Top Strategien zur Verbesserung der Debitorenbuchhaltung

Die Etablierung einer effektiven Forderungsmanagementstrategie ist ein entscheidender Bestandteil eines erfolgreichen Geschäfts. Trotzdem beschäftigen wir uns routinemäßig mit kleinen und mittelständischen Unternehmen, die sich methodisch nicht an die Situation halten, und sie sind um so schlimmer. Die Verbesserung und Optimierung von Debitorenprozessen bringt viele Vorteile mit sich, und sie gelten nicht nur für AR selbst. Ein rationalisierter und effizienter AR-Prozess wirkt sich auch positiv auf Marketing, Vertrieb, Kundenservice und Gesamtbetrieb aus.

Es lohnt sich also, Zeit und Mühe aufzubringen, um es zu verbessern.

Optimierung der Debitorenbuchhaltung: Warum es wichtig ist

Wie bei vielen Geschäftsinhabern sehen Sie möglicherweise nicht sofort die Vorteile einer proaktiven Optimierung Ihrer Debitorenprozesse. Wie bereits erwähnt, kann dies jedoch viele Aspekte Ihres Unternehmens drastisch verbessern. Es verhindert, dass vorhandenes Kapital verschwendet wird, was die Liquidität erhöht. Im Gegenzug ist ein Unternehmen besser in der Lage, Schulden zu reduzieren, Kosten zu senken, das Wachstum von Fonds zu fördern und in vielen Fällen die Konkurrenz zu übertreffen.
Entscheidend für die Optimierung von Debitorenprozessen ist es, den Prozess frühzeitig zu starten. Allzu oft sind Unternehmen so darauf bedacht, Verkäufe zu tätigen, dass sie nachträglich als Forderungen behandelt werden. Wenn Sie den Prozess frühzeitig beginnen, besprechen Sie Dinge wie Zahlungsbedingungen in den frühen Phasen der Kundenbeziehung. Einen neuen Kunden frühzeitig mit elektronischen Zahlungen an Bord zu holen, ist ein weiteres Beispiel für eine proaktive Herangehensweise an die Situation.

Bevor Sie irgendetwas anderes tun, verpflichten Sie Ihr Unternehmen, Debitoren so früh wie möglich zu einer Priorität zu machen.

Typische Debitoren-Fallstricke

Geschäftseigentümer treiben die Debitoren oft auf Sparflamme, vorausgesetzt, dass es gut genug ist, alleine genug zu verlassen. Allerdings verursachen schlechte AR-Praktiken eine Reihe von Problemen für Unternehmen.

Von der Ausweitung des Kredits auf unqualifizierte Kunden bis hin zur rechtzeitigen Nachverfolgung von überfälligen Konten - schlechte AR-Praktiken sparen Zeit, Geld und Produktivität von einem Unternehmen. Sie erzeugen oft einen Welligkeitseffekt, der praktisch jeden Aspekt eines Unternehmens berührt. Der schlimmste Teil von allen ist, dass viele der Probleme leicht vermeidbar sind.
Weitere häufig auftretende Probleme im Zusammenhang mit Streitfällen betreffen die unangemessene Anwendung und Zuweisung von Barzahlungen, die Nichtbeachtung der Genauigkeit von Rechnungen und Rechnungen sowie die Nichterstellung und ordnungsgemäße Verwendung von Berichten, um potenzielle Probleme aus dem Weg zu räumen. Jeder dieser und anderer Fehltritte kann selbst für sehr erfolgreiche und profitable Unternehmen weitreichende Probleme verursachen. Daher ist es mehr als lohnenswert, Maßnahmen zu ergreifen, um sie so schnell wie möglich zu korrigieren.

Optimieren Sie diese fünf Aktivitäten für eine verbesserte Debitorenabwicklung

Die Optimierung der Debitorenprozesse scheint von Anfang an ziemlich entmutigend zu sein. Wenn Sie jedoch einen methodischen Ansatz für die Situation verwenden, können Sie Änderungen implementieren, die zu ziemlich schnellen und dramatischen Verbesserungen führen. Für Ihre Bequemlichkeit haben wir fünf Aktivitäten identifiziert, die bei ordnungsgemäßer Optimierung die Gesamtfunktion Ihres Debitorenprozesses drastisch verbessern und wiederum viele aufregende Vorteile für Ihr Unternehmen als Ganzes bringen:

