5 Wege zur Verbesserung Ihrer Mitarbeiterausgabenverwaltung

Haben Sie kürzlich große Löcher in Ihrem Budget aufgedeckt, nur um herauszufinden, dass sie in zunehmendem Maße auf nicht erfasste Mitarbeiterausgaben zurückzuführen sind? Firmenkostenzuschläge sind ein großartiges Merkmal von Unternehmen, können sich aber auch nachteilig auf sie auswirken, wenn sie nicht angemessen verwaltet werden. Ob Sie Buchhaltung oder Managementstunden verschwenden, die nach Spesenreports jagen oder tausende von Dollar in Ausgaben verlieren, die nicht gerechtfertigt werden können, werden Sie wahrscheinlich früher oder später einige große Geldflussprobleme erleiden.

Von Anreizen für ein besseres Verhalten bis hin zur Verbesserung von Einschränkungen finden Sie hier einige Möglichkeiten, Ihr Gesamtkostenmanagement zu verbessern.

1. Ausgabenkonten begrenzen.

   Wenn Sie Probleme damit haben, genau festzulegen, für welche Aufwandskonten Sie zahlen, ist die Beschränkung der Anzahl der aktiven Konten ein Weg, die Kosten nicht außer Kontrolle zu bringen. Verwenden Sie einen Kreditkartenanbieter, der die Erstellung von Mitarbeiterkarten mit bestimmten Ausgabenobergrenzen unterstützt oder Bargeldkonten mit einer Zahlung pro Tag zur Verfügung stellt. Wenn ein Mitarbeiter Ausgaben benötigt, die über den festgelegten Betrag hinausgehen, fordern Sie Belege und Begründungen für Kontoausgaben an. Sie können diesen Schritt als zusätzlichen Schritt nehmen, indem Sie Zuordnungen nach Position oder Anstellung der Mitarbeiter festlegen, um die Prozesse strukturiert und verständlich zu halten, wenn Ihr Unternehmen wächst.

2. Geben Sie Anreize, um die Aufwandsverfolgung zu fördern.

   Ausgabenverfolgung ist eine weitere Verantwortung, die Ihre Mitarbeiter möglicherweise nicht übernehmen möchten. Es kann frustrierend sein, mehr Papierkram hinzuzufügen, während sie bereits auf Geschäftsreise sind, also geben Sie ihnen einen Anreiz, dies zu tun. Bieten Sie zusätzliche Vergütungen oder Pauschalzahlungen für die pünktliche Einreichung an, etwa in Form einer Abteilung oder eines unternehmensweiten Wettbewerbs. Einige Vergünstigungen zu berücksichtigen könnten kleine Geschenke, Anerkennungen oder Mittagessen. Befragen Sie Ihre Mitarbeiter, um herauszufinden, welche Vergünstigungen sie erhalten möchten, und erstellen Sie dann Standards und Schwellenwerte für die Vergabe von Prämien, damit die Mitarbeiter wissen, worauf sie achten müssen.

3. Klären Sie akzeptable und inakzeptable Ausgaben.

   Was Sie denken, ist eine akzeptable Mitarbeiterausgabe und was ein Mitarbeiter denkt, können zwei verschiedene Dinge sein. Anstatt mit Mitarbeitern über unnötige Ausgaben zu streiten, erstellen Sie ein Betriebshandbuch, das genau definiert, was Sie für akzeptable Ausgaben für gemeinsame Kosten wie Mittagessen, Abendessen und Geschäftsbedarf halten. Dies sollte maximale Beschränkungen für Ausgaben wie Flugtickets, Mahlzeiten oder Hotels sowie Adress-Upgrades und Add-ons beinhalten, die Ihre Mitarbeiter möglicherweise auf ihr Kostenkonto hinzufügen möchten. Angemessen und gerechtfertigt sollte am direktesten und klarsten erklärt werden.

4. Synchronisieren Sie Unternehmenskartenauszüge mit der Buchhaltungssoftware.

   Viele Buchhaltungsprogramme ziehen Kartentransaktionen direkt vom Kreditkarten-Backend ab, so dass Sie nicht viel Zeit damit verbringen, Belege für Transaktionen zu finden.Sie können auch von Mitarbeitern verlangen, dass sie eine Spesenverfolgungs- und Berichterstellungssoftware verwenden, damit sie Belege in Echtzeit scannen und zuordnen können. Es hilft, alles koordiniert zu halten - und hilft Ihnen, Verstöße gegen die Regeln für akzeptable Ausgaben zu erkennen.

5. Automatisieren Sie Ausgabenbeschränkungen.

   Verwenden Sie Spesenverwaltungssysteme, mit denen Sie Parameter für Aufwandskosten, Kategorien und inakzeptable Ausgaben definieren können. Wenn Sie diese Kosten automatisch abwickeln, reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Arbeit am System. Wenn es große Probleme gibt, macht das System Sie auf diese aufmerksam, ohne dass Sie Ihre Eingaben täglich benötigen. Geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit zu sehen, wie diese Software funktioniert, damit sie verstehen, wie Sie ihre Ausgaben überwachen. Dies sollte dazu beitragen, die Anzahl der Mitarbeiter drastisch zu senken, die die Aufwandsregeln verletzen.

Schließlich vergessen Sie nicht, dass einige Mitarbeiter es einfach nicht "bekommen". Sie können in Betracht ziehen, die Kostenstellenprivilegien von Mitarbeitern zu widerrufen, die ständig gegen Unternehmensregeln verstoßen und stattdessen anfängliche Ausgaben verlangen.

Indem Sie nur annehmbare Ausgaben erstatten, sollten Sie die Möglichkeit von Verstößen praktisch ausschließen. Bedenken Sie natürlich, dass Mitarbeiter, die große Ausgaben tätigen müssen, möglicherweise über keine persönlichen Ressourcen verfügen, um dies zu tun. Die Arbeit für Ihr Unternehmen sollte keine übermäßige Belastung für Ihre Mitarbeiter bedeuten. Wenn Sie einen harmonischen Treffpunkt finden, sollten Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und Ihr Kostenmanagement ein produktiveres Mittel finden.