Aufzeichnungen Vermieter sollten für Steuern halten

Einer der großen Vorteile eines Vermieters sind die Steuerabzüge, von denen Sie profitieren können. Diese Abzüge können jedoch kompliziert sein, daher ist es wichtig, dass Sie über das ganze Jahr hinweg detaillierte Aufzeichnungen über alle wichtigen Dokumente, Einnahmen und Ausgaben führen. Organisiert zu werden und die korrekten Dokumente zu halten, kann Ihnen helfen, Ihre Abzüge zu maximieren und Stress zu reduzieren.

4 Gründe, Datensätze zu speichern

Es wird Ihnen viel einfacher sein, Ihre Steuern einzureichen.
Wenn Sie alles aufgezeichnet haben, können Sie keine Abzüge verpassen, wodurch Sie Geld sparen.
Es hilft Ihnen sicherzustellen, dass Sie genaue Ansprüche einreichen. Anstatt zu raten: "Ich glaube, ich habe dem Auftragnehmer $ 1, 000 bezahlt", indem Sie schnell eine Tabelle hochziehen, wissen Sie, dass Sie ihm am 17. Juli 850 Dollar bezahlt haben.
Falls Sie geprüft werden oder die IRS Wenn Sie Fragen zu Artikeln in Ihrer Steuererklärung haben, haben Sie den Nachweis, dass Ihre Forderung gesichert ist. Wenn Sie diese Dokumentation nicht haben, werden Sie Zeit und Geld aufwenden, um den Beweis zu finden. Schlimmer noch: Wenn Sie nicht in der Lage sind, eine Quittung vorzulegen, wird Ihr Anspruch nicht erfüllt und Sie müssen eventuell zusätzliche Steuern und Strafen zahlen.

Welche Unterlagen sollte ich im Auge behalten?

Die kurze Antwort lautet: Sie sollten alles im Auge behalten! Die IRS ist bekannt für die Prüfung kleiner Unternehmen, vor allem diejenigen, die einen Verlust in aufeinanderfolgenden Jahren zeigen. Darüber hinaus verstehen viele IRS-Agenten nicht die Steuernuancen, die für Immobilieninvestoren gelten, so dass sie eher Ihre Anmeldung in Frage stellen.

Sie müssen einen Nachweis erbringen, wenn der IRS Ihre Artikel in Frage stellt oder, selbst wenn dies im Geschäftsalltag der Fall ist, wenn jemand versucht, eine Zahlung in Frage zu stellen.

Die beiden Arten von Datensätzen, die Sie aufbewahren müssen, sind permanente Datensätze und kurzfristige Datensätze.

1. Permanente Aufzeichnungen

Dies sind Dokumente, die Sie auf unbestimmte Zeit aufbewahren möchten.

Was sind Beispiele für dauerhafte Datensätze?

Dies sind Dokumente, die für Sie über das laufende Steuerjahr hinaus relevant und wertvoll sind, wie zum Beispiel:

Alle Mieterpachtverträge.
Jede Art von Rechtsdokumenten - Bußgelder, Inspektionsberichte, Gerichtsverhandlungen.
Jede Art von Erlaubnis, die Sie auf dem Grundstück erhalten haben.
Alles, was Sie abschreiben würden - z. B. Eigentum oder Verbesserungen.
Wenn Sie Ihr Unternehmen als LLC, LP, S Corporation oder andere eingetragen haben, werden Sie alle diesbezüglichen Unterlagen behalten wollen.
Versicherungspolicen.
Darlehensdokumente - wie Hypotheken.
Steuern der letzten Jahre.
Eigentumstitel / Urkunde.

2. Kurzfristige Datensätze

Kurzfristig beziehe ich mich nicht auf ein paar Monate. Sie werden alle Dokumente, die Sie für wichtig halten, für mindestens fünf Jahre aufbewahren.Wie lange danach, hängt von Ihrem Komfort ab. Dies wird Ihnen helfen, falls Sie jemals auditiert oder verklagt werden.

