Lernen, wie man ein Geschäftstelefonsystem

Für die meisten Unternehmen ist das wichtigste Bürogerät das Telefon. Business-Class-Telefonsysteme beginnen in der Regel ein paar tausend Dollar zu kosten, und der Preis steigt proportional mit der Zunahme der Größe des Systems und der Anzahl der Features, die Sie wollen.

Die hier besprochenen Business-Class-Telefonsysteme sind für Büros mit zehn oder mehr Personen gedacht.

Welche Funktionen benötigen Sie

Die Funktionen, die Ihrem Geschäft einen Mehrwert bringen und Ihr Unternehmen mit der Welt verbinden, werden die Gesamtkosten des Telefonsystems erhöhen.

Der Verkäufer eines Telefonsystems wird versuchen, Ihnen alle Schnickschnack zu verkaufen (das ist ihre Aufgabe), aber Sie müssen sich jedes einzelne Merkmal ansehen und entscheiden, ob es Ihrem Geschäft einen Mehrwert bringt oder ob Sie Geld sparen.

Grundfunktionen

Hier sind einige der gebräuchlichsten Funktionen, die in einem geschäftlichen Telefonsystem verfügbar sind. Jede Marke ist anders, also fragen Sie den Verkäufer nach einer vollständigen Liste von Optionen.

Auto Attendant tritt normalerweise an die Stelle einer Empfangsdame, indem Anrufern eine Liste von Optionen zur Verfügung gestellt wird, um ihren Anruf weiterzuleiten (z. B. "3 drücken, um mit jemandem im Vertrieb zu sprechen"). Es kann Anrufer auch direkt die Nebenstelle einer Partei anrufen lassen.

• Konferenzfunktionen ermöglichen es zwei oder mehr Nebenstellenverbindungen, sich an einer Konversation zu beteiligen. Normalerweise ist der Standardwert zwei. Wenn Sie mehr als zwei benötigen, fragen Sie nach der maximalen Teilnehmerzahl. Einige Systeme erlauben es nur, interne Nebenstellen zu konferieren. Wenn Sie externe Telefonkonferenzen benötigen, fragen Sie auch danach.
• Automatisiertes Verzeichnis ermöglicht es Anrufern, nach der Nebenstelle eines Mitarbeiters zu suchen, indem die ersten Buchstaben ihres Namens eingegeben werden.
• Voicemail ermöglicht das Zurücklassen von Nachrichten für Mitarbeiter, die nicht verfügbar sind oder auf dem Telefon. Einige Systeme können Voicemail-Nachrichten an die E-Mail eines Mitarbeiters weiterleiten und ermöglichen es, dass separate Voice-Mail-Geräte von Drittanbietern mit ihren Geräten kommunizieren. Je nach Preisgestaltung kann dies Geld sparen.
• Call Hold ist die Fähigkeit, einen Anruf in die Warteschleife zu setzen, während der Benutzer andere Angelegenheiten erledigt. In der Regel im Lieferumfang enthalten.
• Anrufweiterleitung gibt dem Benutzer die Möglichkeit, alle Anrufe vorübergehend an eine andere Nebenstelle oder an Voicemail weiterzuleiten.
• Kurzwahl speichert häufig verwendete Telefonnummern und ermöglicht es dem Benutzer, ihn mit einem Tastendruck oder zwei zu wählen. Es ist eine nützliche Zeitersparnis für häufig aufgerufene Nummern.
• Wahlwiederholung ermöglicht die Wahl der zuletzt angerufenen Nummer mit einem Tastendruck.
• Paging ermöglicht es einem Benutzer, über ein öffentliches Adressensystem zu sprechen, um einen Mitarbeiter anzurufen oder Ankündigungen zu geben.
• Musik in der Warteschleife gibt Ihren Anrufern etwas zu hören, während sie in der Warteschleife sind. Es können Musik oder aufgezeichnete Nachrichten sein, die Ihr Unternehmen bewerben.
• Back Up Power stellt im Falle eines Stromausfalls eine alternative Stromquelle für 10 bis 60 Minuten bereit.

Erweiterte Funktionen

Erweiterte Funktionen führen zu erheblichen Kosten für das Gesamtsystem und verursachen während der gesamten Lebensdauer des Systems zusätzliche Kosten. Dies könnte jedoch durch einen reduzierten Kundenservice und zeitsparende Vorteile ausgeglichen werden.

• Remote Location -Funktion ermöglicht einfache Verbindungen zu Außendienstmitarbeitern oder kleinen Außenstellen durch einfaches Wählen einer internen Nebenstelle.
• Find Me / Follow Me ermöglicht es Benutzern, ihr Telefon bei Bedarf an ein anderes Telefon, Mobiltelefon, Privatgespräch, Sekretariat usw. weiterzuleiten.
• Computertelefonintegration (CTI) ermöglicht es dem Telefonsystem, Interaktion mit einem Computersystem. Beispiele dafür sind die Möglichkeit für einen Benutzer, auf eine Telefonnummer auf dem Bildschirm zu klicken und das Telefonsystem automatisch die Nummer wählen zu lassen (falsche Nummern reduzieren und Zeit sparen); oder die Weitergabe der Telefonnummer eines Kunden an einen Computer, wenn er anruft, um das Konto des Kunden hochzuziehen und es auf dem Bildschirm für den Angestellten anzuzeigen, bevor er das Telefon beantwortet. Diese Option ist sehr teuer.

