5 Möglichkeiten, rechtliche Probleme mit Freiwilligen zu vermeiden

Freiwillige sind großartig und sogar wichtig für deine Wohltätigkeit. Aber, wenn etwas mit einem Freiwilligen schief geht, kann es schlechte Nachrichten für Ihre Organisation buchstabieren.

Zum Beispiel, was passiert, wenn ein Freiwilliger einen Unfall hat, während er mit Ihnen dient? Was passiert, wenn der Freiwillige gegen das Gesetz verstößt oder jemand anderen verletzt? Ihre Organisation könnte haftbar sein.

Hier sind fünf Möglichkeiten, um es weniger wahrscheinlich zu machen, dass Sie Probleme mit Ihren Freiwilligen haben.

Einige von diesen mögen beschwerlich erscheinen, aber nimm dir die Zeit, sie richtig zu machen und schütze sowohl deine Organisation als auch deine Freiwilligen.

1. Entwickeln Sie freiwillige Richtlinien und Verfahren.
Wenden Sie sich an einen Anwalt oder freiwilligen Spezialisten, um sicherzustellen, dass diese angemessen sind. Politiken sollten Freiwilligenaufgaben formulieren und Probleme wie Diskriminierung, Belästigung und andere möglicherweise illegale Verhaltensweisen angehen.

Durch das explizite Verbot von Fehlverhalten kann Ihre Organisation vor Haftung geschützt werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den Schutz für den Freiwilligen vor Missbrauch durch die Organisation und ihre Mitarbeiter schützen.

2. Schreiben Sie Stellenbeschreibungen für alle Freiwilligenstellen.
Sei explizit über die Erwartungen an den Freiwilligen und was er kann und was nicht. Beschreiben Sie alle möglichen Risiken für den Freiwilligen und bitten Sie um eine unterzeichnete Haftungsfreistellung. Eine gründliche und prägnante Stellenbeschreibung kann helfen, die Organisation vor der Haftung zu schützen, sollte der Freiwillige über das hinausgehen, was er oder sie tun darf.

Hier sind einige Dinge, die in die Stellenbeschreibungen aufgenommen werden müssen:

• Der Zweck Ihrer gemeinnützigen Organisation
• erforderte eine Ausbildung für diese Position
• die von der / dem Freiwilligen erwarteten Aufgaben
• die benötigte Zeit die Aufgabe
• der Ort, an dem der Freiwillige die Arbeit ausführen wird

3. Fordern Sie jeden Freiwilligen auf, eine Bewerbung auszufüllen.

Die meiste Zeit zahlt es sich aus, eine Bewerbung zu verlangen.

Bei Gruppenprojekten, die einen "Rinderaufruf" für Freiwillige beinhalten, können die Freiwilligen jedoch einfach einen Verzicht ausfüllen lassen, der die Organisation von der Haftung befreit.

Die Komplexität der Anwendung hängt von der Position ab. Wenn der Freiwillige mit gefährdeten Personen wie Kindern oder älteren Menschen arbeitet, sollte der Balken höher sein. Für kleine Aufgaben mit geringem Risiko für jedermann wäre eine kürzere Anwendung geeignet. Seien Sie vorsichtig, um verschiedene Anwendungen für verschiedene Jobs zu haben. Es hat keinen Sinn, einige Freiwillige mit einer langen Form davon abzuhalten, wenn es nicht nötig ist.
Hier sind einige Dinge, die in eine Anwendung aufgenommen werden müssen:

• Persönliche Informationen wie Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kontaktperson bei Krankheit oder Unfall, Führerschein, Versicherungsnachweis, etc.
• Qualifikationen, die für die Stelle erforderlich sind, wie besondere Fähigkeiten oder Bildungsabschlüsse.
• Referenzen, die den guten Charakter oder die Arbeitsmoral des Bewerbers bestätigen können. Referenzen können von einem Community-Mitglied stammen, von einer anderen Non-Profit-Organisation, bei der sich der Bewerber freiwillig gemeldet hat, oder von einem Arbeitgeber.
• Schriftliche Erlaubnis zur Durchführung einer Hintergrundüberprüfung, unerlässlich, wenn die Freiwilligen mit Kindern oder anderen gefährdeten Bevölkerungsgruppen arbeiten werden
• Verzicht auf Vertraulichkeit, damit Sie die Informationen, die Sie benötigen, sammeln und angemessen weitergeben können.

