Basisprojektmanagement 101

Ein erfolgreicher Projektmanager muss gleichzeitig die vier grundlegenden Elemente eines Projekts verwalten: Umfang, Ressourcen, Zeit und Geld. Diese Elemente sind miteinander verknüpft und müssen gemeinsam verwaltet werden, wenn das Projekt und der Projektmanager erfolgreich sein sollen.

1. Umfang: Projektgröße, Ziele, Anforderungen
2. Ressourcen: Personen, Ausrüstung, Material
3. Zeit: Aufgabendauer, Abhängigkeiten, kritischer Pfad
4. Geld: Kosten, Eventualitäten, Gewinn

Das wichtigste Element: Umfang

Der Projektumfang ist die Definition dessen, was das Projekt leisten soll, und das Budget (von Zeit und Geld), das zur Erreichung dieser Ziele geschaffen wurde. Es ist zwingend erforderlich, dass jede Änderung des Projektumfangs eine entsprechende Änderung des Budgets, der Zeit und / oder der Ressourcen mit sich bringt. Wenn der Projektumfang darin besteht, ein Gebäude für drei Widgets mit einem Budget von 100 000 US-Dollar zu bauen, wird dies vom Projektmanager erwartet. Wenn der Bereich jedoch in ein Gebäude für vier Widgets geändert wird, muss der Projektmanager eine angemessene Änderung in Bezug auf Zeit, Geld und Ressourcen erhalten.

Ressourcen

Es gibt drei Aspekte zum Verständnis und zur Verwaltung von Ressourcen:

1. Personen
2. Ausrüstung
3. Material

Ein erfolgreicher Projektmanager muss effektiv die Ressourcen verwalten, die der Projekt, einschließlich der Mitglieder des Projektteams, des Lieferantenpersonals und der Subunternehmer. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter über die Fähigkeiten und Werkzeuge verfügen, die sie zum Abschluss des Auftrags benötigen, und Sie müssen fortlaufend überwachen, ob genügend Personen vorhanden sind, um das Projekt termingerecht abzuschließen.

Es ist Ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass jeder seine Aufgabe und die Projekttermine versteht.

Wenn Sie direkte Mitarbeiter verwalten, wird Ihnen das leitende Mitglied jeder Gruppe von Mitarbeitern gemeldet. Mitarbeiter können auch einen Vorgesetzten haben, der technische Anweisungen gibt. In einer Matrix-Management-Situation, wie einem Projektteam, besteht Ihre Aufgabe darin, den Linienmanagern Projektleitung zu geben.

Die Verwaltung von Arbeitsvertragsverträgen bedeutet in der Regel die Führung des Teamleiters für die Leiharbeiter, die wiederum diese Mitarbeiter leiten.

Ein Projektmanager muss oft Ausrüstung und Material beschaffen und seine Verwendung verwalten, damit das Team effizient arbeitet. Sie sind dafür verantwortlich, dass die richtigen Geräte und Materialien zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sind.

Zeit

Es gibt 3 Elemente für eine erfolgreiche Zeitverwaltung:

1. Aufgaben
2. Zeitplan
3. Kritischer Pfad

Erstellen Sie den Projektzeitplan, indem Sie alle zu erledigenden Aufgaben in der richtigen Reihenfolge auflisten - Einige müssen nacheinander durchgeführt werden, andere können sich überschneiden oder zusammen ausgeführt werden. Weisen Sie jeder Aufgabe eine Dauer zu. Weisen Sie die erforderlichen Ressourcen zu. Bestimmen Sie Vorgänger (welche Aufgaben müssen vorher abgeschlossen sein) und Nachfolger (Aufgaben, die erst nachher beginnen können) für jede Aufgabe.

Projektverwaltungssoftware kann die Erstellung und Verwaltung des Projektplans vereinfachen.

Bei einigen Aufgaben ist das erforderliche Start- und Enddatum etwas flexibel. Es heißt float. Andere Aufgaben haben keine Flexibilität, null Float. Eine Linie durch alle Tasks mit Null-Float wird als kritischer Pfad bezeichnet. Alle Tasks in diesem Pfad und mehrere parallele Pfade müssen rechtzeitig abgeschlossen werden, wenn das Projekt rechtzeitig abgeschlossen werden soll.

Die Hauptzeitverwaltungsaufgabe des Projektmanagers besteht darin, den kritischen Pfad zu verwalten.

Geld

Bei der Verwaltung von Geld gibt es drei Überlegungen:

1. Kosten
2. Eventualverbindlichkeiten
3. Gewinn

Jede Aufgabe hat Kosten, unabhängig davon, ob es sich um die Kosten der Arbeitsstunden eines Computerprogrammierers handelt oder der Kaufpreis für einen Kubikmeter Beton. Bei der Erstellung des Projektbudgets wird jede dieser Kosten geschätzt und dann summiert. Einige dieser Schätzungen werden genauer sein als andere. Daher sollte das Projektbudget einen Notfallzuschuss enthalten. Es ist Geld, das im Budget "für alle Fälle" beiseite gelegt wird, denn die tatsächlichen Kosten des Artikels unterscheiden sich stark von der Schätzung.

Gewinn ist das Geld, das die Firma aus der Aufgabe machen will. Es ist an der Spitze der Kosten gestellt.

Ein Projektbudget setzt sich also aus den geschätzten Kosten plus der Eventualität plus etwaigem Gewinn zusammen.

Die Aufgabe des Projektmanagers besteht darin, die tatsächlichen Kosten auf oder unter den geschätzten Kosten zu halten und den Gewinn zu maximieren, den das Unternehmen für das Projekt erzielt.

Eine Kunst und eine Wissenschaft

Erfolgreiches Projektmanagement ist eine Kunst und eine Wissenschaft, die Praxis braucht. Die oben präsentierten Ideen können Ihnen ein grundlegendes Verständnis von Projektmanagement vermitteln, aber betrachten es nur als einen Anfang. Wenn Ihr Job oder Karrierepfad Projektmanagement umfasst und Sie Ihre Fähigkeiten verbessern möchten, sprechen Sie mit erfolgreichen Projektmanagern, lesen Sie und üben Sie. Projektmanagement kann eine sehr lohnende Karriere sein.