10 Dinge, die jeder neue Programmmanager wissen sollte

Sie haben gerade Ihren ersten Job als Programmierer? Oder Sie möchten wissen, ob der Sprung zum Programmmanagement eine Berufswahl ist, die Sie machen sollten? Herzlichen Glückwunsch, du bist am richtigen Ort!

Programmmanagement ist eine lohnende und gut bezahlte Berufswahl. Aber es kann auch eine herausfordernde Rolle sein.

Hier sind 10 Dinge, die jeder neue Programmmanager kennen sollte, bevor er die Rolle startet.

1. Programmmanagement ist nicht das Gleiche wie Projektmanagement

Es wird allgemein akzeptiert, dass Projektmanagement die Arbeit plant, die Aufgaben und die Ressourcen organisiert, den Prozess steuert und ein bestimmtes Ziel erreicht.

Ob es darum geht, ein neues Büro zu eröffnen, eine neue App zu starten oder ein Olympiastadion zu errichten - die Projekte haben einen definierten Anfang, eine Mitte und ein Ende und eine klare Zielsetzung.

Programme sind etwas anders. Sie müssen immer noch Leute haben, die die Aufgaben organisieren, Ressourcen verwalten, Prozesse durcharbeiten und so weiter, aber sie melden sich als Programm-Manager bei Ihnen. Es gibt viel weniger abhaken Aufgaben als abgeschlossen in einem Projektplan, aber viel mehr strategische und Beziehung aufbauende Arbeit.

Bei der Programmverwaltung geht es darum, den gesamten transformativen Wandel auf Kurs zu halten, um der Organisation im Laufe der Zeit etwas von Wert zu liefern. Ohne dass jemand als Programmmanager agiert, haben Sie nur eine Reihe von Projekten, die zu zufälligen Zeiten und ohne ein verbindendes Thema liefern. Der Programmmanager ist die Person, die alles zusammenbringt.

2. Es gibt Ungewissheit … Deal With It

Programme sind von Natur aus unsicher. Während Sie vielleicht wissen, was das große Ganze ist, ist es nur eine Vision, wenn Sie anfangen.

Der genaue Weg, wie man dorthin kommt und welche Projekte in den nächsten fünf Jahren benötigt werden … nun, das ist etwas, das man trainieren muss, wenn man geht.

Sie beginnen mit einer detaillierten Planung für das, was Sie wissen, und bauen ein Bild auf, wie Sie den Rest des Projekts ansprechen können, wenn Sie näher kommen. Erweitern Sie Ihre Planungs- und Lieferhorizonte Schritt für Schritt, bis Sie nicht mehr weiterkommen.

In regelmäßigen Abständen die Zeit blockieren, um die nächsten Schritte zu planen. Sie können diese Gelegenheit auch nutzen, um sicherzustellen, dass Sie immer noch auf dem richtigen Weg sind, um einen geschäftlichen Nutzen zu erzielen.

3. Achten Sie auf Burnout

Während ein Projekt in einem Jahr oder so vorbei sein kann, können Programme weiter und weiter dehnen. Die nukleare Stilllegungsarbeit am britischen Standort Sellafield hat zum Beispiel bis 2025 Meilensteine ​​erreicht.

Programmmanager müssen ihr Team vor Burnout schützen. Sie können nicht für diese Zeitspanne mit Höchstgeschwindigkeit arbeiten, also stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter angemessene Ausfallzeiten erhalten. Dies sollte sowohl eine ruhigere Arbeitszeit mit weniger Arbeitsleistungen als auch eine angemessene Zeit außerhalb des Büros für den Urlaub sein.

Verwalten Sie Ihren Krankheitsurlaub genau, beobachten Sie Ihre Überstundenberichte und achten Sie auf die Tatsache, dass das Wohlergehen Ihres Teams von größter Bedeutung ist, wenn Sie Abnutzungserfolge einschränken und Ihre Talente für die Dauer des Programms behalten möchten.

4. Sie müssen das Tempo verwalten

Wenn Sie ein Programm mit einem fernen Abschlussdatum ausliefern, müssen Sie das Tempo der Arbeit bewältigen. Es ist schwer, die Dynamik über mehrere Jahre aufrechtzuerhalten, so dass es Ihre Aufgabe als Programmmanager ist, die Prioritäten und Projekte so zu handhaben, dass messbare Ergebnisse regelmäßig geliefert werden.