1. Genaue Kundendaten pflegen - Die Zentralisierung des Stammdatenprozesses, um die Genauigkeit der Kundenkonten und der Informationen sicherzustellen, ist ein entscheidender Teil der Einrichtung und Aufrechterhaltung eines effektiven Debitorenprozesses. Beispielsweise können ungenaue Adressen dazu führen, dass Rechnungen an die falsche Stelle versendet werden, was zu Zahlungsverzug führt. Kundenkonten sollten regelmäßig überprüft werden, um Anomalien wie ungewöhnliche oder unangemessene Zahlungsbedingungen, Kreditlimits, Rabatte und dergleichen zu überprüfen. Änderungen an Kundendaten sollten ordnungsgemäß dokumentiert werden, und es sollten Kontrollen eingerichtet werden, um zu verhindern, dass unbefugte Personen auf Daten zugreifen oder diese bearbeiten können.
2. Einführung eines klaren und präzisen Kreditgenehmigungsprozesses - Allzu oft geraten Unternehmen in nachteilige Kreditgewohnheiten, um den Umsatz anzukurbeln. Das führt natürlich zu einem Teufelskreis, der letztlich für ein Unternehmen katastrophal sein kann. Kreditverlängerung kann eine sehr gute Sache sein, aber ein klarer Prozess dafür muss etabliert werden. Es sollte klare Anweisungen darüber enthalten, wann und wie Kreditlimits zu bewerten und außer Kraft zu setzen sind, wann Konten gesperrt werden und wie der Antragsprozess funktioniert. Regelmäßige Überprüfungen des Kreditgenehmigungsprozesses sollten durchgeführt werden, da sich die Umstände ändern.
3. Richten Sie einen effektiven Abrechnungsprozess ein - Die Fakturierung und Fakturierung von Kunden muss genau und effizient sein, um effektiv zu sein. Fehler in der Preisgestaltung, Maßeinheiten und dergleichen können ernsthaften Schaden anrichten. Außerdem müssen Rechnungen rechtzeitig erstellt und gesendet werden, und die Art und Weise, in der sie erstellt werden, sollte konsistent und definiert sein. Eine Möglichkeit, die Abrechnung und Fakturierung zu verbessern, besteht darin, so viel wie möglich zu automatisieren, also scheuen Sie sich nicht, sich hier auf die Technologie zu verlassen. Verwenden Sie Ausnahmeberichte, um problematische Konten zu ermitteln. Wenn möglich, richten Sie ein Kundenportal ein, um einen Teil der Arbeit auf Kunden zu übertragen und ihnen gleichzeitig ein Gefühl von Autonomie zu geben.
4. Bezahlen Sie den Cash-Antragsprozess - Bei der Ankunft müssen Zahlungen korrekt angewendet werden. Sie sollten auf den richtigen Kunden und die entsprechenden Rechnungen angewendet werden. Andernfalls, wenn Streitigkeiten oder Probleme später auftreten, wird es sehr schwierig sein, das anfängliche Problem in den Griff zu bekommen. Zahlungen sollten auch schnell angewendet werden, um sicherzustellen, dass Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt wissen, welche Konten aktuell sind und welche überfällig sind. Ein möglicher Weg zur Optimierung des Prozesses besteht darin, der Einfachheit halber eine begrenzte Anzahl von Zahlungsoptionen anzubieten.Buchen Sie Journaleinträge zeitnah und lange vor dem Ende der Daten. Wann immer es möglich ist, vermeiden Sie, Geld in spannende Konten zu stecken, bis Sie die Zeit haben herauszufinden, wo es eigentlich hingehen soll.
5. Optimieren Sie den Inkassoprozess - Eine korrekte Optimierung der Debitorenbuchhaltung erleichtert das rechtzeitige und effektive Inkasso. Wenn beispielsweise Zahlungen ordnungsgemäß angewendet werden, lässt sich leicht feststellen, bei welchen Konten ein Zahlungsausfall droht. Die Sammlungsbemühungen sollten konsistent und methodisch sein. Ein klar definierter Prozess für die Aushandlung von Zahlungsplänen sollte festgelegt werden, um sicherzustellen, dass er mit den Gesamtzielen des Unternehmens übereinstimmt. Prozesse sollten so weit wie möglich automatisiert werden, um das Risiko von Fehlern durch manuelle Eingabe zu reduzieren.