Wie groß sollte das System sein

Die nächste Frage, die Sie beantworten müssen, ist, wo Sie die Telefone haben möchten. In der folgenden Liste sind die Orte aufgeführt, an denen eine Telefonerweiterung gesucht werden soll:

• Empfangsdame
• Jedes Büro
• Faxgerät
• Kreditkartenterminals, Datenports
• Konferenzraum
• Laden- / Lagerhalle
• Öffentliche Bereiche (Wartezimmer, Flure, Eingangswege usw.)

Als nächstes müssen Sie bestimmen, wie viele gleichzeitige Anrufe in das Büro kommen und es verlassen werden. Die Summe der eingehenden und ausgehenden Anrufe zu einem bestimmten Zeitpunkt ist die Anzahl der Leitungen (oder Trunks), die Sie benötigen.

Übliche Konfigurationen sind 3, 8, 12, 16, 24 oder 48 Zeilen. Größere Systeme verfügen über Erweiterungssteckplätze, sodass Sie zu einem späteren Zeitpunkt weitere Leitungen hinzufügen können. Denken Sie daran, zukünftiges Wachstum zu berücksichtigen (25% ist nicht ungewöhnlich). Wichtig: Wenn Sie dies unterschätzen, erhalten Anrufer ein Besetztzeichen, wenn alle Leitungen belegt sind.

Einen Telefon System Händler finden

Einen Händler zu finden ist nicht schwer. Zuerst können Sie im Internet nach "Telephone Equipment & Supplies" suchen, um einen Händler in Ihrer Nähe zu finden.

Auch Business- und Bürotechnik-Messen sind gute Startplätze. Sie werden nicht nur die Verkäufer und Supportmitarbeiter treffen können, sondern vielleicht auch ein System ausprobieren können.

Schließlich ist es am besten, sich zu erkundigen. Fragen Sie Leute, die wissen, wer ein Geschäft mit einem Büro hat. Sie können auch ihre Bewertung der Qualität der Ausrüstung und des Service-Levels erhalten.

Berechnung der Gesamtkosten

Die Gesamtkosten des Systems setzen sich aus folgenden Komponenten zusammen:

• Basiseinheit / System ist die Einheit, die die gesamte Telefoninfrastruktur steuert.Die Kosten hängen von der Anzahl der verfügbaren Funktionen, der Anzahl der Telefonapparate und der Anzahl der Leitungen ab, die von der Telefongesellschaft bereitgestellt werden.

• Handsets / Desk Sets sind die Einheiten, die auf den Tischen sitzen oder an der Wand befestigt sind. Sie kommen in verschiedenen Stilen, Fähigkeiten und Preisen. Preise können von $ 70 bis $ 1, 000 reichen. Beispiele schließen ein: Grundlegend (am preiswertesten), mittleres Niveau, Executiv / High-End, Empfangsdame-Sätze (am teuersten) und Konferenztisch-Maßeinheiten. Andere Optionen umfassen Freisprech-Headsets und drahtlose Verbindungen. Die meisten Handys sind proprietär und funktionieren nur mit einem Basissystem dieses Herstellers. Wenn Sie ein bestehendes Telefonsystem ersetzen, können die Kosten für alle neuen Mobilteile (wenn Sie Marken wechseln) ein Upgrade auf das nächsthöhere Modell zur einzigen erschwinglichen Lösung machen.

• Wiring ist die Blutgefäße der Organisation und darf nicht an den Rand gedrängt werden. Wenn Sie ein Büro bauen, installieren Sie zusätzliche Kabel und Steckdosen in jedem Bereich, von dem Sie glauben, dass Sie in Zukunft ein Telefon benötigen. Die Kosten sind ein Bruchteil der Kosten, wenn Sie später zurückgehen und Löcher in die Decken und Wände stanzen müssen. Wenn Sie das Gerät in einem Gebäude mit vorhandener Verkabelung installieren, lassen Sie die Verkabelung vom Händler überprüfen, bevor Sie den Vertrag unterzeichnen.
• Installation und Erstkonfiguration ist der zeitaufwändigste Teil des Projekts. Telefonsysteme funktionieren nicht sofort und müssen höchstwahrscheinlich von einem geschulten Techniker installiert und konfiguriert werden. Stellen Sie sicher, dass dies im Vertrag enthalten ist, damit Sie so schnell wie möglich starten und arbeiten können. Andere Optionen, die verhandelt werden können, sind Wartung, zukünftige Änderungen und Schulungen für Ihre Mitarbeiter.

Die endgültige Entscheidung treffen

Die endgültige Entscheidung liegt auf Ihren Schultern. Telefonsystemverkäufer können aggressiv sein, aber denken Sie daran, dass Sie "der Kunde" sind und Sie die Verantwortung tragen. Um den besten Preis für das gewünschte System zu erhalten, liefern Sie Ihre Anforderungen an mehrere Unternehmen und lassen Sie sie für das Projekt bieten. Stellen Sie sicher, dass Sie einen detaillierten Vorschlag erhalten, der alle oben genannten Bereiche abdeckt.

Sie erhalten keinen Vergleich zwischen Äpfeln und Äpfeln. Bitten Sie darum, dass die Kosten für die Funktionen separat aufgelistet werden (oder detailliert, wenn sie als Paket von Funktionen enthalten sind). So können Sie bestimmen, was die Preisunterschiede verursacht. Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, ob Sie einen klaren Führer haben, fragen Sie nach einer Demo auf der Website eines bestehenden Kunden. Vergleichen Sie schließlich die Vorschläge und wählen Sie diejenige aus, die Ihren Bedürfnissen entspricht, Wachstum ermöglicht und vor allem am angenehmsten ist.