehmen zu teuer und zeitaufwendig.

Die gute Nachricht ist, dass Sie die Grundlagen eines Dokumenten-Management-Systems implementieren können, ohne eine spezielle Software zu erwerben oder eine Großkunden-Dokumenten-Imaging-Lösung zu verwenden.

Das System muss nicht komplex sein; Sie müssen nur etwas Zeit in die Planung und Umsetzung investieren.

Erstellen eines Dokumentenverwaltungssystems

Das Einrichten eines Dokumentenverwaltungssystems umfasst drei Schritte;

• Erstellen eines Dokumentenverwaltungsplans,
• Implementieren des Dokumentenverwaltungsplans,
• und anschließend.

Der erste Schritt, den Plan zu erstellen, beinhaltet die Beantwortung dieser vier Fragen:

1. Wie lauten die Regeln zum Erstellen von Dokumenten?

Rechnungen, Zahlungserinnerungsschreiben, Verkaufsbroschüren, E-Mails, Bilanzen, Tabellenkalkulationen, Berichte - Alle Unternehmen erstellen eine Vielzahl von Dokumenten im Zuge der Geschäftsabwicklung. Um Ordnung zu schaffen, müssen alle Unternehmen Regeln für die Erstellung von Dokumenten festlegen.

Gibt es zum Beispiel firmeninterne Vorlagen für einige Ihrer Standard-Geschäftsdokumente, wie Briefe und Rechnungen, und wo befinden sie sich?

Gibt es einen internen Stilleitfaden, der befolgt werden muss?

Sollen neue Dokumente datiert und / oder mit einem Zeitstempel versehen werden?

Welche Verfahren sollten für das Teilen oder Überprüfen von Dokumenten befolgt werden?

Bei einigen kleinen Unternehmen kommt es nur darauf an, wo sich die Vorlagen für verschiedene Geschäftsdokumente befinden und wie sie zu verwenden sind.Wenn jedoch bei der Dokumenterstellung in Ihrem Unternehmen verschiedene Personen an der Zusammenarbeit, Überprüfung oder Aktualisierung von Dokumenten beteiligt sind, müssen Sie einige Zeit damit verbringen, zu entscheiden, wie diese Dinge ausgeführt werden sollten, um Effizienz und Konsistenz zu gewährleisten.

2. Wie werden Dokumente gespeichert?

Es gibt eigentlich zwei Aspekte dieser Frage.

Die erste betrifft die physikalischen Aspekte der Speicherung. Selbst wenn Ihr kleines Unternehmen Dokumente in Aktenschränken aufbewahrt, entstehen Kosten für die Speicherung. nicht nur die Kosten der Aktenschränke selbst, sondern auch die Kosten für die Zeit, wenn Sie und / oder Ihre Mitarbeiter Dokumente ablegen oder abholen. In der Tat sind die größten Kosten, die mit der Speicherung für die meisten kleinen Unternehmen verbunden sind, wahrscheinlich die Kosten der Zeit, die vergeudet wird, wenn Leute nach Dokumenten suchen.

Der zweite Aspekt der Speicherung von Dokumenten ist organisatorisch; Wie werden Dokumente eingereicht? Der Schlüssel zum Einreichen von Dokumenten besteht darin, gute Dateiverwaltungspraktiken zu befolgen. Jill Chongva erklärt, wie man ein Ablagesystem für die schnelle und effiziente Ablage in Ihrem Ablagesystem einrichten kann, während 10 Ablagemanagementtipps erklärt, wie Sie die Dateien auf Ihrem Computersystem organisiert und auf dem neuesten Stand halten können.

Sie müssen auch wissen, wie Sie Dokumente archivieren. Wie gehen Sie mit Dateien um, die nicht mehr aktuell sind oder nur bereit sind, in Ihrem Dokumentenverwaltungssystem in den Hintergrund gestellt zu werden?

Zum Beispiel beginne ich jedes Jahr die verschiedenen Arbeitsdateien auf meinem Computer, sortiere die nicht mehr aktuellen Dateien aus und erstelle neue Ordner, die nach Jahr und / oder Thema beschriftet sind. erforderlich.

Dasselbe kann mit Papierakten getan werden; Es ist nicht schwierig, alte (n) Dokumente aus einem Dateiordner zu entfernen und zu beschriften und ein neues mit "alt" im Titel zu erstellen. Einige Software bietet automatische Archivierungsoptionen. Mit Microsoft Outlook können Sie beispielsweise alte E-Mails archivieren.

3. Wie kann das Abrufen von Dokumenten vereinfacht werden?

Diese Frage ist das Herz Ihres Dokumentenmanagementsystems. In einer Umfrage von Leger Marketing für Xerox Canada gaben kanadische KMU-Inhaber und -Manager im Durchschnitt an, dass sie 2.125 USD pro Jahr für die Verwaltung und Speicherung von Dokumenten und etwa eine Stunde pro Tag für die Suche nach diesen Dokumenten (globeandmail.com) benötigen.

Auch hier können gute Ablagepraktiken einen großen Beitrag zur Lösung des Problems leisten. Durch das Durchsuchen der Data Management-Artikel auf dieser Website können Sie beginnen. Wenn Sie beispielsweise die Konventionen für die Dateibenennung konsistent befolgen, die in 10 Möglichkeiten zum Verwalten Ihrer digitalen Dateien beschrieben sind, werden Dokumente viel einfacher zu finden sein.

