12 Dinge, die HR beim Familienurlaub berücksichtigen muss

Bezahlt oder nicht, 80 Prozent der Eltern nehmen nach der Geburt eines Kindes einen Familienurlaub. Während Eltern, die bald Eltern sein werden, damit beschäftigt sind, Kindergärten zu malen und zu lesen, was Sie erwarten können, wenn Sie erwarten, können Sie mit der Planung für den Familienurlaub beginnen.

Wenn es um Familienurlaub geht, muss die Personalabteilung viele Grundlagen abdecken. Sie sind gesetzlich verpflichtet, einige Dinge zu tun, während Sie andere tun müssen, um die Arbeit zu halten und kümmern sich um Mitarbeiter, die neue Eltern sind.

Ihre Familie verlässt die Checkliste und muss diese zwölf Punkte berücksichtigen.

Kennen Sie die Regeln zum Familienurlaub

Die Vereinigten Staaten sind eines der wenigen Länder der Welt, das keinen bezahlten Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub verlangt, aber das Family Medical Leave Act (FMLA) fordert Sie auf, 12 Wochen zur Verfügung zu stellen. unbezahlten Urlaub für berechtigte Arbeitnehmer.

Verstehen Sie dieses Gesetz und welche Angestellten berechtigt sind zu erhalten. Zum Beispiel müssen die Mitarbeiter nicht die vollen 12 Wochen in einem Stück einnehmen - sie können sich die Zeit intermittierend nehmen.

Geburtsmütter, Partner und adoptierende Eltern sind qualifiziert (vorausgesetzt, sie erfüllen die Kriterien). Lernen Sie dieses Gesetz sowie alle anderen Gesetze in Ihrem Bundesstaat kennen (Kalifornien, Hawaii, New Jersey, New York und Rhode Island haben spezielle bezahlte Elternschaftsgesetze, schauen Sie also genau hin). Mehr Arbeitsgesetze werden regelmäßig verabschiedet, so dass es sich lohnt, sich mit den Gesetzen in Ihrer Gerichtsbarkeit vertraut zu machen.

Schreiben Sie eine formale Richtlinie zum Familienurlaub

Dokumentieren Sie die Richtlinien des Unternehmens zum Familienurlaub.

Ja, halten Sie sich an die Gesetze, aber Ihre Firma kann andere Details entscheiden. Betrachten Sie diese Optionen, wenn Sie an Familienurlaub denken.

• Bieten Sie bezahlte Freistellung für Familienurlaub an? Es ist nicht vom Bundesgesetz vorgeschrieben, aber es gibt viele Vorteile dafür. Google hat die Bindung von neuen Müttern um 50 Prozent erhöht, indem sie einfach ein wenig bezahlte Freizeit angeboten hat. Wenn Sie bezahlte Freistellung anbieten, geben Sie bitte an, wie viel Zeit angeboten wird und welche Mitarbeiter sich qualifizieren. Zum Beispiel erhalten Vollzeitbeschäftigte x-Beträge, aber Teilzeitbeschäftigte qualifizieren sich nicht.
• Wird die bezahlte Freistellung für Familienurlaub gleichzeitig mit der FMLA-Zeit ausgeführt? Wenn Mitarbeiter zwei Wochen bezahlte Freistellung erhalten, entscheiden Sie, ob diese Zeit separat oder gleichzeitig mit der FMLA-Zeit ausgeführt wird. Wenn es separat läuft, könnten die Mitarbeiter möglicherweise 14 Wochen frei nehmen. Wenn es gleichzeitig läuft, sollten Sie den Mitarbeiter einfach während zwei der 12 Wochen, die ihm durch FMLA zustehen, bezahlen.
• Haben Sie einen universellen Plan für Familienurlaub? Wenn Sie Ihren Mitarbeitern eine bezahlte Freistellungsdauer anbieten, entscheiden Sie, ob jeder Elternteil genau die gleiche Freistellungszeit erhält oder ob unterschiedliche Situationen unterschiedlich behandelt werden.Zum Beispiel, wenn geborene Mütter zwei Wochen bezahlter Freizeit erhalten, aber Adoptiveltern oder Nicht-Geburtspartner eine Woche bezahlt bekommen? Das liegt an der Firma, aber schreiben Sie die Familienurlaubspolitik auf, damit ähnliche Situationen konsequent behandelt werden.

