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Professionelle Veranstaltungsplaner tragen viele Hüte und übernehmen eine Vielzahl von Aufgaben, je nach den individuellen Umständen einer Veranstaltung. Dieser Beruf erfordert ein einzigartiges Know-how - Sie können ein Multitasking-Assistent eine Minute und der nächste ein Experte Problemlöser, der eine Situation mit Leichtigkeit und Effizienz lösen kann.
Darüber hinaus benötigen Veranstaltungsplaner bestimmte unternehmerische Fähigkeiten, um ein Eventplanungsgeschäft effektiv zu führen.
Eines davon ist das Wissen, wie man einen Geschäftsplan für die Veranstaltungsplanung vorbereitet, ein wichtiger Schritt bei der Vermarktung Ihrer Dienstleistungen und der Sicherung des Geschäfts eines Kunden.
Warum brauche ich einen Geschäftsplan für Eventplanung?
Hier ist ein vertrautes Szenario für einen Veranstaltungsplaner: Sie haben ein Geschäftstreffen mit einem potenziellen Kunden, um ein bevorstehendes Ereignis zu besprechen.
Es ist gut gegangen. Sie haben Ihre Erfahrung, die von Ihnen bereitgestellten Veranstaltungsplanungsservices und Ihre Erwartungen an das, was der Kunde sucht, detailliert beschrieben. Sie schüttelten sich die Hände, dankten ihnen für ihre Zeit und dann … was? Ihr nächster Schritt besteht darin, dem Kunden einen detaillierten Veranstaltungsplanungsvorschlag zu folgen und ihm zu senden.
Was genau ist ein Event Planning-Geschäftsvorschlag?
Ein Veranstaltungsplanungsvorschlag ist ein umfassendes Dokument, in dem die Dienste beschrieben werden, die Sie für eine Veranstaltung bereitstellen. Es ist Ihre Unternehmensbroschüre, Ihre Marketingkampagne und Ihr Verkaufsgespräch in einem.
Dieser Veranstaltungsvorschlag sollte Sie als erfahrenen, qualifizierten Fachmann präsentieren, der für die Durchführung dieser Veranstaltung besonders qualifiziert ist. Es sollte Sie von anderen Veranstaltungsplanern unterscheiden und Sie als jemanden identifizieren, dem der Kunde vertrauen kann.
Ein Veranstaltungsplan sollte gut geschrieben sein, genaue Angaben darüber enthalten, welche Dienstleistungen im Angebot enthalten sind (und welche nicht) und wie Sie die Veranstaltung durchführen werden. Details, damit der Kunde sich leicht vorstellen kann, was Sie vorschlagen.
Geben Sie ihm die persönliche Note
Sicherlich ist es einfacher, eine Vorlage für "Geschäftsvorschlag" herunterzuladen und einfach die fehlenden Informationen einzugeben und mit Ihrer Visitenkarte zu versenden. Aber ist das wirklich, wie Sie Ihre Firma oder Dienstleistungen darstellen möchten?
Wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, einen durchdachten, recherchierten Geschäftsplan für einen potenziellen Kunden zusammenzustellen, was sagt das über die Mühe aus, die Sie für einen Kunden aufwenden, der Ihnen bereits eine Einlage gegeben hat?
Ihre Geschäftsbeziehung beginnt mit der ersten Kommunikation, die Sie mit einem Kunden haben, und erste Eindrücke zählen. Also nimm dir Zeit und mach es richtig.Erstellen Sie einen Veranstaltungsplanungs-Geschäftsvorschlag, der professionell und auf die Veranstaltung Ihres Kunden zugeschnitten ist - ein Spiegelbild der professionellen, durchdachten und einzigartigen Veranstaltungsplanungsservices, die Sie bereitstellen.
7 Dinge, die in einen Event Planning-Geschäftsvorschlag einbezogen werden müssen
1. Business Einführung
Stellen Sie sich kurz Ihr Eventplanungsgeschäft vor. Besprechen Sie Ihren Hintergrund, alle professionellen Zertifizierungen und die Dauer Ihres Geschäfts, relevante Erfahrung und Ihre spezielle Nische, wenn Sie eine haben.
2. Beschreibung des Ereignisses
Geben Sie einen Gesamtumfang der Veranstaltung an, einschließlich Details, die während Ihres ersten Kundengesprächs besprochen wurden, wie z. B. Ziel der Veranstaltung, mögliche Termine, zu berücksichtigende Veranstaltungsorte, Anzahl der Gäste usw.