4. Richtiges Screening durchführen.

Sei vorsichtig. Das Screening ist besonders wichtig für Freiwillige, die mit gefährdeten Personen in Kontakt stehen können oder die während ihrer Freiwilligenarbeit oder anderer gefährlicher Arbeiten fahren müssen.
Allerdings führen 31 Prozent der gemeinnützigen Organisationen keine freiwilligen Screenings gemäß einer Studie durch. Gemeinnützige Organisationen denken oft, dass sie ihre Freiwilligen selbst überwachen können und es unterlassen, angemessene Hintergrundkontrollen durchzuführen. Aber das kann die Organisation der Haftung aussetzen. Denken Sie an Screening als Teil Ihrer Sicherheitsverfahren und Risikomanagement.
Das Screening sollte immer respektvoll sein und die Privatsphäre der Freiwilligen so weit wie möglich schützen. Erhalten Sie vor dem Fortfahren eine schriftliche Genehmigung für das Screening.

Schauen Sie auch vorsorglich von Zeit zu Zeit.
Das Screening kann so einfach sein wie ein persönliches Interview oder kann beinhalten:

• kriminelle Hintergrundkontrollen
• Fahrunterlagen und -lizenzen
• Versicherungsbestätigung
• Screening auf Gesundheitsprobleme oder Aufforderung zum Nachweis bestimmter Impfungen
• Bestätigen von Zeugnissen wie einem Lehrzertifikat oder speziellen Kompetenzbewertungen

5. Bieten eine hervorragende Ausbildung und Verwaltung.
Niemals einfach einen Freiwilligen ohne angemessene Ausbildung loslassen. Freiwillige schätzen es, ausgebildet zu werden, damit sie wissen, was zu tun ist und wann. Trainieren Sie in Gruppen oder eins zu eins. Entwickeln Sie schriftliche Materialien, die der Freiwillige mitnehmen kann, und trainieren Sie seine spezifischen Aufgaben. Weisen Sie den Freiwilligen einer Aufsichtsperson zu.
Die Schulung kann Folgendes umfassen:

• Verhaltenskodex Ihrer Organisation
• Verhalten bei der Vertretung der Organisation
• Ermittlung und Meldung von Missbrauch
• Aufrechterhaltung der Vertraulichkeit der Organisation und der Personen, denen sie dient
• was Sie konkret von dem Freiwilligen
• erwarten, wie er Probleme melden kann
• wer verantwortlich ist und wie man sie erreicht

Schließlich ist man bereit, einen Freiwilligen zu entlassen, wenn er gegen eine der Regeln verstößt, schwer zu bekommen, sind unzuverlässig oder in irgendeiner Weise missbräuchlich. Entwickeln Sie ein schriftliches Verfahren für Mitarbeiter, wenn sie einen Freiwilligen gehen lassen müssen.
Informieren Sie den Freiwilligen immer, warum Sie ihn loslassen, und dokumentieren Sie die Entlassung, genau wie bei einem bezahlten Mitarbeiter. Ein Verfahren zu haben, es zu verfolgen und die Aktion aufzuzeichnen, wird dir helfen, wenn der Freiwillige beschließt, eine Beschwerde bei deinem Top-Management einzureichen oder auf andere Weise zu versuchen, dich wieder zu erreichen.
Vergessen Sie nicht, Richtlinien für Ihre Mitarbeiter zu haben, die beschreiben, wie Freiwillige zu behandeln sind.Beschreibe, was Belästigung ist und wie du sie vermeiden kannst. Ein Beschwerdeverfahren einrichten, mit dem Freiwillige Missbrauch melden können.

Freiwillige wollen Gutes tun und sind dankbar, wenn eine Organisation bereit ist, mit ihnen zu arbeiten. Sie wollen eine gute Politik und eine angemessene Ausbildung und Führung. Freiwillige zu halten erfordert nicht nur Dankbarkeit von Ihrer Seite, sondern auch einen organisierten Ansatz, der sowohl Freiwillige als auch Ihre gemeinnützige Organisation schützt.

Empfohlene Ressourcen:

Freiwillige: Ausgleich von Risiko und Belohnung (Nonprofits Insurance Alliance Group)

Volunteer Screening - von Energize, einem Zentrum für Freiwilligenarbeit.