Ein Zeitmanagementsystem, das wirklich funktioniert

Viele Leute verwechseln die Zeiterfassung für das Zeitmanagement. Sie verfolgen jeden Tag, wochen- oder sogar monatelang, alles, was sie tun.

Und dann hören sie damit auf, weil sie keine positiven Veränderungen realisiert haben. Sicher haben sie einige Ereignisse beseitigt und einige andere priorisiert. Aber sie haben es nicht wirklich geschafft; Sie haben es gerade neu arrangiert. Am Ende ihres Tages sind sie immer noch frustriert und frustriert.

Aber Sie müssen nicht wissen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Beim Zeitmanagement geht es darum, die Art und Weise, wie Sie Ihre Zeit verbringen, zu ändern.

Für ein effektives Zeitmanagement müssen Sie ein Zeitmanagementsystem anwenden, das Ihnen zeigt, wo Änderungen vorgenommen werden können und sollten … was bedeutet, dass der erste Schritt des Zeitmanagements darin besteht, zu analysieren, wie Sie Ihre Zeit tatsächlich verbringen, damit Sie Bestimmen Sie, welche Änderungen Sie vornehmen möchten.

Kategorisieren für effektives Zeitmanagement

Wie verwalten Sie tatsächlich Zeit? Das Geheimnis liegt in den Kategorien. Schau dir deinen Kalender für morgen an. Es ist wahrscheinlich schon voll von Ereignissen und Aktivitäten, die Sie erreichen wollen. Während Sie arbeiten oder danach, werden Sie die leeren Felder mit Details darüber füllen, was Sie tatsächlich getan haben.

Schauen Sie sich am Ende des Tages die Liste an und bezeichnen Sie jede Aufgabe und / oder jedes Ereignis mit einer der folgenden Kategorien. Wie viel Zeit haben Sie während Ihres Arbeitstages tatsächlich verbracht:

1) Brände löschen. Ein unerwarteter Anruf. Ein Bericht, der für ein Meeting erforderlich ist, das gestern gedruckt werden sollte. Eine fehlende Datei, die sich auf Ihrem Schreibtisch befinden sollte. Wie viel von Ihrem Tag wurde tatsächlich im Krisenmodus verbracht? Für die meisten Menschen ist dies eine negative Kategorie, die ihre Energie entzieht und ihre Produktivität beeinträchtigt.

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2) Umgang mit Unterbrechungen. Anrufe und Personen, die in Ihrem Büro vorbeikommen, werden wahrscheinlich die Liste anführen, wenn Sie dieser Kategorie Ereignisse zuweisen. Noch einmal, für die meisten Menschen ist dies eine negative Kategorie, weil sie die Produktivität stört (und manchmal tötet).

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3) Geplante Aufgaben erledigen. Dies ist die positivste Verwendung von Zeit während Ihres Arbeitstages. Sie haben die Kontrolle und erreichen das, was Sie erreichen wollten. Geplante Aufgaben können Telefonanrufe, Besprechungen mit Mitarbeitern oder sogar E-Mails umfassen - wenn es sich um Aufgaben handelt, die Sie in Ihre Agenda aufgenommen haben.

4) Ununterbrochenes Arbeiten. Sie arbeiten vielleicht nicht an einer Aufgabe, die Sie geplant hatten, aber Sie erreichen etwas, und für die meisten ist dies ein sehr produktiver, positiver Arbeitsmodus.

5) Ununterbrochene Ausfallzeit. Jene Zeiten während des Arbeitstages, die verwendet werden, um sich neu zu aktivieren und neu zu gruppieren. Das Mittagessen oder eine Pause am Vormittag kann zählen, wenn nicht unterbrochen wird.

Wenn Sie das Glück haben, mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten, das Vor-Ort-Workout-Einrichtungen oder Schlafräume (Fortune) anbietet, würde das auch zählen. Jeder Mensch braucht eine gewisse ununterbrochene Ausfallzeit, die in seinen Tag eingebaut ist, um während seiner Arbeitszeit produktiv zu sein.

Eine Woche nach Ihrer Vergangenheit ist der Schlüssel zur Zukunft

Nun, da Sie die Kategorien dieser Zeit-Management-System zu verstehen, ist es Zeit, sie zu benutzen, um Ihre „typische“ Arbeitswoche zu analysieren. Verwenden Sie das Kalendersystem, das Sie zum Auflisten von Terminen und Aktivitäten in Ihrem täglichen Leben verwenden, und wählen Sie eine typische Woche aus. Gehen Sie die Einträge eines jeden Arbeitstages durch und kategorisieren Sie sie nach den oben genannten Zeitmanagement-Kategorien, falls Sie dies noch nicht getan haben. Wenn Sie am Ende eines jeden Tages eine laufende Summe anzeigen, können Sie leicht erkennen, wie Sie Ihre Arbeitszeit jeden Tag verbracht haben.

Jetzt haben Sie die Daten, die Sie benötigen, um Änderungen an der Art und Weise vorzunehmen, wie Sie Ihre Zeit bei der Arbeit verbringen. Verbringst du zu viel Zeit damit, Feuer zu löschen? Dann müssen Sie die organisatorischen oder physischen Änderungen vornehmen, um diese ständigen Krisen zu verhindern oder zu verzögern. Aufzuräumen und neu zu organisieren Sie Ihren Schreibtisch zum Beispiel so können Sie die Dateien finden Sie leicht benötigen, und stellen Sie eine Routine des Setzens Dateien, die Sie für den nächsten Tag müssen aus auf Ihrem Schreibtisch, bevor Sie für den Tag verlassen.

Sie haben während Ihres Arbeitstages nicht genügend ununterbrochene Ausfallzeiten? Dann müssen Sie Zeit für Sie planen. Zum Beispiel, hören Sie auf, an Ihrem Schreibtisch zu Mittag zu essen und verlassen Sie das Gebäude physisch für Ihre festgelegte Mittagszeit.

Durch meine Arbeit Kategorien von Zeit-Management-Anwendung, und machen Sie die Änderungen mehr Zeit während Ihres Arbeitstages in den positiven Kategorien und weniger Zeit in den negativen Kategorien machen müssen, um zu verbringen, werden Sie wirklich in der Lage sein, effektiv Verwalten Sie Ihre Zeit - und erreichen Sie das eigentliche Ziel des Zeitmanagements, sich besser zu fühlen.