Wie man ein Firmenmeeting

Herzlichen Glückwunsch! Ihr Unternehmen wird ein Treffen für eine Gruppe von Mitarbeitern abhalten, die von allen Ebenen des Unternehmens ausgewählt werden. Der CEO hat Ihnen die Verantwortung des Projektmanagers für die Veranstaltung übertragen. Diese Tipps und Beispielprojektplan zeigen eine Möglichkeit, wie ein Projektmanager den Projektplan für ein Firmenmeeting oder ein ähnlich komplexes Projekt erstellen könnte.

Planen Sie das Projekt

Der erste Schritt besteht darin, den Plan zu planen.

Sie beginnen mit der Diskussion der Veranstaltung mit den Stakeholdern. Wenn dies letztes Jahr getan wurde, was ging dann richtig? Was schief gelaufen ist? Wer hat das Projekt gemanagt und kann es Ihnen in diesem Jahr helfen, Fallstricke zu vermeiden? Da der CEO Ihnen das Projekt zugewiesen hat, was will er / sie von der Veranstaltung? Wann wird die Veranstaltung stattfinden? Woher? Was ist das Budget?

Stellen Sie so viele Informationen wie möglich zusammen. Dies ist das Skelett, auf dem Sie den Projektplan erstellen.

Bauen Sie das Team

Welche anderen Ressourcen benötigen Sie, um dieses Projekt zum Erfolg zu führen? Gibt es Personen in anderen Abteilungen, die Ihnen helfen können, diese Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen? Was müssen Sie tun, um Hilfe zu bekommen? Kannst du nur fragen oder brauchst du eine formelle Genehmigung von ihrem Chef? Wie viel Zeit brauchst du von ihnen? Welche spezifischen Fähigkeiten benötigen Sie? Kann jemand anderes diese Fertigkeit anbieten, wenn die gewünschte Person nicht verfügbar ist?

Da dies ein unternehmensweites Treffen ist, wie kann HR helfen?

Benötigen Sie Unterstützung von der Facility-Abteilung? Was ist mit der Marketingabteilung? Brauchen Sie Hilfe in diesem Bereich?

Plan the Agenda

Sobald Sie wissen, wie lange das Meeting dauern wird, beginnen Sie damit, die Zeitblöcke zu füllen. Brauchen Sie einen Eröffnungssprecher? Wer wird es sein? Werden Sie die Teilnehmer zusammenhalten oder werden Sie sie für einen Teil des Programms in kleinere Gruppen aufteilen?

Wie viele andere Redner brauchen Sie? Wer organisiert die kleineren Sitzungen, wenn Sie ausbrechen?

Wird die Veranstaltung mehr als einen Tag dauern? Wie schliesst du den ersten Tag? Wie werden Sie am zweiten Tag wieder öffnen?

Wie werden Sie am Ende einpacken? Benötigen Sie eine Abschlussrede? Wie gehen Sie mit der Logistik von Personen um, die aus dem Hotel auschecken, wenn Sie einen buchen?

Finde den Raum

Finde heraus, wie viele Menschen kommen. Bestimmen Sie dann, wie viel Platz Sie benötigen. Wo wird die Veranstaltung stattfinden? Gibt es Platz in der Unternehmenszentrale oder benötigen Sie einen größeren Raum? Wünscht der CEO, dass das Meeting außerhalb des Unternehmens stattfindet, damit sich die Leute konzentrieren können, oder will er es im Büro halten, um die Kosten zu minimieren?

Welche Eigenschaften in Ihrem Bereich können den benötigten Platz bieten? Ist ein Hotel in der Nähe des Flughafens eine gute Wahl, um die Reisezeit für Leute, die von außerhalb der Stadt anreisen, zu minimieren, oder sollten Sie etwas außerhalb der Stadt finden, das leiser sein wird?

Was kosten die verschiedenen Veranstaltungsorte für ihre Einrichtungen? Was beinhalten sie und was müssen Sie kaufen und einbringen? Werden sie eine Person zuordnen, mit der Sie arbeiten können? Was ist ihre Politik bezüglich Material und Menschen von außen?

Ziehen Sie es ab

Nachdem Sie die Antworten auf die meisten dieser Fragen gesammelt haben, können Sie beginnen, den Projektplan zusammenzustellen.

Denken Sie daran, dass das, was wir hier zeigen, die Liste der Projektaufgaben ist, nur die Projektstruktur (WBS). Es enthält keine der Abhängigkeiten zwischen Tasks oder den Timelines. Diese würden später hinzugefügt werden.

