Lernen, wie Sie einen Plan für das Outsourcing

Viele Diskussionen über Outsourcing in den Medien lassen es kompliziert erscheinen, aber es ist wirklich ganz einfach. Selbst in unseren Häusern "outsourcen" wir viele Aufgaben: Kochen, Rasenpflege und Kinderbetreuung, um nur einige zu nennen. Wenn wir nicht die Zeit, den Fokus oder die Fähigkeiten haben, die Arbeit selbst zu erledigen, suchen wir nach jemandem, der es kann, und nach jemandem, der die Arbeit zu einem Preis erledigt, den wir uns leisten können. Unternehmen arbeiten auf die gleiche Weise, auch wenn ihre Entscheidungen mehr Faktoren und Entscheidungsträger betreffen.

Der Entwicklungsprozess des Outsourcing-Plans

Doch genau wie Familien unterschiedliche Entscheidungen treffen, können Unternehmen zu überraschend unterschiedlichen Entscheidungen über Outsourcing kommen. Es gibt keine Vorlage, die für alle Firmen funktioniert, aber es gibt einen Prozess, den alle Firmen berücksichtigen müssen:

Realisierung

In der Vergangenheit haben viele Unternehmen vielleicht nicht einmal gewusst, was Outsourcing war. Heute kennen sie sich mit Outsourcing aus, können aber nicht erkennen, wie viele Outsourcing- (und Outsourcing-ähnliche) Programme sie bereits betreiben: Copy Center, Mailrooms, Facility Management, IT und sogar Teile einer Unternehmensrechtsabteilung. Outsourcing kann nicht jedes Problem lösen, aber das Lernen über die vorherige Generation von Verträgen wird neue Projekte identifizieren und wertvolle Erkenntnisse liefern.

Zielsetzung

Um erfolgreich ein Outsourcing-Programm erstellen zu können, müssen Sie bestimmte Ziele definieren, z. B. die Gesamtunternehmenskosten um fünf Prozent reduzieren, die Effizienz für einen einzelnen Standort oder nur Betrachten Sie Funktionen, die in einem Geschäftsbereich ausgeführt werden.

Ziele brauchen keine enormen Details. Mit zunehmender Outsourcing-Erfahrung werden sich die Definitionen ändern.

Teilnahme

Sie benötigen Teilnehmer aus vielen Fachgebieten, um Input für den Plan zu liefern, Annahmen zu überprüfen und ein Expertenurteil abzugeben. Wenn Sie von einem allgemeinen Plan zu bestimmten Projekten wechseln, wiederholen Sie diesen Vorgang und erstellen Untergruppen mit noch spezifischerem Wissen.

Identifikation

Nachdem Sie nun Ziele und Experten haben, um Informationen zu identifizieren und zu interpretieren, ist es an der Zeit, spezifische Projekte für Ihr Outsourcing-Programm zu identifizieren. Jedes Unternehmen entwickelt unterschiedliche Kriterien und wird sowohl von der Kultur als auch von der Finanz- oder Betriebsanalyse geleitet, aber es gibt gemeinsame Kriterien, die Sie sich ansehen sollten:

• Vorherige Entscheidungen: Ihre Firma hat wahrscheinlich frühere Entscheidungen über die Verwendung von Nicht- Mitarbeiter, wie Zeitarbeiter oder Dienstleistungsverträge. Arbeiten Sie mit der Beschaffung und Ihrem PMO (Project Management Office) für Details. Sehen Sie, wie sie die Probleme auf dieser Liste angesprochen und die gewonnenen Erkenntnisse zusammengestellt haben.
• Expertise: Führen Sie Funktionen aus oder produzieren Sie Produkte ohne ausreichende Fachkenntnisse oder haben Sie Probleme, Manager zu behalten?Hat das gegenwärtige Management einen Plan, um diese Probleme anzugehen? Wenn nicht, könnte dies ein gutes Outsourcing-Projekt sein.
• Qualität: Selbst wenn eine Funktion Personen mit den richtigen Fähigkeiten und erfahrenen Managern hat, erhalten Sie möglicherweise nicht den Service, den Sie benötigen. Führt der Manager Kundenumfragen durch? Was sagen Kunden über Produkte oder Dienstleistungen? Eine Lücke in der Qualität oder mangelndes Interesse am Kundenservice ist ein weiteres Indiz für Outsourcing.
• Kosten: Ein außergewöhnlich hochwertiger Service ist nicht unbedingt ein guter Wert. Wie sind Ihre Kosten im Vergleich zu Wettbewerbern? Erstellt die Funktion Monatsberichte: Stückkosten, Betriebskosten, mehrjährige Kostentrends? Wenn diese Funktion diese Berichte nicht erstellen kann, bietet ein ausgelagerter Dienst möglicherweise mehr Transparenz für Ihre Vorgänge.
• Maßstab: Wenn Sie Ihre gesamte Firma untersuchen, werden Sie viele unerwartete Entdeckungen machen. Konzentriert bleiben! Ein großes Projekt ist ein besserer Outsourcing-Kandidat als eine Reihe kleinerer Projekte. Dieses einzelne große Projekt wird viel weniger Verwaltungs- und Verwaltungsressourcen benötigen. Halten Sie eine umfassende Liste bereit, aber wählen Sie nur Kandidaten aus, die einen großen Einfluss auf Ihre erste Projektwelle haben.
• Sicherheit: Sie haben jetzt eine gute Vorstellung von möglichen Projekten. Es ist an der Zeit, sie nach Sicherheitsstandards zu filtern. Sicherheit ist ein komplexes und kontroverses Thema. Verschiedene Standards gelten für verschiedene Branchen, und einige Unternehmen sind mehr sicherheitsbewusst als ihre Konkurrenten. Verstehen Sie interne und Branchenstandards und begrenzen Sie Outsourcing-Projekte entsprechend. Fügen Sie rechtliche, IT- und Unternehmenssicherheit, Compliance (sofern zutreffend) und alle Risikoregionen in Ihre Diskussionen ein.
• Priorisierung: Jeder obige Punkt (und vielleicht andere Eigenschaften) muss bewertet werden und dann sollte jedem Projekt ein Gesamt "Outsourcing-Wert" zugewiesen werden. Zweifellos wird es viele Diskussionen darüber geben, welche Merkmale am wichtigsten sind, ob ihre Punktzahlen richtig sind und ob andere Merkmale berücksichtigt werden sollten. Seien Sie nicht überrascht, wenn dieser Prozess Monate oder sogar Jahre dauert.
• Kommunikation: Bis Sie potenzielle Projekte priorisiert haben, haben Sie viele Besprechungen abgehalten und mit vielen Leuten gesprochen. Erwarten Sie, dass es sich bei diesen Diskussionen um öffentliche Informationen in den Abteilungen handelt, die Sie für das Outsourcing ausgewählt haben. Nehmen Sie immer an, dass diese Diskussionen oft in Echtzeit an Ihre Mitarbeiter gelangen. Sorgfältig durchdachte Unternehmenskommunikation muss vorbereitet und bereit sein. Lassen Sie niemals Gerüchte zu einer besseren Informationsquelle werden als Fakten.

Ausführen Ihres Outsourcing-Plans

Am Ende dieses Prozesses haben Sie Ihren ursprünglichen Outsourcing-Plan. Es gibt viele weitere Schritte bei der Ausführung dieses Plans: Daten bestätigen, Unterkomitees für bestimmte Projekte erstellen, Lieferanten identifizieren, Pilotprojekte durchführen, Verträge vergeben usw. Wenn Sie jedoch Ihren Plan entwickeln, erhalten Sie die ersten und wichtigsten Schritte.