Koordinationsarbeit für den Familienurlaub

Stellen Sie sicher, dass die Manager mit den Angestellten weit vor der Familienzeit zusammenarbeiten, um die Arbeit zu koordinieren, während der Mitarbeiter weg ist. Erhalten Sie alle Details abgedeckt, klar, um ihre E-Mails an einen Mitarbeiter (falls erforderlich) weitergeleitet zu haben.

Dadurch wird der Stress für die Mitarbeiter verringert und potenzielle Engpässe beseitigt.

Manager können mit ihrem Team zusammenarbeiten, um Verantwortung zu übernehmen, was nicht nur für den Familienurlaub nützlich ist, sondern auch, wenn ein Mitarbeiter aus anderen Gründen verloren geht.

Erinnern Sie sich an die Privatsphäre der Mitarbeiter Über den Familienurlaub

Nicht jeder möchte, dass die gesamte Firma weiß, dass sie ein Baby erwarten oder haben. Und tatsächlich ist HR nicht verpflichtet, den Managern sogar genau mitzuteilen, warum ein Mitarbeiter auf FMLA unterwegs ist (obwohl sie wahrscheinlich wissen, warum ein offensichtlich schwangerer Mitarbeiter plötzlich für ein paar Wochen weg ist).

Bedenken Sie, wie offen der Mitarbeiter mit Kollegen über die Schwangerschaft diskutierte und mit Respekt reagierte. Wenn der Mitarbeiter Bilder des Neugeborenen auf der Firmen-Social-Site, auf Facebook oder per E-Mail, zirkulieren lassen will, ist das toll. Aber Sie sollten es nicht tun.

Machen Sie Leistungen zugänglich

Vorteile sind wichtig während einer Schwangerschaft und Geburt, und der Mangel an ihnen oder die Verwirrung über sie erzeugt Stress für die Mitarbeiter.

Nahezu alle Mitarbeiter möchten eine an die Lebensereignisse angepasste Leistungsvermittlung. Während Gesundheitsbedürfnisse unmöglich vorauszusagen sind, sind sie sicherlich leichter vorherzusehen, wenn jemand ein Kind erwartet.

Es ist eine dünne Linie, um zu gehen, aber so viel Hilfe wie möglich zu leisten, ohne die Privatsphäre des Mitarbeiters zu missachten. Zum Beispiel ist es unangemessen, einer schwangeren Mitarbeiterin mitzuteilen, dass Ihr Gesundheitsdienstleister über eine Hotline für Pflegebedürftigkeit verfügt, es sei denn, sie fragen ausdrücklich danach.

Sie haben keine Ahnung, welche Entscheidungen sie für ihr Kind treffen werden, aber Sie können trotzdem helfen, indem Sie daran erinnern, dass das Employee Assistance Program (EAP) über gute Support-Ressourcen verfügt.

Über ein sicheres Online-System können Mitarbeiter auf Details zu Leistungen zugreifen oder Mitarbeitern Kopien der entsprechenden Formulare geben. Wenn es möglich ist, leiten Sie die Mitarbeiter an Orte, an denen sie recherchieren und Antworten finden können. Dies führt zu weniger Arbeit für Sie und befähigt sie dazu, selbstständig zu navigieren und die Vorteile zu erkunden, und dabei ihre Privatsphäre zu respektieren.

Flexibilität schaffen

Die Menschen wollen Flexibilität, ziehen aber die notwendigen Linien. Der neue Titel des Elternteils macht es für Vollzeitbeschäftigte nicht akzeptabel, nur 25 Stunden pro Woche zu arbeiten. Es ist wahrscheinlich nicht sinnvoll, dass Mitarbeiter ihr neues Baby die ganze Zeit zur Arbeit bringen. Allerdings ist es wahrscheinlich keine große Sache, wenn Erica um 9:15 Uhr eintrifft, während er den Drop-off-Zeitplan für die Tagespflege feststellt.

Flexibilität kann Mitarbeitern helfen, sich auf ihre neue Verantwortung einzustellen.Mitarbeiter sollten ein Team von Mitarbeitern haben, die sie bei der Arbeit unterstützen, und flexible Arbeitszeiten bieten Ihnen Unterstützung.