Beispielprojektplan für Unternehmensbesprechungen

Bei der Planung eines Projekts mit den grundlegenden Tools des Projektmanagements haben wir das Denken hinter der Projektplanung und die Verwendung von Projektmanagementfähigkeiten während des Planungsprozesses besprochen. So sieht ein Projektplan-Projektstrukturplan (WBS) für ein Projekt zur Planung einer Unternehmensbesprechung aus:

1. Planen Sie das Projekt

1. Bestimmen Sie das Budget
2. Sprechen Sie mit dem CEO, um die Projektziele festzulegen
3. Kontaktieren Sie den vorherigen Projektmanager (PM) für Tipps
4. Bestimmen Sie die Stakeholderliste
5. Festlegen des bevorzugten Datums für das Ereignis
6. Festlegen, wie viele Referenten / Referenten benötigt werden
7. Festlegen, wie viele Supportmitarbeiter benötigt werden
8. Festlegen, wie viele Mitarbeiter teilnehmen
9. Mögliche Standorte für das Ereignis auflisten > 2. Bauen Sie das Projektteam auf

Erhalten Sie Repräsentanten aus dem Marketing

1. Erhalten Sie Repräsentanten aus dem HR
2. Sehen Sie, ob der Kauf jemandem hilft,
3. zu helfen Fragen Sie Susan, um alle Details der Sprecher zu bearbeiten
4. > Kick-off-Meeting des Projektteams planen
5. 3. Entwickeln Sie die Agenda
6. 3a Planen Sie Tag Eins

Stellen Sie die Startzeit

Stellen Sie die Uhrzeit ein, ordnen Sie den Ort und die Besetzung für die Registrierung an

1. Länge der Vormittagssitzung festlegen
2. Länge der Reden festlegen
3. Anzahl der Sprecher berechnen benötigt für die Vormittagssitzung
4. Rekrutieren Sie Redner
5. Planen Sie die Vormittagspause (Zeit und Länge)
6. Richten Sie den Konferenzraum während der Pause ein (Wasser, Müll, etc.)
7. Planen Sie die Mittagspause (Zeit, Länge) (Ort, Menü, wer zahlt)
8. Planen der Nachmittagsveranstaltung (Länge, Anzahl der Referenten)
9. Rekrutieren der Nachmittagsredner
10. Plan Day One closing (Zeit, wer, Länge)
11. 3b Plan Day Two > Startzeit festlegen
12. Länge der Vormittagssitzung festlegen

Anzahl der für die Vormittagssitzung benötigten Redner berechnen

1. Redner rekrutieren
2. Vormittagsunterbrechung planen (Uhrzeit und Länge)
3. Konferenzraum während der Konferenz neu anordnen Pause (Wasser, Müll, etc.)
4. Planen der Mittagspause (Zeit, Länge, Ort, Menü, wer zahlt)
5. Planen der Nachmittagssitzung (Länge, Anzahl der Sprecher)
6. Rekrutieren der Nachmittagsredner
7. PlanenAbschlussrede (Uhrzeit, wer, Länge)
8. Terminierung mit Hotel
9. 4 anordnen. Planen des Raums
10. Bestimmen der Anzahl der Teilnehmer
11. Planen der Sitzanordnung (Zeilen vs. Tabellen)

Berechnen des benötigten Platzes

1. Untersuchen der verfügbaren Plätze (Kosten, Ort, inklusive Services) > Zählen Sie die Anzahl der Sprecher pro Tag und insgesamt
2. Bestimmen Sie die Anzahl und Art des benötigten Supports
3. Finden Sie heraus, wie viele Teilnehmer / Referenten / Mitarbeiter Zimmer benötigen
4. Verhandeln Sie Kosten und Termine mit verfügbaren Standorten
5. Unterschreiben mit ausgewähltem Ort
6. 5.Publizieren Sie das Ereignis
7. Schließen Sie alle Details mit dem Veranstaltungsort ab
8. Stellen Sie sicher, dass Teilnehmer benachrichtigt werden
9. Alle Referenten über Thema und Präsentationszeit / -tag benachrichtigen

Alle Supportmitarbeiter über Aufgaben und Schichten informieren

1. von Teilnehmern
2. Benachrichtigen Sie Ersatzteilnehmer bei Bedarf
3. 6. Follow Up
4. Reden von allen Rednern abholen
5. Abschließende Reden
6. lesen Namensschilder für alle Teilnehmer, Redner, Mitarbeiter

Material und Geschenke für die Teilnehmer kaufen

1. Bestätigen mit Veranstaltungsort
2. 7. Bewerten und Bewerten
3. Senden einer Zufriedenheitsumfrage an alle Teilnehmer
4. Senden einer Bewertungsumfrage an alle Redner
5. Senden Sie ein Dankschreiben an alle Redner und Mitarbeiter

Halten Sie ein Abschlusstreffen mit dem Projektteam an

1. Weitere Planung > Die Projektstrukturplanstruktur (WBS) oben zeigt ein Beispiel für die Planung eines Firmentreffens. Es ist nur eine Skizze. Das Projektteam müsste noch an diesen Elementen arbeiten und viele davon erweitern. Außerdem müssten sie an der Zeit arbeiten, die für jede Aufgabe benötigt wird, an der relativen Wichtigkeit der Aufgaben und an den Beziehungen / Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben.