Wenn ein Wirtschaftsprüfer oder Inspektor zu Ihrem Unternehmen kommt

Jeder im Unternehmen kennt IRS-Audits, aber Ihr Unternehmen kann von lokalen, staatlichen und Bundesbehörden und -abteilungen für eine Vielzahl von Problemen inspiziert oder auditiert werden:

• Lokale Behörden , für Brandinspektionen, Bauvorschriften, Gesundheits- und Sicherheitsfragen und mögliche Verstöße gegen US-Gesetze (ADA)
• Staatliche Stellen , für Umsatzsteuer, Gewerbeanmeldung und Beschäftigungsfragen
• Bundesbehörden, > einschließlich der OSHA, der ADA, der Lohn- und Stundenabteilung und der Einwanderungsbehörde (ICE).

Hier finden Sie eine Liste staatlicher und bundesstaatlicher Behörden, die Ihr Geschäft prüfen oder inspizieren können.

Arten von Audits und Inspektionen

Einige Agenturen müssen Ihr Unternehmen

• inspizieren, wenn es geöffnet wird. Dies sind typischerweise lokale Unternehmen wie das Gesundheitsamt oder die Bauabteilung. Einige Agenturen
• inspizieren regelmäßig . Lokale Feuerwehr- und Gesundheitsinspektoren kommen normalerweise in einen rotierenden Zeitplan. Einige Agenturen können
• unangemeldet zu Ihrem Geschäft kommen, ohne Grund . OSHA ist eine dieser Agenturen. Einige Agenturen kommen
• als Antwort auf eine Beschwerde von einem Mitarbeiter oder Kunden oder einer anderen Person. Einwanderungsinspektoren, ADA-Inspektoren und OSHA-Inspektoren reagieren auf Beschwerden von Angestellten oder Kunden. IRS-Prüfer oder staatliche Lohnsteuerprüfer können auf eine Beschwerde eines unabhängigen Auftragnehmers hinweisen.

Bereiten Sie sich vor einem Audit oder einer Inspektion vor

Nehmen Sie sich Zeit, um sich auf mögliche Audits oder Inspektionen vorzubereiten:

Erstellen Sie eine Liste möglicher Agenturen

• , die Ihr spezifisches Geschäft überprüfen können. Fügen Sie Agenturen hinzu, die aufgrund der besonderen Art Ihres Unternehmens angezeigt werden könnten. Zum Beispiel könnten Lebensmittelunternehmen einen Gesundheitsinspektor haben. Kenne deine Rechte
• für jede Art von Inspektion. Kannst du den Inspektor bitten, später zurückzukehren, wenn es für dich bequemer ist? Haben Sie das Recht, den Inspektor oder Auditor zu begleiten? Setzen Sie sich mit Ihrem Anwalt
• und besprechen Sie Ihre Rechte und Pflichten während dieser Audits und Inspektionen. Stellen Sie die Prozeduren
• für Sie und Ihre Mitarbeiter ein, wenn ein Inspektor oder Auditor auftaucht, und trainieren Sie Ihre Mitarbeiter . Es könnte eine gute Idee sein, diese Prozesse irgendwo in ein Notizbuch zu packen.

Entscheiden Sie, wer benachrichtigt werden soll

• , wenn ein Inspektor eintrifft. Was sollten Ihre Mitarbeiter tun, wenn Sie nicht verfügbar sind? Wer ist der nächste? Sollte Ihr Anwalt benachrichtigt werden und wann? Überprüfen Sie Ihre Geschäftsunterlagen
• , die sich auf diese Prüfung beziehen, um sicherzustellen, dass sie korrekt, vollständig und gesetzeskonform sind. Zum Beispiel möchte ein Bundes- oder Staatslohn- und -Stundeninspektor Arbeitszeitnachweise oder andere Zeitaufzeichnungen einsehen. Das Wichtigste bei einer Inspektion oder Prüfung:

Sei höflich und hilfsbereit. Ihre Einstellung sollte lauten: "Wir wollen dem Laien gehorchen und das Richtige tun. Helfen Sie uns zu wissen, was das ist. Wenn es Probleme gibt, wollen wir sie korrigieren."

Überprüfen Sie die Identität des Inspektors

• und vergewissern Sie sich, dass der Inspektor über die erforderlichen Papiere verfügt, einschließlich eines Haftbefehls, falls erforderlich. Gefälschte Inspektoren zeigen manchmal, dass sie versuchen, Arbeitgeber einzuschüchtern, sich Inspektionen zu unterziehen, dann Bußgelder oder Strafen zahlen oder Compliance-Kits kaufen. Dann
• legen Sie Ihren Plan fest. T
• ake Fotos, oder bewahren Sie ein Protokoll der Inspektion oder Prüfung auf. Folgen Sie dem Inspektor oder fragen Sie, ob Sie an dem Audit teilnehmen können. Geben Sie nichts freiwillig
• . Wenn Sie eine Frage haben, beantworten Sie sie. Fügen Sie Ihrer Antwort nichts hinzu. Bitten Sie am Ende des Audits oder der Inspektion um eine Überprüfung.
• Die meisten Inspektoren oder Auditoren werden sich auf nichts Spezifisches festlegen, aber sie sollten Ihnen eine allgemeine Vorstellung davon geben, ob es Verstöße gab und was als nächstes zu erwarten ist. Nach einem Audit oder einer Inspektion Wenn vom Inspektor Verstöße geltend gemacht wurden, haben Sie möglicherweise ein

Berufungsverfahren.

Wie dieser Schritt gehandhabt wird, hängt von der spezifischen Agentur ab. Als Folgemaßnahme sollte jede Behörde Sie schriftlich über Verstöße informieren, ob diese korrigierbar sind und wie und welche Strafen und Sanktionen verhängt werden. An diesem Punkt möchten Sie wahrscheinlich Ihren Anwalt kontaktieren, um eine Antwort zu besprechen. Wenn bei der Inspektion keine Verstöße auftreten, besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, was gut gelaufen ist, was Sie gehört oder gesehen haben und was Sie beim nächsten Mal besser lernen können.

Für fast jedes Unternehmen wird es ein nächstes Mal geben.