Warum Sie eine Event Planning Checkliste benötigen

Ganz gleich, ob Sie gerade erst in der Eventplanung anfangen oder ein erfahrener Eventplaner sind, mit großer Wahrscheinlichkeit kennen Sie eine Checkliste für die Veranstaltungsplanung oder haben sie zumindest während eines Veranstaltungsplanungskurses oder Branchentreffen. Es gibt einen Grund dafür. Eine Checkliste für die Veranstaltungsplanung ist der beste Freund eines Planers, ein unschätzbares Tool für die erfolgreiche Verwaltung Ihrer Veranstaltungen.

Hinweis: Eine Ereignisplanungs-Prüfliste wird auch als Ablaufplan oder kritischer Pfad bezeichnet.

Bei der Veranstaltungsplanung dreht sich alles um die Planung. Sogar die kreativste Event-Idee wird platzen, wenn sie nicht gut geplant und ausgeführt wird. Hier finden Sie eine Checkliste für Veranstaltungen. Es ist Ihr Leitfaden dafür, dass Sie bei der Planung einer erfolgreichen Veranstaltung stets auf dem Laufenden bleiben und den Zeitplan einhalten müssen, wenn Sie die vielen Verantwortlichkeiten und die verschiedenen Details berücksichtigen. Dies ist besonders nützlich bei der Verwaltung mehrerer Ereignisse. Wenn Sie eine kleine Aufgabe vergessen oder an einer Deadline zurückliegen, kann dies zu einem Domino-Effekt führen: Andere scheinbar nicht zusammenhängende Aspekte Ihres Events können nacheinander auseinanderfallen.

Verlassen Sie sich also nicht auf Ihr Gedächtnis, Haftnotizen oder Scribbles auf Ihrem Pad, um Ihre Eventplanung reibungslos ablaufen zu lassen. Lernen Sie, eine effektive Checkliste für die Veranstaltungsplanung zusammenzustellen, und Sie werden bald Ihr neuer bester Freund werden.

Bevor Sie anfangen

Um zu beginnen, klären Sie etwas Zeit von Ihrem Zeitplan ab, um sich auf das Ereignis zu konzentrieren, das Sie planen.

Als nächstes klären Sie Ihren Verstand. Ernst. Kein Blick auf das Telefon oder Antworten auf eine E-Mail. Sie müssen sich dieses Ereignis von Anfang bis Ende ohne Unterbrechung oder Ablenkung vorstellen, damit Sie alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, effektiv planen können.

Bereiten Sie sich vor

Denken Sie über das Ereignis nach, das Sie planen, und notieren Sie alle bestätigten Details: Kundenname und Kontaktinformationen, Datum der Veranstaltung, Ort, Anzahl der Teilnehmer usw.

Nehmen Sie einen Kalender heraus und markieren Sie das Ereignisdatum in diesem Kalender in fetten Buchstaben. Sammeln Sie andere relevante Materialien - Fotos des Veranstaltungsortes, Liste der Caterer, die Sie kontaktieren müssen - die Teil dieser Veranstaltung sind.

Gehen Sie zurück

Um mit der Erstellung einer Checkliste für die Ereignisplanung zu beginnen, müssen Sie rückwärts arbeiten.

Die Gäste erleben eine Veranstaltung als eintägiges oder mehrtägiges Treffen, bei dem alles gleichzeitig passiert. Wie eine Live-Performance, die auf der Bühne erscheint und wunderschön ausgeführt wird. Event-Planer sehen Ereignisse als eine Reihe kleinerer Ereignisse, die wie Teile eines Puzzles zusammenpassen und im Endereignis gipfeln. Als Planer beginnen wir also am Anfang. Das ist einige Wochen oder Monate bevor ein tatsächliches Ereignis stattfindet.

Beginne am Anfang

Wenn du entscheidest, wo du mit der Erstellung deiner Checkliste für die Veranstaltungsplanung beginnen sollst, denke darüber nach, eine solide Grundlage für deine Veranstaltung zu legen.Bevor Sie Farbschemata auswählen und Blumen bestellen, müssen Sie sich mit den Grundlagen auseinandersetzen. Von der Unterzeichnung von Verträgen bis hin zur Verhandlung eines Raumblocks muss alles auf Ihrer Checkliste stehen, egal wie groß oder klein sie ist. Der Schlüssel besteht darin, zuerst alle Aufgaben zu erledigen, die im Voraus abgeschlossen werden können, um mehr Zeit in Ihrem Zeitplan für die Aufgaben zu ermöglichen, die näher am Ereignisdatum stattfinden.

Einige Beispiele für Elemente, die in Ihre Checkliste für Veranstaltungsplaner aufgenommen werden:

Unterzeichnen Sie Verträge (mit Kunden, Veranstaltungsort, Lieferanten usw.).
Bestätigen Sie Datum und Uhrzeit mit Veranstaltungsort
Leihen Sie Unterhaltung (Band, Lautsprecher, etc.)
Sicherer Hotelblock
Einladungen
Menü wählen
Mitarbeiter einstellen
Nummer bestätigen Gäste
Gehen Sie durch die Website
Bestätigen Sie die Einrichtung des Raums

Zusätzliche Zeit zulassen

Fügen Sie bei jedem Element auf Ihrer Event-Checkliste zusätzliche Zeit hinzu. Wenn das Datum, an dem die Einladungen tatsächlich verschickt werden, der 15. März ist, legen Sie einen Artikel auf Ihre Liste, damit die Einladungen am 8. März eine Woche früher versendet werden können. Das gibt Ihnen etwas mehr Zeit, wenn etwas mit den Einladungen schief geht oder wenn Sie aus einem anderen Grund hinter dem Zeitplan stehen.

Erinnerungen in die Checkliste einbeziehen

Es genügt nicht, in Ihrer Checkliste den "Vertrag mit dem Caterer unterschreiben" zu schreiben.

Sie müssen sicherstellen, dass der Caterer eine Kopie des Vertrags erhalten hat und auch eine unterzeichnete Kopie an Sie zurückgeschickt hat. Fügen Sie für jeden großen Artikel, den Sie Ihrer Checkliste hinzufügen, eine Erinnerung hinzu. Beispiel: "Follow-up mit Caterer re: contract. "Fügen Sie eine weitere, spätere Erinnerung hinzu, die lautet" Empfangener unterzeichneter Vertrag vom Caterer ". Es ist nicht ungewöhnlich, eine Aufgabe anzugehen und sie als erledigt zu betrachten, wenn sie wirklich nur auf Ihrer Seite abgeschlossen wurde.