3 .. Zu bereitstellende Ereignisplanungsservices
Seien Sie in diesem Abschnitt sehr spezifisch und führen Sie alle Dienste auf, die Sie für dieses Ereignis bereitstellen. Listenelemente mit Aufzählungspunkten oder Unterüberschriften sind sehr effektiv, da der Kunde auf einfache Weise die Palette der enthaltenen Dienste sehen kann. Listen Sie alle Anbieter auf, die Sie verwenden möchten, sowie alle Services, die für eine zusätzliche Gebühr optional sind. Es ist wichtig, in diesem Abschnitt sehr detailliert zu sein, damit der Kunde ein klares Verständnis davon hat, was enthalten ist und was zusätzlich ist.
4. Beispiele für Ihre Arbeit
Wenn Sie ein Ereignis geplant haben, das demjenigen ähnelt, das Sie diesem Kunden vorschlagen, dann ist dies Ihre Chance, diese Fähigkeiten zu zeigen. Fügen Sie Fotos, Skizzen, Zeitungsausschnitte oder andere visuelle Elemente hinzu, die Ihnen dabei helfen, ein Bild von der Arbeitsweise des Kunden zu zeichnen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Veranstaltungsplanungsgeschäft zu vermarkten.
5. Vorgeschlagene Kosten
Erklären Sie sorgfältig alle Kosten, die mit der Planung und Ausführung dieses Ereignisses verbunden sind.
Wenn Sie diesen Abschnitt als eine Reihe von Schritten formatieren, wird Ihr Client durch alle Phasen des Ereignisses geführt und hilft ihnen dabei, jeden Aspekt bei der Entfaltung zu visualisieren.
Sei spezifisch innerhalb einer allgemeinen Kostenkategorie. Wenn Sie z. B. eine Werbebuchung für die Gastronomie haben, teilen Sie die individuellen Kosten für Lebensmittel mit, die den Betrag pro Person, die Anzahl der benötigten Server und den Stundensatz, die Ausgaben für Tischvermietung, Bettwäsche usw. angeben.
Anstatt einen Vorschlag mit einem großen Preisschild unten zu erstellen, schreiben Sie einen detaillierten Vorschlag, damit Ihr Kunde die individuellen Kosten verstehen kann.
Dies ist aus zwei Gründen hilfreich:
- es vereitelt den unvermeidlichen "Aufkleberschock", wenn alle Gegenstände gezählt sind und unten ein großer Preisschild steht; und
- gibt es Ihrem Kunden die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Kosten für die zusätzliche Cocktailstunde die Kosten wert sind.
6. Nächste Schritte
Fügen Sie am Ende Ihres Veranstaltungsgeschäfts alle Details zum Zeitpunkt oder den nächsten Schritten ein.
Wenn das Ereignis ein festes Datum hat, vergewissern Sie sich, dass ein unterzeichneter Vertrag bis zu einem bestimmten Datum eingehen muss, damit Sie das Ereignis planen und ausführen können.
Geben Sie die erforderliche Anzahlung und das Datum an, an dem sie empfangen werden muss.
7. Kontaktinformationen
Achten Sie darauf, dass Sie Ihre geschäftlichen Kontaktinformationen unten im Geschäftsvorschlag des Ereignisses angeben.Listen Sie Ihre Website, E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Faxnummern und Postanschrift auf. Fügen Sie Ihrem Angebot auch eine Visitenkarte hinzu, damit Sie sie leichter finden können.
Halten Sie die Kommunikationslinien offen
Nachdem Sie dem Kunden Ihren Veranstaltungsplanungsgeschäftsvorschlag gesendet haben, wenden Sie sich an ihn, um ihn darüber zu informieren, dass das Angebot auf dem Weg ist. Sagen Sie ihnen, dass Sie in ein paar Tagen nachschauen werden, um zu sehen, ob sie irgendwelche Fragen haben. Halten Sie die Kommunikationswege offen. Reagieren Sie und geben Sie persönliche Aufmerksamkeit. Es ist ein Indikator dafür, wie Sie Geschäfte machen und den Deal abschließen.
Elemente eines effektiven Buchvorschlags
Ein Buchvorschlag ist das Verkaufstool, mit dem Sie Ihre Arbeit gestalten. Von Anschreiben bis Beispielkapitel, hier ist was man braucht.
Elemente eines erfolgreichen Medienereignisses
Wenn die Medien auf Ihrer Veranstaltung erscheinen, können Sie Ihrem Unternehmen eine freie ein großes Publikum. Lernen Sie, wie Sie einen Host einrichten und was Sie beachten sollten.
Kreative Elemente der Ereignisplanung
Es gibt unendlich viele Möglichkeiten, Ihrer Veranstaltung Kreativität und Personalisierung hinzuzufügen. Hier sind einige Bereiche, mit denen Sie sofort beginnen können.