Das richtige Geschäftsbriefformat

Die Verwendung eines Geschäftsbriefformats in Ihrer geschäftlichen Kommunikation vermittelt ein Gefühl von Professionalität und vermittelt die richtigen ersten Eindrücke. Wenn Sie lernen, ein Geschäftsbriefformat zu erstellen, können Sie Ihr Unternehmen von der "Amateurstunde" in einen echten Geschäftsstatus bringen.

Proper Business Letter-Formate

Geschäftsbriefe in den USA verwenden vier gebräuchliche Briefformate. Variationen unterscheiden sich für andere Länder, z. B. ist das Datum in einem anderen Stil verfasst.

Alle richtigen Geschäftsbriefformate sind akzeptabel, aber der Block ist häufiger.

Blockbriefformat: Das allgemeine Blockbriefformat ist so formatiert, dass der gesamte Text mit dem linken Rand bündig ist. Die Absätze sind doppelt und der gesamte Text einzeilig. Die Ränder sind eine Standardtextverarbeitungseinstellung von einem Zoll. (Siehe das Bild von Block Letter Format).

Semi-Block Letter Format: Für den Semi-Block besteht der einzige Unterschied zwischen dem Semi-Block und dem Alternative-Block darin, dass der Body-Text nach links ausgerichtet ist, die erste Zeile jedes Absatzes ist eingerückt.

Alternatives Blockbuchstabenformat: Das alternative Blockbuchstabenformat verschiebt die Rücksendeadresse, das Datum, das Schließen, den Namen, den Titel und die Signatur auf die linke Seite der Seite.

Vereinfachtes Briefformat: Dieses Format hat die gleichen Eigenschaften wie der Blockbuchstabe, mit einer Ausnahme, die Begrüßung oder Anrede ist ausgeschlossen. Dies ist ein hilfreiches Format, wenn Sie nicht wissen, ob das Geschlecht des Empfängers männlich oder weiblich ist, oder Frau oder Frau.

Abschnitte eines Geschäftsbriefs

• Rücksendeadresse: Wenn Sie Firmenbriefpapier haben, können Sie überspringen diese Abteilung. Geben Sie Ihre vollständige Geschäftsadresse und den korrekten Unternehmensnamen an. Sie können auch Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer angeben, wenn dies von Ihrem Empfänger benötigt wird.
• Datum: Folgen Sie dem Format für Monat, Tag und Jahr. Machen Sie Ihr Datum mit dem tatsächlichen Versanddatum des Briefes aktuell.
• Name und Adresse des Empfängers: Geben Sie den vollständigen Namen und die Adresse des Kontakts an, an den Sie den Brief senden. Der Titel der Person kann bei Bedarf zusammen mit der Telefonnummer hinzugefügt werden.
• Gruß: Verwenden Sie für die Begrüßung den formalen Namen der Person und enden Sie mit einem Doppelpunkt für Ihren Geschäftsbrief.
• Betreff: Die eindeutige Angabe des Betreffs des Briefs hilft Ihnen, schnell den Kontext zu erfahren, um den es in Ihrem Brief geht.
• Körper: Ihr Briefkörper sollte mit einer allgemeinen Einführung darüber beginnen, wer Sie sind und was der Briefzweck ist. Fügen Sie bestimmte Absätze hinzu, um das Problem oder Problem zu beschreiben. Schließe den Körper mit einem Handlungsaufruf. Jeder Geschäftsbrief sollte kurz und prägnant sein und die begrenzte Zeit Ihres Lesers berücksichtigen.
• Schließen: Hier können Sie ein formales Format wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen" auswählen."
• Signatur: Melden Sie Ihren Namen wie in Ihrem Brief an. Name und Titel: Geben Sie Ihren vollständigen Namen und Ihre Berufsbezeichnung an.
• Umschließt und CC: Wenn Sie zusätzliche Dokumente senden, fügen Sie eine Umschließungszeile ein und wenn jemand anderes eine Kopie des Briefs erhält, schließen Sie cc ein. oder Kopie des anderen Empfängers oder Empfängers.

Sie können den gesamten Prozess der Erstellung eines ordnungsgemäß formatierten Geschäftsbriefs vereinfachen, indem Sie Ihr Textverarbeitungsprogramm verwenden.

In Microsoft Word können Sie den Briefassistenten verwenden, indem Sie zur Funktion "Extras" gehen, "Briefe & Mailings" auswählen und auf den Briefassistenten klicken. Der Assistent fordert Sie durch die einzelnen Felder auf und ermöglicht Ihnen die Auswahl eines Formats.

Die Verwendung des richtigen Geschäftsbriefformats ist ein Schritt, um Ihr Unternehmen professioneller zu machen. Nehmen Sie sich die Zeit, um mit Ihrem Unternehmen den richtigen Eindruck zu machen.