Was sind einige Beispiele für kurzfristige Datensätze?

Alles, was für das angegebene Steuerjahr als Einkommen oder Aufwand gilt, zum Beispiel:

Werbekosten für Ihr Unternehmen oder Ihr Eigentum.
Unterhaltungskosten - Wie Abendessen oder Mittagessen für aktuelle oder potenzielle Kunden.
Zinsen für Hypotheken und Kreditkarten für geschäftliche Zwecke.
Rechtliche / professionelle Gebühren - Für Buchhalter, Rechtsanwälte, Versicherungsagenten, Immobilienmakler.
Bürokosten - Internet, zweiter Telefonanschluss für Unternehmen, Bürobedarf, Abzug von Heimbüros, wenn Sie ein Büro für den privaten Gebrauch ausschließlich für geschäftliche Zwecke haben.
Miete erhalten.
Reparaturen durchgeführt.
Erhaltene Sicherheitsleistungen. - Wenn ein Mietvertrag endet und Sie einen Teil der Kaution behalten, müssen Sie ihn als Einkommen erfassen. Wenn Sie etwas davon behalten, um für Reparaturen zu bezahlen, wird das Geld, das Sie für die Reparatur ausgeben, als eine Ausgabe betrachtet, die Sie auf Ihre Steuern abziehen können.
Reisekosten für Unternehmen - wie Meilen für die Vermietung.
Dienstprogramme bezahlt.
Löhne, die an Arbeitnehmer oder unabhängige Auftragnehmer gezahlt werden.

Wie sollte ich meine Aufzeichnungen im Auge behalten?

Sie sollten eine digitale Kopie (Computer) und eine gedruckte Kopie (Papier) aller Ihrer Aufzeichnungen aufbewahren.

1. Digital Copy

Sie möchten eine Tabelle oder ein Programm wie den Quicken Rental Property Manager verwenden, um Ihre Einnahmen und Ausgaben nachzuverfolgen.

Sie sollten dies tun, sobald das Einkommen eingeht oder die Kosten anfallen. Sie möchten so viele detaillierte Informationen wie möglich einbeziehen:

Datum,
Zeit,
an wen es gezahlt wurde oder wer Sie bezahlt hat,
Art des Einkommens oder der Ausgaben
Betrag.
Sie können sogar angeben, wie es bezahlt oder angefallen ist (Bargeld, Schecknummer, Kreditkarte, Zahlungsanweisung usw.).

Der Detaillierungsgrad hängt von der Software ab, die Sie verwenden oder erstellen. Einige Programme verweisen direkt auf Ihre Bankkonten und erfassen Ihre Einnahmen und Ausgaben für Sie.

Auch wenn Sie sich für ein kostengünstigeres Programm entscheiden oder Ihre Aufzeichnungen in persönlichen Tabellen speichern, sollten Sie dennoch separate Aufzeichnungen für jede Immobilie, für jede Art von Ausgaben und für verschiedene Arten von Einnahmen erstellen. Es geht darum, so viele Informationen wie möglich zum Zeitpunkt der Transaktion aufzuzeichnen, damit Sie in Zukunft problemlos Finanzberichte erstellen können.

Sie sollten sie immer auf CD, auf einer externen Festplatte, in einer Cloud und sogar mit einer Papierkopie sichern. Sie sollten am Ende jedes Monats und / oder am Ende des Jahres ausgedruckt werden.

2. Hard Copy

Sie sollten sicherstellen, dass Sie eine Kopie Ihrer wichtigsten Dokumente haben. Wenn möglich, sollten Sie sie in einem feuerhemmenden Ablagesystem oder in einem Safe aufbewahren. Wenn Sie nicht in der Lage sind, eine Datei zu finden, die groß genug für alle Ihre Dateien ist, sollten Sie die wichtigsten in dieser Box behalten, z. B. die Titel der Eigenschaft. Kategorisieren Sie alles nach Jahr und sortieren Sie dann die Dateien alphabetisch, damit sie leicht zu finden sind.