Mischen Sie die schnellen Siege und den stetigen Fortschritt in Richtung der größeren Bildziele. Dies hilft dem Team zu sehen, dass Sie vorwärts gehen und stellt sicher, dass es einige kurzfristigere Erfolgsgeschichten gibt, um die Motivation hoch zu halten. Schließlich hilft es den Investoren und der Geschäftsleitung, zu sehen, dass Fortschritte erzielt werden.

5. Trainieren Sie Ihr Team für den Erfolg

Programme liefern oft etwas Neues, Einzigartiges oder Veränderliches für die Organisation. Eine der Herausforderungen bei der Arbeit an solchen Initiativen ist, dass Sie wahrscheinlich nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um alle erforderlichen Aufgaben und Projekte ausführen zu können.

Das ist OK und zu erwarten. Ihre Aufgabe als neuer Programmmanager ist es, sicherzustellen, dass Sie die Menschen, die Sie haben, weiterqualifizieren, umschulen und weiterentwickeln können, so dass Sie gemeinsam alle Ressourcenanforderungen erfüllen können.

Es könnte Bereiche geben, in denen Sie nur eine bestimmte Ressource für einen begrenzten Zeitraum benötigen. Zum Beispiel trainieren Sie keinen Ihrer Mitarbeiter darin, wie man ein Gabelstaplerfahrer wird, wenn das eine Fertigkeit ist, die Sie für nur eine Woche benötigen, eine Lieferung von etwas entladen. Aber wenn Sie die Art und Weise, wie die Online-Präsenz Ihres Unternehmens verwaltet wird, verändern, wäre es wahrscheinlich wertvoll, wenn Sie über Fähigkeiten zur Website-Entwicklung im eigenen Haus verfügen und über Social Media oder Suchmaschinenoptimierung verfügen. Dies sind die Fähigkeiten, auf die sich das Unternehmen längerfristig verlassen wird.

Treffen Sie die Entscheidung, welche dieser Komponenten Sie in das Team einbetten müssen und welche ausgelagert werden sollen. Stellen Sie dann sicher, dass Ihr Programm die Schulungs- und Rekrutierungsaufgaben ausführen kann, die erforderlich sind, um die Ergebnisse nach jedem Projekt zu verwalten.

6. Governance ist komplexer

Wenn Sie aus einem Projektmanagement-Hintergrund kommen, wird Governance für Sie keine Überraschung sein. Es ist die Art und Weise, in der Projekt- und Programmstrukturen organisiert und kontrolliert werden, um sicherzustellen, dass die Entscheidungsfindung auf die richtige Weise erfolgt und dass die richtigen Personen einbezogen werden. Es ist entscheidend für die Sicherstellung, dass die Arbeit auf eine Art und Weise vorangetrieben wird, die zum Gesamtgeschäftsfall passt, und es hilft, die Verantwortlichkeit der Menschen zu wahren.

Governance ist auch die Art und Weise, wie das Project Management Office und die leitenden Angestellten sicherstellen können, dass das Programm auf dem richtigen Weg ist, die Vorteile zu liefern - und einen formalen Weg zur Schließung von Projekten oder eines ganzen Programms bietet. wird nicht mehr erreicht werden.

Governance ist in einer Programmumgebung komplexer als in einer Projektumgebung.Project Boards und Steering Groups haben normalerweise eine Mitgliedschaft auf der Exec-Ebene. Dies ist zu erwarten, da das Endergebnis eines Programms normalerweise eine Geschäftsumwandlung ist.

Programme haben auch Auswirkungen auf den Business-as-usual-Prozess und die täglichen Abläufe der Organisation, sodass die Investition normalerweise erheblich ist und sich auf die GuV auswirkt. Dies erfordert auch ein potenziell höheres Maß an Aufsicht als ein Kapitalprojekt.

Optimieren Sie die Programm-Governance für Ihr Programm, indem Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Mitarbeiter in den Entscheidungsrollen haben und klare Verantwortlichkeiten für die Mitarbeiter im Team haben.