Unabhängig davon, ob Sie ein Einzelunternehmer sind, der allein oder als Unternehmer mit Mitarbeitern arbeitet, empfehle ich , eine Dateilistenliste zu erstellen, die Benutzer daran erinnert, wo bestimmte Dateitypen hingehen - und wo sie zu finden sind. bestimmte Dokumente. Wenn Ihr Unternehmen den meisten ähnelt, denken Sie daran, anzugeben, ob sich die Datei auf Ihrem Computersystem, einem internen Server, in der Cloud oder in Papierform an einem physischen Ort wie einem Aktenschrank befindet.Angenommen, Sie verwenden Bilder, Videos oder sogar Papierfotos in meinem Unternehmen. Ein Eintrag in Ihrer Dateilocation-Liste könnte sein:

Digitale Bilder / Video: Computer (oder Server) - Laufwerk E: / Fotos - Datei im entsprechenden Themenordner
Papierfotos: Aktenschrank 3 - Fotos - Alpha nach Thema

Freigegebene Netzwerk- oder Cloud-Laufwerke sollten inhaltlich gekennzeichnet sein, ebenso wie Aktenschränke.

4. Wie können wir unsere Dokumente sichern / sichern?

Die erste Verteidigungslinie für die Dokumentensicherheit ist die physikalische Sicherung der Geschäftsräume selbst. Alle Unternehmen müssen Sicherheitssysteme, wie z. B. Alarmsysteme, installiert haben - sogar in Heimen.

Unternehmen müssen möglicherweise auch in andere Sicherheitsvorrichtungen wie Fenstergitter, Sicherheitsüberwachungskameras und / oder Patrouillendienstleistungen investieren. Sie können die ganze Zeit damit verbringen, Kennwörter zu erstellen und Dateien zu verschlüsseln, um Ihre elektronischen Dateien zu schützen, aber es spielt keine große Rolle, ob jemand einfach nur hineingehen und Ihren Computer und die dazugehörige Festplatte stehlen kann.

Alle Aktenschränke sollten abschließbar sein und nach den Geschäftszeiten abgeschlossen sein (und zur Mittagszeit verschlossen, wenn sich niemand in der Nähe befindet).

Allgemeine Sicherheitsverfahren für elektronische Dokumente umfassen das regelmäßige Sichern von Dokumenten und das Aufbewahren von Dokumentsicherungen auf einer anderen Festplatte als derjenigen, auf der sich die Originaldokumente befinden. Off-Site ist am besten, um zu verhindern, dass Ihre Geschäftsdaten durch Naturkatastrophen ausgelöscht werden - ein weiterer Grund, warum die Cloud ideal für Unternehmen ist. Weitere Informationen zum Einrichten und Verwenden eines effektiven Sicherungssystems finden Sie unter Einrichten eines erfolgreichen Sicherungssystems.

Kleine Unternehmen mit Kollegen oder Mitarbeitern, die dasselbe Computernetzwerk nutzen, möchten möglicherweise auch den Zugriff einiger Benutzer beschränken, sodass sie nur einige der Netzwerkressourcen verwenden oder sehen können. Beispielsweise haben Sie möglicherweise ein Netzwerk- oder Cloudfreigabeverzeichnis mit dem Namen "Accounting", dessen Zugriff auf die Verwaltung beschränkt ist. Selbst wenn ein Benutzer auf eine Ressource wie eine Anwendung zugreifen darf, können bestimmte Dokumente durch ein Kennwort geschützt werden. Inhalte von Dokumenten können auch verschlüsselt werden, sodass sie nur für diejenigen zugänglich sind, die über den erforderlichen Verschlüsselungsschlüssel verfügen.

Der Diebstahl von Mitarbeitern ist eine weitere Bedrohung für die Datensicherheit. Kleinbetriebe mit Angestellten sollten Lebenslaufprüfung durchführen und Hintergrundüberprüfungen auf Angestellten eine Angelegenheit der Politik erhalten.

Implementieren Ihres Dokumentenverwaltungssystems

Sobald Sie Ihren Dokumentenverwaltungsplan erstellt haben, indem Sie die oben genannten Fragen beantwortet haben, können Sie es implementieren und sicherstellen, dass alle Ihre Mitarbeiter die Details des Dokumentenverwaltungssystems Ihres Unternehmens kennen. nach den entsprechenden Verfahren beim Erstellen, Speichern und Abrufen von Dokumenten.

Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass alle Personen, die auf Dokumente innerhalb Ihrer Organisation zugreifen und diese verwenden, die folgenden Schritte ausführen, z. B. Dokumente ordnungsgemäß benennen und speichern. Überprüfen Sie regelmäßig, ob bestimmte Dateien leicht gefunden werden können, und schützen Sie sie vor Fehlfehlern.

Sie können ein Dokumentenverwaltungssystem an einem Tag einrichten, aber die konsistente Implementierung im Laufe der Zeit ist der Schlüssel zum Erfolg. Die Belohnungen sind riesig - in der Lage zu finden, was Sie finden möchten, wann Sie es wollen und Seelenfrieden.