Einige Unternehmen finden es für beide Seiten von Vorteil, dass die Mitarbeiter langsam wieder arbeiten können. Die Möglichkeit, nach dem Familienurlaub für einige Wochen in Teilzeit wiederzukommen, gibt ihnen die Möglichkeit, Geld einzubringen, ohne dabei überfordert zu werden. Es erleichtert auch die Belastung eines Mitarbeiters außerhalb des Büros.

Wenn Mitarbeiter ihre gesamte FMLA-Zeit nutzen, aber immer noch etwas mehr Zeit benötigen, um sie wiederherzustellen, versuchen Sie, sie mit unbezahlter Urlaubszeit zu verlängern. Oder, wenn Angestellte sich nicht für FMLA qualifizieren (und gemäß bezahlter Elternzeitbefürworter, 40 Prozent von US-Angestellten nicht), versuchen Sie, sie dennoch anzupassen.

Erstellen eines Notfallplans

Flexibilität kann auch für das Unternehmen von Nutzen sein, wenn eine Positionsänderung vor oder nach einem Elternurlaub beantragt wird. Zum Beispiel möchte ein Elternteil vielleicht Stunden reduzieren oder seine Arbeitszeit (oder alle) auf Telearbeit umstellen, um mit seinem neuen Kind zu Hause zu bleiben.

Sie sind nur gesetzlich verpflichtet, eine Position gleichen Lohns, gleicher Leistungen und gleichen Prestiges für einen Mitarbeiter wiederherzustellen, der von FMLA zurückkehrt, aber die Mitarbeiter könnten effektiver arbeiten, wenn zusätzliche Anpassungen vorgenommen werden.

Nicht alle Unternehmen können sich diese Änderungen leisten, aber manchmal sind Anpassungen möglich. Manche Eltern wollen nach einer Geburt ihren Arbeitsplan ändern und können ihren Plan ganz aus dem Plan nehmen. Und nicht davon ausgehen, dass nur weibliche Eltern die Belegschaft verlassen werden.

Nach Angaben des National At-Home Dad Network, "Die genaueste Zählung von Stay-at-Home-Väter wurde von Dr. Beth Latshaw im Jahr 2009 auf 1,4 Millionen geschätzt. Diese Zahl hat wahrscheinlich auf der Grundlage von Trends von anderen erhöht Quellen zu mindestens 1. 75 Million. "

Betrachten Sie Änderungen der Mitarbeiterbeteiligung

Mit der Aufregung eines neuen Babys, können Angestellte vergessen, dass das neue Bündel Freude auch eine neue abhängige ist, die sie zu ihrer Gesundheit hinzufügen müssen Versicherungspläne. Erinnern Sie die Mitarbeiter an die Daten und Fenster, wo sie ihre Wahlwahlen ändern können und müssen.

Weitere zu berücksichtigende Leistungsänderungen beziehen sich auf Arbeitnehmer, die Urlaub nehmen. Während des unbezahlten FMLA-Urlaubs erhalten die Mitarbeiter keinen Gehaltsscheck. Wie werden sie für ihre Leistungsprämien zahlen? (Rechtlich, wenn sie FMLA-Zeit verwenden, muss das Unternehmen Deckung bereitstellen, also eine Möglichkeit ausfindig machen, dass sie immer noch ihren Beitrag leisten können.)

Sie müssen Entscheidungen über mehrere andere politische Angelegenheiten für Ihr Mitarbeiterhandbuch treffen und Implementierung.

• Entscheiden Sie, ob die Mitarbeiter während ihres Urlaubs weiterhin eine Freistellung erhalten. Wenn sie nicht anfallen, berücksichtigen Sie dies bei der Berechnung der Freistellung oder passen Sie die Freistellung in der Freischalt-Software des Unternehmens an.
• Wenn Mitarbeiter nach der Geburt nicht zurückkehren, kürzen Sie die Urlaubszeit auf dem letzten Gehaltsscheck aus, wenn dies in den Urlaubsrichtlinien des Unternehmens festgelegt ist.
• Überprüfen Sie die Urlaubsrichtlinie, um zu ermitteln, ob Mitarbeiter angefallene Urlaubszeiten an die Elternzeit oder FMLA-Zeit anhängen können, die sie bereits belegt haben.

