Cash Auszahlungen Journal und Cash Management

Das Journal für Barauszahlungen, auch Bargeldauszahlungsjournal genannt, ist ein Buchhaltungsformular, das zur Erfassung aller Geldabflüsse verwendet wird - Einkäufe, die in bar oder in bar getätigt werden. Beispiele sind Kreditorenbuchhaltung, Materialkosten und Betriebsausgaben, neben anderen Kassenkäufen. Beispiele für andere Auszahlungen sind eine Einzahlung in den Kassenfonds.

Ihr Buchhalter oder Steuerberater wird alle diese Transaktionen im Journal für Kassenauszahlungen aufzeichnen, bevor sie in das Hauptbuch, das Kreditorenbuch etc. gebucht werden.

Dies geschieht normalerweise monatlich. In einigen Geschäften wird das Kassenauszahlungsjournal mit dem Kassenbonbuch kombiniert und als Kassenbuch bezeichnet.

Das Bargeldauszahlungsjournal ist ein wichtiges Instrument im Cash-Management - Geschäftsinhaber können dies nutzen, um zu sehen, wie viel Geld ausgezahlt wurde und wohin es ging, indem es den prozentualen Anteil am Inventar im Vergleich zu anderen Rechnungen berechnet. Das Kassenauszahlungsjournal enthält die Schecknummern von Schecks, die geschrieben wurden, weshalb viele Buchhaltungssoftwarepakete auf das Journal als ein Scheckregister verweisen. Diese Pakete haben entweder voreingestellte Formulare für das Journal für Barauszahlungen oder leicht anpassbare Formulare, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.

Einrichten des Cash Exbursements Journals

Für jede Transaktion werden Spalten wie folgt eingerichtet:

• Datum
• Schecknummer
• Erläuterung
• Barkredit
• Sonstiges Guthaben
• Konto abgebucht
• Debitorenbuchung
• Sonstige Lastschrift.

Die Spalten für die Zahlungsart "Barzahlung" können spezifischer für die Art des Geschäfts sein. Zum Beispiel benötigen einige Unternehmen möglicherweise nur eine Spalte, um den Barbetrag zu erfassen, während andere zusätzliche Spalten für Kreditoren, erhaltene Rabatte, Bareinkäufe usw. benötigen. Es sollte immer eine Spalte "Andere" vorhanden sein, um Beträge zu erfassen, die nicht in die Hauptkategorien.

Aktualisierung anderer Bücher

Regelmäßig, manchmal täglich, werden die Einzelposten im Kassenauszahlungsjournal dazu verwendet, die Nebenbücher zu aktualisieren - solche, die bestimmte Arten von Buchhaltungsvorgängen aufzeichnen. Wenn die meisten Barzahlungen für Kreditkäufe an Lieferanten erfolgen, wird das Ledger der Debitorenbuchhaltung aktualisiert.

Die Hauptbuchkonten werden monatlich mit den Summen aus dem Journal der Kassenauszahlungen aktualisiert. Wenn das Unternehmen für die Hauptbuchkonten Nebenkontrollkonten verwendet, sind die Buchungen Teil des Double-Entry-Buchhaltungssystems.

Buchungsrabatte

Das Cash-Auszahlungsjournal enthält eine Spalte "Erhaltene Rabatte", wenn Barzahlungen an Lieferanten erfolgen, für die möglicherweise ein Rabatt gewährt wird, z. B. für eine vorzeitige Zahlung.Somit wird der Rechnungsbetrag zusammen mit dem erhaltenen Rabatt und der Barzahlung erfasst. Nur die Rabatte, die die Spaltensumme erhalten, werden in das Hauptbuch gebucht.

2 Buchungsnachweise

Die Buchhaltung und Buchhaltung können am Ende eines Buchungszeitraums zwei Verfahren anwenden, um nachzuweisen, dass die Angaben auf dem Kassenauszahlungsjournal korrekt auf die Nebenbücher übertragen wurden.

1. Die Summe aller Nebenbuchsalden (falls die meisten Zahlungen an Lieferanten erfolgen, beziehen wir uns auf die Lieferantenkontostände im Debitorenbuch) sollte dem Saldo auf dem Nebenkontenkonto im Hauptbuch entsprechen.
2. Das Hauptbuch sollte ausgeglichen sein, das heißt, die Gesamtbelastung im Hauptbuch sollte gleich der Summe der Gutschriften sein.