Telefon Etikette - Achten Sie auf Ihre Verhaltensweisen bei der Verwendung des Telefons bei der Arbeit

Wann haben Sie das Telefon benutzt? Es war wahrscheinlich, sobald Sie "Hallo" sagen konnten. Sie brauchten keine weiteren Fähigkeiten, um einen Anruf zu tätigen oder zu empfangen. Die Wahrheit ist, dass, obwohl es keine Hexenwissenschaft ist, die richtige Telefonetikette in einer Arbeitsumgebung etwas mehr als die Fähigkeit beinhaltet, einen Gruß zu äußern. Da es vielleicht Ihr erster Kontakt mit einem Kunden, Kunden oder sogar Ihrem Arbeitgeber ist, ist es Ihre Chance, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen …

oder ein schlechter. Hier sind einige Tipps, die Sie beachten sollten, wenn Sie das Telefon bei der Arbeit benutzen:

• Schlucken Sie zuerst: Mit anderen Worten, Ihr Mund sollte nicht besetzt sein, wenn Sie einen Anruf tätigen oder das Telefon annehmen. Sie möchten klar sprechen können und das ist unmöglich, wenn Sie kauen oder schlucken.
• Name und Rang Bitte: Wenn Sie einen Anruf bei der Arbeit erhalten, sollten Sie sich und Ihre Firma und Abteilung identifizieren, falls zutreffend. Wenn der Anrufer von der Hauptleitung des Unternehmens zu Ihnen übertragen wurde, können Sie nur Ihren Namen und Ihre Abteilung angeben. Die Person, die den Anruf zuerst beantwortet hat, gab höchstwahrscheinlich den Firmennamen an. Wenn Sie der Anrufer sind, identifizieren Sie sich auf die gleiche Weise, bevor Sie nach der Person fragen, die Sie erreichen möchten.
• Die Arten sind wirklich wichtig: Seien Sie immer höflich, egal wer am anderen Ende der Linie steht. Ob Sie mit einer Empfangsdame sprechen oder der Firmenpräsident vergessen Sie nie, bitte zu sagen und zu danken. Abgesehen von der Tatsache, dass jeder Respekt verdient, kann die Person, die Ihren Anruf beantwortet, sicherstellen, dass sie angemessen behandelt wird.

• Fokus: Während wir alle gerne Multitasking (oder versuchen Sie es) tun, während Sie telefonieren, verzichten Sie auf andere Dinge. Sie sollten der Person, mit der Sie sprechen, Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit schenken. Ihre E-Mail, Social Media und Spiele können warten.
• Jetzt halten: Zunächst sollten Sie alle anderen Unterhaltungen vermeiden, während Sie telefonieren. Die Realität steht jedoch manchmal im Weg. Sie müssen möglicherweise mit jemandem sprechen, der in Ihr Büro oder Ihre Kabine kommt oder einen anderen Anruf entgegennimmt. Entschuldigen Sie sich und begrenzen Sie dann Ihre andere Unterhaltung auf ein paar Sekunden. Lassen Sie niemanden auf unbestimmte Zeit in der Warteschleife stehen. Wenn Sie sich nicht schnell um die andere Angelegenheit kümmern können, aber sofort damit erledigt werden müssen, statt die Person, mit der Sie gesprochen haben, in die Warteschleife zu stellen, fragen Sie, ob Sie zu einem für sie günstigen Zeitpunkt zurückrufen können.

• Lassen Sie Ihren Anrufer nicht im System verloren gehen: Es gibt Zeiten, in denen Sie nicht in der Lage sind, der Person am anderen Ende der Leitung zu helfen. er zu jemandem, der kann. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, an wen Sie den Anruf weiterleiten und warum.Lassen Sie ihn wissen, was zu tun ist, wenn der Anruf nicht zustande kommt oder wenn die Person, an die Sie ihn senden, nicht da ist oder nicht helfen kann.
• Nachrichten kurz und süß halten: Wenn Sie eine Voicemail-Nachricht für jemanden hinterlassen, sprechen Sie langsam und deutlich, insbesondere wenn Sie Ihren Namen und Ihre Telefonnummer angeben. Zu viele Leute hinterlassen sehr lange und verwirrende Nachrichten, nur um am Ende schnell ihre Namen und Nummern zu murmeln, wodurch der Empfänger nicht in der Lage ist, den Anruf zurückzugeben.
• Einmal ist genug: Wenn du eine Nachricht hinterlässt und die Person, für die du sie verlassen hast, nicht sofort zu dir zurückkehrt, kann dies daran liegen, dass sie es im Moment nicht kann. Es ist nicht nötig, immer wieder anzurufen. Wenn es eine dringende Angelegenheit ist, können Sie versuchen, am nächsten Tag erneut anzurufen oder mit einer E-Mail zu verfolgen, dass Sie auch eine Mailbox hinterlassen haben.
• Hören Sie zuerst zu: Hören Sie sich eine Voicemail an, die Sie vollständig erhalten haben, bevor Sie den Anruf zurücksenden. Sie können lernen, dass es nicht einmal notwendig ist, zurückzurufen (wow, was für eine Zeitersparnis) oder dass Sie sich zuerst um etwas kümmern müssen. Beispielsweise benötigt der Anrufer möglicherweise Informationen, die Sie bereithalten können, wenn Sie zu ihr zurückkehren.