So ​​richten Sie professionelle Voicemail-Grüße ein

Eine korrekte Voicemail-Begrüßung kann einen positiven Eindruck bei Ihren Anrufern hinterlassen oder sie verfremden, bevor Sie überhaupt mit ihnen sprechen. Setzen Sie sich in die Position Ihres Anrufers und fragen Sie sich: "Wie würde ich behandelt werden, wenn ich nicht sofort mit der Person sprechen könnte, die ich angerufen habe? Was würde ich von der Voicemail-Begrüßung wissen wollen? Was soll ich tun?" > Voicemail-Begrüßungsoptionen

Abhängig von dem Telefonsystem, das Sie in Ihrem Unternehmen haben, gibt es verschiedene Optionen für die Art der Voicemail-Begrüßung, die Sie erstellen dürfen.

Dazu gehören:

Allgemeine Voicemail-Begrüßungsbeispiele

• Die allgemeine Voicemail-Begrüßung wird als Standard-Voicemail-Begrüßung verwendet, wenn kein anderer Begrüßungstyp festgelegt ist.
  Beispiele für interne Voicemail-Grußansagen
• Diese Funktion wird verwendet, um Personen zu begrüßen, die Sie innerhalb Ihres Unternehmens anrufen (z. B. von einer anderen Nebenstelle).
  Begrüßungsbeispiele für externe Voicemails
• Diese Begrüßung wird für Personen wiedergegeben, die von außerhalb Ihres Unternehmens anrufen. Die automatische Telefonzentrale Ihres Telefonsystems kann eine allgemeine Begrüßung des Unternehmens abspielen, die alle externen Anrufer hören werden. Wenn der Name Ihres Unternehmens in diesem Gruß erwähnt wird, müssen Sie es in Ihrer Begrüßung nicht noch einmal sagen.
  Temporäre oder Abwesenheitsansagen für Voicemail-Grußansagen
• Die Voicemail-Grußansage für vorübergehende oder Abwesenheitszeiten wird festgelegt, wenn Sie für eine bestimmte Zeitdauer nicht im Büro sind. Bei den meisten Voicemail-Systemen können Sie ein Ablaufdatum und eine Ablaufzeit festlegen, sodass Sie nicht daran denken müssen, es bei der Rückkehr auszuschalten.
  

"Am Telefon" oder "Besetzt" Voicemail Begrüßungsbeispiele

• Diese Begrüßung wird verwendet, um Anrufer zu informieren, dass Sie sich im Büro befinden, aber Sie können jetzt nicht anrufen, weil Sie am Telefon mit einem anderen Anrufer.
  Grundelemente guter Voicemail-Begrüßungen

Begrüßung

• Ihr Name
• Ihr Firmenname und Abteilungsname oder beides
• Erklärung, dass Sie den Anruf nicht annehmen können > Aufforderung, eine Nachricht zu hinterlassen
• Wann sie mit einem Rückruf rechnen können
• An wen sie sich wenden können, um sofortige Hilfe zu erhalten (falls zutreffend)
• Nicht länger als 20 - 25 Sekunden (Faustregel)
• Vermeiden Sie es, zu viele Informationen zu verteilen und eine übermäßig lange Begrüßung zu machen.
• Beispiel Gute Voicemail-Grüße

Hallo, hier spricht Jim Bucki, ich kann Sie jetzt nicht anrufen , aber ich möchte es so bald wie möglich zurückschicken, bitte hinterlassen Sie mir eine detaillierte vertrauliche Nachricht nach dem Ton. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, rufen Sie bitte meine Sekretärin, Suzy Smith bei der Durchwahl 6336 an. Danke f oder dein Anruf.

Hallo. Sie haben die Buchhaltung erreicht. Die Abteilung ist derzeit geschlossen. Unsere normalen Öffnungszeiten sind Montag bis Freitag von 8.00 bis 18.00 Uhr.Bitte hinterlassen Sie uns eine Nachricht nach dem Ton und jemand wird Ihren Anruf so schnell wie möglich zurückrufen. Vielen Dank.

• Hallo. Das ist Jim Bucki. Ich werde bis Donnerstag, den 24. Juli, aus dem Büro sein, und ich werde gelegentlich meine Mailbox abhören. Wenn Sie mir eine Nachricht hinterlassen möchten, tun Sie dies bitte nach dem Ton, und ich werde Ihren Anruf so bald wie möglich zurücksenden. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, rufen Sie bitte meine Sekretärin, Suzy Smith, bei der Durchwahl 6336 an. Vielen Dank für Ihren Anruf.
• Sie haben den Schreibtisch von Jim Bucki erreicht. Ich telefoniere gerade, aber ich möchte später zurückkommen. Wenn Sie möchten, hinterlassen Sie mir bitte eine Nachricht nach dem Ton. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, rufen Sie bitte meine Sekretärin Suzy Smith unter der Nebenstelle 6336 an. Vielen Dank für Ihren Anruf.
• Schlechte Voicemail-Grüße
• Hallo. Das ist Joe. Hinterlasse mir eine Nachricht.

{Musik wird über einen längeren Zeitraum gespielt} Hey! Sprich mit mir.

• Hallo. Sie haben die Firma XYZ erreicht. Bitte hinterlassen Sie uns eine Nachricht.
• Hallo. Sie haben das Büro von Joe Kartonia bei XYZ erreicht. com. Ich werde mit einer Vasektomie das Büro verlassen und werde am Donnerstag, den 26. August um 8.30 Uhr zurückkehren. Ich werde viele Beschwerden haben, also werde ich meine Voicemail überhaupt nicht überprüfen. Wenn Sie mir eine Nachricht hinterlassen möchten, tun Sie dies bitte nach dem Ton. Sie können mir eine detaillierte und vertrauliche Nachricht hinterlassen und ich werde Ihren Anruf so schnell wie möglich zurücksenden. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, rufen Sie bitte meine Sekretärin, Sally Johnson, an der Durchwahl 3663 an. Vielen Dank für Ihren Anruf, und ich komme zu Ihnen zurück, wenn ich zurückkomme, und es geht mir besser.
• Das Büro ist geschlossen. Bitte hinterlassen Sie nach dem Ton eine Nachricht.