Alle diese Details sollten in Ihre Freistellungsrichtlinien aufgenommen werden. Wenn nicht, fügen Sie sie hinzu, damit jeder Mitarbeiter gleich behandelt wird.

Sei empfindlich

Gelegentlich ist die Geburt eines Kindes kein feierliches Ereignis im Leben eines Menschen. Ungeplante Schwangerschaften passieren. Spätere Fehlgeburten und Kindersterblichkeit sind verheerend. Ein Mitarbeiter kann sein Kind zur Adoption freigeben oder eine Schwangerschaft beenden. Gehen Sie mit Sensibilität und Respekt auf jede dieser Situationen zu.

Arbeiten Sie mit dem Mitarbeiter und dem Manager des Mitarbeiters, um den Übergang in die Arbeit sensibel zu bewältigen. Betrachten Sie auch einige Situationen (wie Fehlgeburten) in der Trauerbegleitung des Unternehmens.

Schmerzhafte Lebensereignisse sind für die Mitarbeiter schwierig, aber auch für die Menschen, die sich um sie kümmern, schwierig. Überlegen Sie, wie das Unternehmen diese Situationen im Vorfeld sensibel (und privat) bewältigen kann.

Feiern

Eine kleine, nette Geste der Organisation wird die Mitarbeiter daran erinnern, dass sie ein Team von Mitarbeitern haben, das sie im Büro anfeuert. Warten Sie ein paar Tage nach der Geburt, um sicherzustellen, dass alles gut geht, und senden Sie dann Blumen, eine Karte oder einen Strampelanzug. Überlegen Sie, was dieser Mitarbeiter schätzen wird (wenn er sehr privat ist, berücksichtigen Sie dies), und versuchen Sie, die Geste zu individualisieren.

Denken Sie an Post-Baby-Unterkünfte

Für viele Unternehmen endet das Elterngeld nicht mit Familienurlaub. Überlegen Sie, welche Unterkünfte Mitarbeiter benötigen oder schätzen werden. Das Fair Labor Standards Act (FLSA) schreibt vor, dass Unternehmen stillende Mütter mit einer Pausenzeit versorgen müssen und an einem Ort, an dem sie Muttermilch abgeben können.

Berufstätige Eltern ohne Heimpartner brauchen wahrscheinlich auch Kinderbetreuung - das ist das größte Budget für amerikanische Familien. Im Durchschnitt geben amerikanische Familien $ 9, 589 pro Jahr für Kinderbetreuung bis zu $ ​​28, 353 für eine häusliche Pflegekraft aus.

Berücksichtigen Sie zusätzliche Leistungen für Mitarbeiter

Ziehen Sie in Betracht, eine Art von Kinderbetreuungsgeld für Mitarbeiter zu schaffen, wie beispielsweise die Subventionierung von Kosten oder sogar die Bereitstellung von Kinderbetreuungsmöglichkeiten vor Ort oder vor Ort. 83 Prozent der Mitarbeiter mit Kinderbetreuungsgeld sagen, dass dies ihnen hilft, Stress abzubauen und die Work-Life-Balance zu verbessern.

Wenn es um Kinderbetreuungsleistungen geht, werden die Mitarbeiter die Hilfe zu schätzen wissen und die einzige Einschränkung besteht darin, wie kreativ Sie den Nutzen nutzen können (und was das Unternehmen sich leisten kann).

Helfen Sie den Mitarbeitern dabei, einen erholsamen - nicht stressigen - Familienurlaub zu verbringen, während sichergestellt wird, dass das Geschäft sowohl während der Abwesenheit als auch bei der Rückkehr angemessen betreut wird.

Befolgen Sie die Regeln und legen Sie Richtlinien fest, um Compliance und faire Behandlung für alle Mitarbeiter, die Familienurlaub nehmen, sicherzustellen.

Große Veränderungen im Leben der Mitarbeiter sind spannend und für alle ein Übergang. Mit ein wenig Planung können Sie mit Leichtigkeit durch die Familie navigieren.