Die Rolle und der Zweck einer Projektcharta

Aufgrund der Projektbeschreibung existieren Projekte formal in einer Organisation. Es ist ein Dokument, das die Arbeit autorisiert und den Projektmanager ernennt. Es gibt Ihnen als Projektmanager den Auftrag, die darin beschriebene Arbeit zu erledigen.

Die wichtigste Aufgabe einer Projektcharta ist es, genau festzulegen, was das Projekt erreichen wird. Schauen wir uns an, was in diesem wesentlichen Projektdokument enthalten ist.

Was steckt in einem Projektcharta?

Im ersten Abschnitt eines Projektvertrages werden der Name des Projekts, die Namen des Sponsors und des Projektmanagers sowie das Datum der Erstellung des Dokuments angegeben.

Dann kommen Sie ins Fleisch des Dokuments.

Die Hauptabschnitte einer Projektcharta sind wie folgt.

Projekt Zweck: Dies erklärt, warum das Projekt gewünscht wird. Sie können sich auf einen Geschäftsfall oder den Vertrag beziehen, der dieses Projekt vorantreibt, oder einfach angeben, warum es wichtig ist, diese Arbeit zu erledigen.

Projektbeschreibung: Erklären Sie in diesem Abschnitt, was das Projekt erreichen wird. Sie sollten Details zu den Elementen, die erstellt werden sollen, oder zu den Diensten, die geliefert werden sollen, enthalten.

Budget: An dieser Stelle haben Sie möglicherweise nicht alle Details zu den Projektaufgaben, daher können Sie kein vollständiges und detailliertes Projektbudget zusammenstellen. Notieren Sie alle Budgetzwänge oder den anfänglichen Ausgabenbereich, den Sie erwarten.

Risiken: Alle Projekte haben Risiken. Dieser Abschnitt des Projektvertrags bildet die frühe Version Ihres Projektrisikoprotokolls. Dokumentieren Sie alle Risiken, über die Sie an diesem Punkt Bescheid wissen, damit das Managementteam sehen kann, welche Auswirkungen das Projekt für die Zukunft haben könnte.

Meilensteine: Wenn Sie die Meilensteine ​​auf hoher Ebene kennen, fügen Sie diese in das Projektcharta in diesem Abschnitt ein. Sie können sie später in Ihr Gantt-Diagramm übertragen, wenn Sie einen detaillierteren Plan zusammenstellen. Im Moment suchen Sie nur nach toten Daten oder irgendetwas, das in den Verträgen angegeben ist, an denen Sie arbeiten.

Projektziele: Dies ist ein wirklich wichtiger Abschnitt, aber es kann schwierig sein, ihn zusammenzustellen. Sie versuchen die Frage zu beantworten: "Wie werden wir wissen, wann wir fertig sind? "Notieren Sie, was Sie von dem Projekt erwarten und wie Sie es wissen werden, wenn Sie da sind. Zum Beispiel könnte in einem Projekt zur Einführung eines Zeiterfassungssystems für alle Abteilungen das Ziel lauten: "Alle Teams werden das Zeiterfassungssystem bis Ende des Jahres nutzen. "Notieren Sie sich auch, wer für die Einwilligung verantwortlich ist, dass Sie dieses Ziel erreicht haben. Dies vermeidet Probleme am Ende des Projekts, wo plötzlich niemand bereit ist, die Arbeit als abgeschlossen zu unterschreiben.

Projektleiter Behördenebenen: Sofern es nicht wirklich klar und dokumentiert ist, lohnt es sich, einen Abschnitt in die Charta aufzunehmen, in dem erläutert wird, was Sie tun können, ohne sich von einem älteren Mitarbeiter absetzen zu müssen.Dies bezieht sich im Allgemeinen darauf, welche Toleranzniveaus für das Budget und die Zeitpläne festgelegt wurden und würde wie folgt ausgedrückt werden: "Der Projektmanager hat eine Toleranz von 10% gegenüber dem Budget und eine Toleranz von 5% im Zeitplan. Abweichungen von diesen zulässigen Grenzwerten müssen vom Projektträger abgesegnet werden. "Sie können diesen Abschnitt erweitern, um anzugeben, welche Autorität der Projektmanager hat, wenn es um die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern aus dem Projektteam geht.

Genehmigung der Projektcharta

Der letzte Abschnitt der Projektcharta ist der Genehmigungsabschnitt. Der Projektmanager und der Projektsponsor (oder die Person, die die Arbeit gestartet hat, falls ein längerfristiger Sponsor noch nicht ernannt wurde) sollten das Dokument unterzeichnen und datieren. Heutzutage ist das wahrscheinlich per E-Mail, also bewahren Sie eine Kopie der E-Mail-Autorisierung in Ihren Projektdateien auf, falls Sie darauf zurückgreifen müssen.