7. Planung ist viel schwieriger …

Die Planung eines Programms ist schwieriger als die Planung eines Projekts, weil es viel mehr bewegliche Teile gibt, aber man könnte argumentieren, dass es auch mehr Spaß macht!

In der Regel stellen die Projektmanager, die am Programm beteiligt sind, ihre Projektpläne zusammen. Dann trifft sich die Programmleitung und unter Ihrer Leitung als Programmleiter werden die Pläne integriert.

Das ist leicht zu sagen, aber nicht so einfach. Es erfordert die Identifizierung der Abhängigkeiten zwischen Projekten und Projektaufgaben. Es zwingt Sie dazu, sich die Ressourcenanforderungen für das gesamte Programm anzusehen und Aktivitäten entsprechend der Verfügbarkeit von Schlüsselpersonen zu jonglieren. Und es ist auch keine einmalige Aufgabe.

Sobald Ihr integrierter Programmplan zusammengestellt ist, können Sie ihn in einem Gantt-Diagramm oder einem anderen Softwaretool nachverfolgen. Während Ihre Projektmanager ihre Projekte in Echtzeit verfolgen, müssen Sie Anpassungen am Programmplan vornehmen, alle über Änderungen informieren und darlegen, was dies für ihren Arbeitsbereich bedeutet.

8 …. Aber Sie müssen nicht jede Linie planen

Als Programmmanager verlassen Sie sich auf Ihre Projektleiter, um die detaillierte Planung durchzuführen. Es ist nicht praktisch oder wünschenswert, dass Sie einen Plan mit Tausenden und Tausenden von Aufgaben verfolgen.

Sie benötigen eine aufgerollte, hochstufige Ansicht der Projekte mit genügend Details, um Ihnen zu zeigen, ob etwas Auswirkungen auf Programmebene haben wird.

Der einfachste Weg, dies zu tun, ist mit dedizierten Software-Apps (diese 10 bewährten Projekt- und Programm-Software-Tools sind ein guter Ausgangspunkt). Der Versuch, Ihr Multi-Millionen-Dollar-Programm in einer Tabelle zu verwalten, wird nicht einfach sein.

9. Sie müssen Ihre Delegierung verbessern

Egal wie gut Sie delegieren, in einer Programmverwaltungsrolle zu sein bedeutet, dass Sie noch besser werden müssen.

Die gute Nachricht ist, dass Sie ein Team von Projektmanagern haben sollten und dass Sie möglicherweise sogar ein spezielles Programmverwaltungsbüro haben, um Ihre transformative Veränderung zu unterstützen.

Die schlechte Nachricht ist, dass du es nicht tun kannst!

Es gibt viel Arbeit an einem Programm zu tun und es einzustellen, um sicherzustellen, dass sich alle beweglichen Teile zur richtigen Zeit zusammen bewegen, ist eine enorme Anstrengung. Sie können es nicht alleine schaffen und sollten es nicht versuchen. Ermitteln Sie, wie viel Zeit Sie für die Initiierung des Programms benötigen, und stellen Sie sicher, dass Sie über ein Team verfügen, das Sie unterstützt.

Wenn Sie niemanden in Ihrem Programmverwaltungsbüro haben, bitten Sie jemanden, an das Programmmanagementteam abgeordnet zu werden. Es gibt viel zu tun: Eine Person in einer Projektkoordinationsrolle wäre perfekt positioniert, um die erforderliche Koordination auf Programmebene zu erreichen und Sie zu befähigen, sich an den strategischen Aufgaben zu beteiligen.

10. Haben Sie keine Angst vor Konflikten

Es gibt viele Stränge zu Programmen. Von Projekten mit schwierigen Stakeholdern bis hin zu scheinbar unerreichbaren Terminen: Jeder Tag bietet Ihnen Konfliktmöglichkeiten. Achten Sie auf die Dinge, die die Projektleistung stören, und bereiten Sie sich darauf vor, bei Bedarf in eine Konfliktsituation einzusteigen, bevor sie anfängt.

Welches dieser 10 Dinge kam für Sie überraschend? Teilen Sie Ihre Gedanken zur Programmverwaltung auf Ihrem bevorzugten Social-Media-Kanal mit!