Acht bewährte Verfahren zur Verbesserung der Debitorenprozesse

Das American Productivity and Quality Center (APQC) hat eine Reihe von Standards mit dem Namen Offene Standards eingeführt. Sie beschreiben Best Practices für die Verarbeitung von Debitoren und sollten sich als unschätzbar erweisen, wenn Sie daran arbeiten, Ihre AR-Prozesse zu verbessern. Wir haben die acht wichtigsten Punkte aus den APQC Open Standards für Sie zusammengestellt:

1. Beheben Sie Hindernisse beim Empfang von Zahlungen - Sie können beispielsweise Ihre Kunden befragen, um herauszufinden, welche Zahlungsmethoden für sie am besten geeignet sind. Erwägen Sie von daher eine andere Auswahl an Zahlungsoptionen, um es Kunden zu erleichtern, ihre Rechnungen pünktlich zu bezahlen.
2. Priorisierung des Kreditmanagements - Kredit nicht lebenslänglich vergeben, nur um die Verkäufe aufrechtzuerhalten. Diese Strategie ist auf lange Sicht ein Fehlschlag und nur ein Beispiel für die vielen potenziellen Probleme, die durch schlechte Kreditmanagementprozesse entstehen können.
3. Regelmäßige Bewertung der Debitorenbuchhaltung - Legen Sie einen spezifischen Zeitplan für die Überwachung und Bewertung des Status Ihrer Debitoren fest. Idealerweise sollte es mindestens einmal pro Woche durchgeführt werden. Je eher Sie Fehler finden, desto eher können Sie sie korrigieren - und desto unwahrscheinlicher sind sie, dass sie Ihrem Unternehmen größere Probleme bereiten.
4. Betrachten Sie die Verkürzung der Zahlungsbedingungen - Es gibt kein Gesetz, das besagt, dass alle Kunden Zahlungsbedingungen von 30 Tagen haben müssen. Oftmals veranlasst die Verwendung kürzerer Zahlungsbedingungen langsam zahlende Kunden dazu, zumindest etwas schneller zu zahlen. Daher ist es eine lohnende Option, diese zu berücksichtigen.
5. Erstellen eines Prozesses zur Beilegung von Rechnungsstreitigkeiten - Richten Sie einen bestimmten Prozess für die Bearbeitung von Streitigkeiten bei der Rechnungsstellung ein. Dies wird nicht nur den Prozess rationalisieren, sondern auch die allgemeine Kundenzufriedenheit verbessern, da Ihr Team genau weiß, was zu tun ist, wenn ein Streit entsteht.
6. Automatisieren - Untersuchen Sie verschiedene Arten von Software und andere Technologien, um so viele Prozesse wie möglich zu automatisieren. Je mehr Sie das menschliche Element entfernen können, desto genauer und zuverlässiger wird der gesamte Prozess sein. Viele Programme sind teuer, aber der ROI ist beträchtlich, da weniger Fehler auftreten und in vielen Fällen auch die Produktivität der Mitarbeiter steigt.
7. Erstellen Sie einen proaktiven Sammelprozess - Machen Sie Sammlungen zur obersten Priorität und setzen Sie sie durch, indem Sie eine klare, präzise Sammlungsstrategie erstellen. Idealerweise soll frühzeitig eingegriffen werden. Wenn ein Konto in die überfällige Spalte rutscht, sollte Ihr Team darüber sein und wissen, was zu tun ist.
8. Bill Elektronisch - Wenn Sie die Mittel dazu haben, können Sie Kunden elektronisch abrechnen. Während es einige geben wird, die elektronische Rechnungen und Zahlungen nicht unterstützen können, sind die meisten Unternehmen heutzutage mit an Bord. Je weniger Papierprüfungen Sie bearbeiten und versenden müssen, desto einfacher und genauer ist der gesamte Prozess.

Wie Sie sehen, müssen Sie nicht von vorne anfangen, um Ihre Debitoren zu verbessern und zu optimieren. Sie können sich für einen Bereich auf einmal entscheiden, oder Sie können Volldampf in die Höhe treiben und alles auf einmal umgestalten. Auf jeden Fall zahlt sich jeder Schritt, den Sie zur Optimierung Ihrer Debitoren nehmen, langfristig aus.