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Wenn Sie ein Arbeitgeber sind, der Mitarbeiter hat, die während des Geschäftsvorgangs Kosten verursachen, ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, diese Ausgaben zu überwachen und die Kosten zu kontrollieren, bei Firmenkreditkarten für Mitarbeiter. Richtig verwendet, können Firmenkreditkarten Ihnen helfen, viele Ihrer Unternehmensziele zu erreichen. Unglücklicherweise können sie sich auch als das Verhängnis sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter erweisen, wenn sie den Weg zum freien Unternehmenssturz oder zumindest ein paar Stufen auf der Leiter ebnen.
Was ist eine Firmenkreditkarte?
Firmenkreditkarten sind eine Gruppe von Vereinbarungen, die getrennt von Privat- und Kleinunternehmenskrediten sind. Ein Unternehmen kann seinen Mitarbeitern Kreditkarten von Unternehmen zur Verfügung stellen, um genehmigte, geschäftsbezogene Ausgaben, in der Regel Reisetätigkeiten, zu berechnen. Eine Firmenkreditkarte wird normalerweise im Namen des Unternehmens und mit dem Namen des Mitarbeiters ausgestellt. Im Gegensatz zu Privat- und Kleinunternehmenskreditkarten werden Firmenkreditkarten nur von wenigen Organisationen ausgegeben. Sie werden auch direkt zwischen dem Unternehmen und dem Emittenten ausgegeben.
Die Regeln kennen
Unabhängig davon, woher eine Firmenkreditkarte kommt, sollte sie mit vollem Verständnis akzeptiert werden. Dies gilt nicht nur für die Person, die die Karte verwendet, sondern auch für das Unternehmen. Dies verhindert viele Missverständnisse, die jeder kosten kann. Zu diesen zählt vor allem, wer für die Bezahlung verantwortlich ist.
Einige Karten enthalten die Bestimmung, dass der Mitarbeiter trotz einer Geschäftskreditkarte dafür verantwortlich ist, dass die Zahlung erfolgt. Für andere ist die Firma, für die ein Mitarbeiter arbeitet, für die Zahlung verantwortlich.
Putting Rules in Aktion
Einer der Hauptvorteile der Verwendung von Firmenkreditkarten ist die Tatsache, dass sie den Arbeitgebern erlauben, die Ausgaben ihrer Angestellten genauer zu überwachen, besonders wenn sie außerhalb des Unternehmens sind. Büro auf Reisen.
Jedes Unternehmen, das eine Firmenkreditkarte ausstellt, sollte sicherstellen, dass seine Richtlinien bezüglich Verfahren, Ausgabenlimits und Beschränkungen von den Mitarbeitern verstanden und befolgt werden. Zum Beispiel können bestimmte Kosten wie Flugtickets und Mietwagen auf der Kreditkarte hinterlegt werden, während solche wie Treibstoff- und Mautkosten aus der Tasche eines Mitarbeiters stammen.
Die Beschäftigten sollten auch verstehen, dass selbst dann, wenn Anklagen bestimmter Art genehmigt werden, ihnen Grenzen gesetzt werden können. Regeln wie diese können breitflächig oder nach bestimmten Kategorien von Händlern angewendet werden. Zum Beispiel kann ein Unternehmen eine bestimmte Ausgabegrenze für Mahlzeiten genehmigen, insbesondere wenn Kunden unterhalten werden, aber wenn derselbe Vertreter entscheidet, dass er Blumen an einen Kunden senden möchte, ist dies möglicherweise nicht erlaubt.Vorherige Beschränkungen für die Ausgaben für eine Karte können diese Art von Ausgaben begrenzen.
Vermeiden von Fallstricken
Immer wenn eine Firmenkreditkarte ausgestellt wird, sollte der Mitarbeiter verstehen, wie diese Karte verwendet werden kann. Einige Unternehmen bieten sogar Schulungskurse über die Verwendung von Firmenkreditkarten an, so dass die Hintergrundinformationen über ihre Verwendung für alle gemeinsam sind und niemand sagen kann, dass sie sich der Ausstellungsregeln nicht bewusst sind.
Eine Hauptgefahr von Firmenkreditkarten ist, wenn Angestellte persönliche und geschäftliche Nutzung mischen. Natürlich sollte zu keiner Zeit eine persönliche Ausgabe einer Firmenkreditkarte belastet werden. Glücklicherweise können diese Ausgabenprobleme mit den richtigen Kontrollen auf dieser Karte kontrolliert und beseitigt werden. In den meisten Fällen treten diese Probleme auf, wenn ein Angestellter den Aufwand, zwei verschiedene Transaktionen gleichzeitig auszuführen, überspringen möchte, wobei er denkt: "Ich kann das Unternehmen später erstatten." Auf der anderen Seite findet diese Abrechnung in vielen Fällen nie statt und bringt den Mitarbeiter auf Kollisionskurs mit dem Management des Unternehmens.
Eine liberale Anwendung des gesunden Menschenverstands
Wenn es einen Vorteil bei der Verwendung von Firmenkreditkarten gibt, dann ist es die Fähigkeit der Unternehmen, die Mitarbeiter darauf aufmerksam zu machen, dass sie beobachtet werden.
Dies sollte jedoch keine Besorgnis erregen. Es sollte die Mitarbeiter darauf aufmerksam machen, dass ihre Ausgaben im Namen des Unternehmens wichtig sind und dass sie einen gesunden Menschenverstand in der Art und Weise ausüben müssen, wie sie die Kassen des Unternehmens ausgeben. Alles andere wirkt sich nur negativ auf das Geschäftsergebnis eines Unternehmens aus, von dem auch die Mitarbeiter betroffen sind.
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