Wie man eine To-Do-Liste erstellt: Verwaltungstipps

Wir haben alle To-Do-Listen gemacht. Irgendwie scheint es nie genug Stunden am Tag zu geben, um alle Dinge auf Ihrer To-Do-Liste zu erledigen. Hier ist ein System, das funktioniert - und es kann auch für Sie arbeiten.

Eine Liste ist nicht genug

Eine "To-Do-Liste" zu erstellen, reicht nicht aus. Du musst sie einstufen. Sie müssen wissen, welche Aufgaben wichtiger sind, damit Sie sich auf sie konzentrieren können. Dann müssen Sie diesen Gegenständen Ressourcen zuweisen, Ihren Fortschritt messen und sich für Ihre Erfolge belohnen.

Rangliste

Listen Sie alle Ihre Aufgaben in einer Tabelle auf, obwohl Sie diese auch auf Papier ausführen können. Sie können sie auch auf Ihrem Computer oder Smartphone speichern, in Ihren Kalender schreiben oder in eine Zeitmanagement-Software eingeben.

Der erste Schritt ist, alles aufzulisten, was Sie tun müssen. Dann weisen Sie ihnen einen Rang zu, damit Sie sich auf die wichtigen Gegenstände konzentrieren können. (Siehe den Artikel Das Pareto-Prinzip - Die 80-20-Regel für eine Auffrischung darüber, warum dies wichtig ist.)

Verwenden Sie ein A, B, C Ranking. Die A-Liste ist die Dinge, die ich heute erledigen muss, bevor ich gehe. Die B-Liste ist Dinge, die erledigt werden müssen, aber nicht unbedingt heute. Schließlich ist die C-Liste die Dinge, die Sie brauchen, um bald Zeit zu finden.

Sie können ziemlich schnell herausfinden, dass die Dinge auf der C-Liste und sogar die B-Liste einfach nie erledigt werden. In einer Operations Manager-Position vor einigen Jahren wurde ich immer frustrierter mit meiner A-Liste. Nicht nur, dass ich nicht jeden Tag durchkam, wie ich es immer schon getan hatte, sondern die A-Liste wuchs weiter.

Da habe ich herausgefunden, was ich tun musste, um meine To-Do-Liste für mich arbeiten zu lassen, und ich entwickelte ein System, das tat .

Zeitmanagement

Es war nicht genug zu wissen, was wichtig war; was hat die A-Liste gemacht. Ich musste auch wissen, wie lange es dauern würde und wie viel Zeit ich ihnen widmen musste. Ich habe meiner To-Do-Liste eine Spalte hinzugefügt, mit der geschätzten Zeit, die jede Aufgabe in Anspruch nehmen sollte, und einer angrenzenden Spalte mit der kumulativen Summe.

Dann habe ich eine einfache Zeitstudie gemacht. Während ich jede Aufgabe erledigte, notierte ich, was ich getan habe und die Start- und Endzeiten. Ich blieb einen ganzen Tag auf der Spur. Dann wiederholte ich es ein paar Wochen später an einem anderen Tag. Es war keine erschöpfende Umfrage, aber es gab mir einen Einblick. Als Betriebsleiter wurde ein Großteil meines Tages von Unterbrechungen eingenommen - Umgang mit Ereignissen, Krisen, die auftauchten oder Probleme, die gelöst werden mussten. Im Durchschnitt verbrauchten diese Unterbrechungen vier Stunden pro Tag. Da ich normalerweise einen zehnstündigen Tag arbeite, blieben mir täglich sechs Stunden für die Dinge auf meiner To-Do-Liste.

Jede Nacht, bevor ich das Büro verließ, aktualisierte ich meine To-Do-Liste. Ich würde die Dinge, die ich abgeschlossen, delegiert oder herabgestuft habe, löschen, neue Dinge hinzufügen, die Prioritäten neu anordnen, um die wichtigsten Aufgaben zu erledigen und ihnen jeweils die geschätzte Zeit zuweisen.Dann würde ich die Liste auf die Sechs-Stunden-Marke herunterfahren und eine Linie ziehen. Das wurde mein Ziel für den nächsten Tag.

Belohne dich selbst

Meistens fiel diese Linie irgendwo auf meine A-Liste. Selten war es irgendwo in der Nähe des Bodens. Das war aber mein Ziel. Wenn ich die Linie passiere oder passiere, gehe ich nach Hause und habe das Gefühl, dass es ein produktiver und erfolgreicher Tag war.

Anstatt mich über die Dinge zu ärgern, zu denen ich nicht in der Lage gewesen war zu kommen, erkannte ich meinen Erfolg, mein Ziel erreicht oder geschlagen zu haben. Am nächsten Tag musste ich noch einmal von vorn anfangen und nach dem neuen Ziel greifen, aber ich tat es aus der Perspektive des Aufbaus früherer Erfolge und nicht aus der Frustration, ständig mehr zu tun zu haben, was ich erreichen konnte.

Sie brauchen ein System

Um erfolgreich zu sein, müssen Sie ein System entwickeln, um Ihre Zeit so zu verwalten, dass Sie in der Zeit, die Sie haben, mehr erledigen können. Wenn Ihre Ziellinie auf Ihrer To-Do-Liste immer ganz oben ist, wird Ihr Chef nach jemandem suchen, der jeden Tag ein Stück weiter unten arbeiten kann. Sehen Sie sich unten einige Ressourcen an, die Ihnen dabei helfen, Ihre Zeitplanung zu verbessern.

Dieses Problem verwalten

Führen Sie die Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen. Priorisieren Sie diejenigen, die wichtig und nicht nur dringend sind.

Planen Sie, was jeden Tag zu leisten ist. Arbeiten Sie auf diesen Plan hin. Belohnen Sie sich, wenn Sie sich treffen oder Ihr Ziel schlagen.

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