Sollte Ihr Kleinunternehmen papierlos sein?

Immer mehr kleine Unternehmen werden papierlos. Neue und sich wandelnde Technologie hat uns die Werkzeuge gegeben, die wir brauchen, um die überlaufenden Aktenschränke in ein organisiertes digitales Format zu überführen. Aber das bedeutet nicht, dass papierloses Arbeiten einfach ist oder dass es für jedes kleine Unternehmen die richtige Entscheidung ist.

Hier ein Blick auf das Für und Wider eines papierlosen Büros, das Ihnen bei der Entscheidung hilft, ob eine papierlose Entscheidung für Ihr kleines Unternehmen sinnvoll ist.

Die Profis eines papierlosen Büros

1. Umweltfreundlich - Laut The Daily Green macht Papier 25% der Deponieabfälle aus, und wenn die Vereinigten Staaten den Papierverbrauch um nur 10% senken, würde dies die Emission von 1 6 verhindern. Millionen Tonnen Treibhausgase. Und das ist nur für Papier, ohne die Produktion und Entsorgung von Tintenpatronen und die von Druckern verwendete Energie zu berücksichtigen. Papierlos zu sein ist eine umweltbewusste Entscheidung.

2. Kosteneffektiv - So wie ein papierloses Büro für die Umwelt Vorteile bietet, gibt es auch Vorteile für das Small Business Budget. Denken Sie darüber nach, wie viel Sie jeden Monat für Papier, Tinte, Porto und andere Verbrauchsmaterialien ausgeben, die ein Papierbüro unterstützen. Betrachten Sie dann den Platz, der benötigt wird, um alle Ihre physischen Verbrauchsmaterialien und tatsächlichen Dokumente zu speichern. Es kann sehr teuer sein. Im Laufe der Zeit könnte das gehen papierlos zu enormen Einsparungen für Ihr kleines Unternehmen führen.

3. Easy Access - Wenn Sie papierlos sind, werden alle Ihre wichtigen Dokumente digitalisiert. Sie können sie in der Cloud sichern oder über eine Remotedesktopanwendung darauf zugreifen. So können Sie von einem mobilen Büro oder überall arbeiten und produktiv bleiben.

4. Dateiorganisation - Wenn Sie jemals Zeit damit verschwendet haben, durch einen unorganisierten Aktenschrank oder Papierstapel zu blättern, um zu finden, wonach Sie suchen, wissen Sie, wie mühsam Papierdokumente verwaltet werden können.

Wenn Sie ein papierloses Büro erstellen, erstellen Sie ein digitales Dateisystem, das im Laufe der Zeit einfacher zu organisieren, zu durchsuchen und zu optimieren ist. Das macht den einst mühsamen Prozess der Suche nach einem Dokument so einfach wie die Suche.

Die Nachteile eines papierlosen Büros

1. Systemfehler - Digital ist möglicherweise ein schneller Zugriff, aber auch ein schneller Verlust. Überlegen Sie, was mit all Ihren Geschäftsdokumenten geschehen würde, die lokal auf Ihrem Computer gespeichert werden, wenn Ihr System abstürzt. Du könntest alles verlieren. Für jedes kleine Unternehmen, insbesondere für papierlose Unternehmen, ist es wichtig, ein System zum Sichern und Schützen von Daten außerhalb des Unternehmens zu haben.

2. Sicherheit - Digitale Dateien können nicht durch ein Schloss an einem Aktenschrank oder der Bürotür geschützt werden, so dass die Sicherheit von Dokumenten und vertraulichen Informationen für papierlose Büros ein ernstes Problem darstellt.Lösungen umfassen Verschlüsselung, lokale Server und eingeschränkten Zugriff, die alle ihre eigenen Kosten und Vorteile haben. Außerdem ist es wichtig, die Natur einiger Unternehmen und die Sensibilität der täglich gehandhabten Materialien zu bedenken (denken Sie an Ihren Buchhalter), dass Sie sich einfach nicht für papierlos entscheiden.

3. Revamp-Prozesse - Ein Teil des Übergangs zu einem papierlosen Büro umfasst die Überprüfung aller Ihrer laufenden Betriebsprozesse und das Finden geeigneter Alternativen.

Beispielsweise müssen Sie möglicherweise einen elektronischen Signaturdienst, Online-Rechnungsstellung und Zahlungsdienste sowie andere Anwendungen verwenden, die den Bedarf an physischen Dokumenten ersetzen. Alle Ihre Mitarbeiter müssen auch in dem neuen System geschult werden, sobald es vorhanden ist.

4. Zeitintensiv - Papierlos zu werden ist kein Übernachtprozess; Es gibt viele Faktoren zu berücksichtigen. Es braucht Zeit, um all die Konsequenzen in Betracht zu ziehen, die sich ergeben, wenn man die Papierwelt hinter sich lässt, und genauso lange, bis alle Änderungen an den Operationen umgesetzt sind, die die papierlose Unterstützung unterstützen.

Die Entscheidung, papierlos zu werden, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen, und es ist sicherlich keine universelle Entscheidung, die für jedes Unternehmen richtig ist. Der wichtigste Teil der Entscheidung, papierlos zu werden, ist, nachzuforschen, damit Sie entscheiden können, ob die Vorteile die Herausforderungen überwiegen.

Erstellen Sie dann einen systematischen Prozess, der Ihnen nicht nur die Vorteile des papierlosen Umgangs bietet, sondern gleichzeitig auch Ihre Produktivität verbessert.