Was ist das richtige Buchungsverfahren für Online-Zahlungsprozessoren?

Viele Unternehmen verwenden jetzt Online-Zahlungsprozessoren, um ihre Transaktionen abzuwickeln. Während sie oft billiger und bequemer als herkömmliche Zahlungsprozessoren sind, können sie geringfügige Anpassungen von Ihren traditionellen Buchhaltungsmethoden erfordern. So zeichnen Sie diese Transaktionen richtig auf.

Wann sollten Sie Einnahmen von Online-Zahlungsprozessoren erfassen?

Wenn Sie Einnahmen aus Online-Zahlungsprozessoren erfassen, hängt dies davon ab, ob Sie eine Abgrenzung oder eine kassenbasierte Abrechnung verwenden.

In der Periodenabrechnung sollten Sie alle Verkäufe sofort als Einkommen erfassen. Wenn Sie am 31. Dezember 2016 einen Verkauf tätigen, melden Sie diesen Ertrag für 2016, auch wenn der Zahlungsabwickler Ihnen die Mittel erst 2017 zukommen lässt.

Bei der kassenbasierten Rechnungslegung kommt es darauf an, wann Sie sich in Ihrem Unternehmen befinden. Kontrolle der Mittel.

• Wenn Sie einen Zahlungsabwickler verwenden, der wie ein Bankkonto funktioniert, sollten Sie Ihren Zahlungsabwickler als Geldkonto betrachten und den Verkauf erfassen, wenn der Zahlungsabwickler über das Geld verfügt. Dies gilt für Zahlungsabwickler wie PayPal, mit denen Sie Gelder halten, Geld an andere Personen / Unternehmen senden und festlegen können, wann Gelder auf ein anderes Konto überwiesen werden sollen.
• Wenn Sie einen Zahlungsprozessor verwenden, der wie ein Scheck in der E-Mail funktioniert, sollten Sie Ihren Zahlungsprozessor als Debitorenkonto betrachten und den Verkauf erfassen, wenn sich das Geld auf Ihrem Bankkonto befindet. Dies gilt für Zahlungsprozessoren wie Stripe, die nach einem festgelegten Zeitplan automatisch Geld auf Ihr Bankkonto spülen und Ihnen nicht erlauben, zuvor auf die Gelder zuzugreifen.

Wie gehen Sie mit Bearbeitungsgebühren um?

Viele Unternehmen zählen fälschlicherweise nur die Nettofonds, die sie von ihrem Zahlungsprozessor als Umsatz erhalten. Sie sollten Ihren Bruttoumsatz als Umsatz angeben und die Gebühren des Zahlungsabwicklers als Aufwand abziehen. Bei Verwendung der doppelten Buchführung sollten Sie über ein Bargeld- oder Debitorenkonto für vom Zahlungsprozessor verwaltete Gelder und ein Aufwandskonto für Zahlungsbearbeitergebühren verfügen.

Geben Sie jede Transaktion wie folgt ein:

1. Belastung Ihres Zahlungsrechner-Cash-Kontos für den gesamten Verkaufsbetrag.
2. Guthaben auf Ihrem Verkaufserlös für den gesamten Verkaufsbetrag.
3. Guthaben Ihrem Zahlungsprozessor Bargeldkonto für die Zahlung Prozessorgebühr.
4. Entladen Sie Ihr Zahlungsprozessor-Gebührenkostenkonto für die Gebühr des Zahlungsprozessors.
5. Wenn Sie Geld auf Ihr Bankkonto abheben, schreiben Sie dem Geldkonto des Zahlungsprozessors den Betrag der Überweisung gut.
6. Belastung des Kontos für die Höhe der Überweisung.

Dies ist eine Menge von Einträgen zu machen, aber es ist der einzige Weg, um Ihre Bücher genau zu halten. Outsourced Buchhaltungsdienste und Buchhaltungstechnologie-Spezialisten können helfen, Ihren Zahlungsprozessor und Bankkonten zu verbinden, um automatisch die Einträge für Sie zu erstellen.Bei richtiger Einrichtung sollte dies die Handeingabe und die langwierigen Buchhaltungsanforderungen nahezu ausschließen und das Risiko ungenauer Daten reduzieren.

Was tun Sie, wenn Sie ein Formular 1099-K erhalten?

Wenn Sie mehr als 20.000 $ an Zahlungen akzeptieren und über 200 Transaktionen über einen Zahlungsabwickler verfügen, erhalten Sie am Ende des Jahres ein Formular 1099-K. Dieses Formular dient nur zu Informationszwecken und Sie geben es nicht in eine Zeile Ihrer Steuererklärung ein.

Der auf dem 1099-K gemeldete Umsatz sollte bereits in Ihren Umsatzergebnissen enthalten sein. Verwenden Sie die entsprechenden Aufwandszeilen, um Rückgaben, Gebühren oder andere Ermäßigungen auf die Einnahmen anzugeben. Wenn einer der Umsätze auf Ihrem 1099-K nicht aus dem Verkauf stammt, z. B. wenn ein Eigentümer eine zusätzliche Investition mit seiner persönlichen Kreditkarte tätigt, fügen Sie diesen Umsatz nicht zum Umsatz hinzu. Lassen Sie es weg oder fügen Sie es in die entsprechende Zeile Ihrer Steuererklärung ein.

Formular 1099-K kommt nur dann als Informationsquelle für den IRS ins Spiel, wenn es sich entscheidet, Ihr Unternehmen zu auditieren. Wenn Sie einen professionellen Steuerberater, eine ausgelagerte Buchhaltung oder andere starke Buchhaltungskontrollen einsetzen, können Sie leicht nachweisen, dass Sie Ihre Gewinne und Verluste korrekt gemeldet haben. Eine solide Buchführung, ordnungsgemäße Dateneingabekontrollen und automatisierte Systeme sollten alle Ihre allgemeinen Zahlungsverarbeitungsbedürfnisse unterstützen.