5 Schritte für die Auswahl der Buchhaltungssoftware

Mithilfe dieser Checkliste für die Auswahl der Buchhaltungssoftware können Sie vor dem Kauf die richtige Buchhaltungssoftware finden. Nur wenige kleine Unternehmen investieren viel Zeit und Ressourcen, um die richtigen Fragen zu stellen, bevor sie das Buchhaltungssoftwareprogramm auswählen, um sicherzustellen, dass die beste Wahl für ihr Unternehmen getroffen wird. Stattdessen wird die Wahl der Buchhaltungssoftware in der Regel beschleunigt, wenn man bedenkt, ob es bessere Alternativen gibt.

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware für Ihr kleines Unternehmen auswählen oder erwägen, Softwareprogramme zu aktualisieren oder zu ändern, können Sie diese Checkliste für die Auswahl der Buchhaltungssoftware als Ressource verwenden, um die folgenden Schritte zu befolgen: helfen Ihnen, die richtige Buchhaltungssoftware für Ihr kleines Unternehmen zu finden.

Schritt 1

Sie sollten Rückmeldungen von allen Ihren Mitarbeitern einholen, die die Buchhaltungssoftware in signifikanter Weise verwenden werden, damit sie Ihnen Informationen darüber geben können, ob die Software ihren Anforderungen entspricht. Bedürfnisse. Wenn Ihr kleines Unternehmen groß genug ist, mit verschiedenen Abteilungen oder Abteilungen, können Sie ein Technologie-Komitee bilden, bei dem mindestens ein Vertreter jeder bedeutenden Abteilung oder Abteilung die Software-Programme bewertet, die Sie in Erwägung ziehen.

Schritt 2

Sie sollten jeden Mitarbeiter oder Vertreter im Technologieausschuss eine Bedarfsanalyse und ein Flussdiagramm ihrer wesentlichen Prozesse erstellen lassen.

Die Bedarfsanalyse sollte eine Liste der Anforderungen sein, die jeder Mitarbeiter oder jede Abteilung benötigt, um ihre täglichen Aufgaben zu erledigen. Die Bedarfsanalyse beschreibt die Anforderungen, die Sie an Ihre Buchhaltungssoftware haben und die Sie Ihrem Lieferanten zur Verfügung stellen können, um festzustellen, ob das Softwarepaket Ihren Anforderungen entspricht.

Die Ablaufdiagramme geben Ihnen einen Einblick in die internen Prozesse, die Ihre Mitarbeiter zur Durchführung ihrer Aufgaben verwenden. Die Flussdiagramme werden aus mindestens einigen Gründen nützlich sein: (1) Sie werden feststellen, dass bestimmte Schritte eliminiert werden können, um Ihre Operationen zu rationalisieren und Ihr Unternehmen Zeit und Geld zu sparen; (2) Sie können sehen, welche Schritte derzeit manuell ausgeführt werden, um festzustellen, ob die Buchhaltungssoftware, die Sie erwägen, diese Aufgaben automatisieren wird. und (3) Sie können diese Flussdiagramme als Grundlage für die Erstellung oder Aktualisierung der Richtlinien und Verfahrenshandbücher Ihres Unternehmens oder der Desktop-Prozeduren von Mitarbeitern zu diesem Zeitpunkt verwenden.

Schritt 3

Sie sollten ein Budget für Ihre Buchhaltungssoftware festlegen. Ich empfehle, ein Budget als eine Reihe von Preisen festzulegen, die Sie in Erwägung ziehen, zu kaufen, weil Sie feststellen, dass eine teurere Buchhaltungssoftware mehr Aufgaben automatisiert, damit die erhöhten Kosten gerechtfertigt werden können.

Schritt 4

Sie können Ihre Mitarbeiter oder Ihren Technologieausschuss bitten, potenzielle Buchhaltungssoftwareprogramme zu identifizieren, die Ihren Anforderungen entsprechen, damit Sie sich diese Programme genauer ansehen können. Sie sollten sich mit unabhängigen Fachleuten beraten lassen, z. B. mit Technologieberatern und Wirtschaftsprüfern, um ihre Meinung zu möglichen Programmen einzuholen, die Ihren Anforderungen entsprechen könnten.

Der Buchhalter verfügt über Kenntnisse und Erfahrungen darüber, was andere kleine Unternehmen verwenden und möglicherweise Erfahrung mit verschiedenen Buchhaltungssoftwareprogrammen als Endnutzer haben. Der Technologieberater kann Ihnen möglicherweise eine Vorstellung von wichtigen Technologieproblemen geben, die bei der Implementierung eines neuen Buchhaltungssoftwareprogramms auf der Grundlage der Spezifikationen auftreten können, z. B. ob es mit anderen externen Programmen für Ihr Unternehmen oder mit neuer Hardware kompatibel ist. Möglicherweise müssen Sie sicherstellen, dass das Programm ordnungsgemäß ausgeführt wird, das in Ihren Entscheidungsprozess einfließen kann.

Schritt 5

Sie sollten jede Buchhaltungssoftware, die sich auf Ihrer Liste befindet, vor dem Kauf vorführen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entspricht. Sie können auch eine kostenlose Testversion des Programms anfordern, wenn Sie sich an den Anbieter wenden. Sie können Ihre Mitarbeiter dazu bringen, ihre täglichen Aufgaben in der Testversion zu erledigen, damit Sie eine noch bessere Vorstellung davon bekommen, wie sich die Software im Vergleich zu ihren Mitbewerbern schlägt.

Sie können diese Schritte befolgen, um Sie bei der Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware für Ihr kleines Unternehmen zu unterstützen.