Wie schreibe ich einen Event Planning Service Vorschlag?

Zu ​​wissen, wie ein Ereignisplanungsdienstvorschlag zu schreiben ist, ist ein wichtiger Teil des Betriebes eines erfolgreichen Ereignisplanungsgeschäfts. Jedes Unternehmen, das einen Service verkauft, muss einen Geschäftsvorschlag vorbereiten, um sein Unternehmen und seine Dienstleistungen einem potenziellen Kunden vorzustellen. Die Ereignisplanungsservices sind jedoch eindeutig und das von Ihnen erstellte Angebot sollte die von Ihnen bereitgestellten angepassten Services widerspiegeln.

Hier finden Sie einige leicht verständliche Tipps zum Erstellen eines effektiven Veranstaltungsplanungsvorschlags.

Was ist ein Veranstaltungsplanungsvorschlag?

Ein Ereignisplanungsdienstvorschlag ist ein umfassender Vorschlag, der das Ereignis und die von Ihnen bereitgestellten Dienste umreißt. Dieser Vorschlag ist Ihre Gelegenheit, Ihr Unternehmen, Ihre Fähigkeiten, Ihre Ideen und Ihre Vision für einen potenziellen Kunden zu verkaufen. Es ist auch entworfen, um Sie als die beste Person zu präsentieren, um das Ereignis durchzuführen, dem der Kunde vertrauen kann. Vorschläge sollten gut geschrieben, gründlich recherchiert und die notwendigen Details enthalten, damit der Klient sich vorstellen kann, was er vorhat.

Nehmen Sie den Shortcut nicht

Es gibt unzählige Vorlagen für alle Geschäftsdokumente, von Servicevorschlägen und Rechnungen bis hin zu Buchhaltungsaufzeichnungen und Spesenabrechnungen. Die Verwendung dieser Vorlagen kann Ihnen sicherlich dabei helfen, einen Vorschlag schnell und effizient zu entwerfen. Aber widerstehen Sie der Versuchung, eine generische Vorlage herunterzuladen, die leeren Felder auszufüllen und als Repräsentation Ihrer Geschäfts- und Veranstaltungsplanungsdienste abzusenden.

Ihr Veranstaltungsvorschlag ist ein Spiegelbild von Ihnen, Ihrem Veranstaltungsplanungsunternehmen und den von Ihnen erbrachten Leistungen. Da die Planung eines Ereignisses erfordert, dass dieses Ereignis an die Bedürfnisse und das Budget Ihres Kunden angepasst wird, sollte Ihr Vorschlag ein persönliches und einzigartiges Ereignis widerspiegeln. Sie können eine Vorlage als allgemeine Anleitung verwenden, um mit dem Verfassen des Veranstaltungsvorschlags zu beginnen. Passen Sie dann aber die Vorlage an und fügen Sie die einzelnen Dienste ein, die für jeden Client bereitgestellt werden.

Erster Schritt: Das Meeting

Der erste Schritt besteht darin, sich mit Ihrem zukünftigen Kunden zu treffen, um zu besprechen, was er für diese Veranstaltung vorhat, was der Zweck ist, die Anzahl der Gäste und was er erreichen möchte. Beachten Sie neben Datum, Uhrzeit und gewünschtem Ort auch alle Ideen zu Thema, Catering, Ästhetik, Farben oder Ambiente, die bei diesem Treffen diskutiert werden.

Erste Schritte mit dem Veranstaltungsvorschlag

Sie hatten also ein erstes Treffen mit Ihrem Kunden und haben eine Vorstellung davon, was sie für ihre Veranstaltung vorhaben. Und Sie haben einige allgemeine Vorlagen heruntergeladen, damit Sie mit dem Schreiben beginnen können. Jetzt können Sie auf einen leeren Computerbildschirm starren und sich fragen, was Sie in Ihren Veranstaltungsplanungsvorschlag aufnehmen sollen.

Jeder Vorschlag sollte im Hinblick auf den Kunden geschrieben werden.Aber machen Sie nicht einfach alle Ideen, die Sie während Ihres Meetings mit Ihnen geteilt haben, neu und setzen Sie einfach einen Preisschild für Ihre Dienstleistungen ein, um genau das zu liefern, was sie gerade beschrieben haben. Event-Planung ist ein Service-Geschäft und es ist dieser Service, persönliche Note und kreativer Ansatz, der eine Veranstaltung nicht nur erfolgreich, sondern auch unvergesslich macht. Und Ereignisse, die unvergesslich sind, können einen großen Beitrag zur Generierung neuer Kunden für Ihr Unternehmen leisten.

Bereiten Sie Ihren Vorschlag also in einem Ton und Stil vor, der Sie und Ihr Unternehmen widerspiegelt.

Präsentieren Sie Ihre Veranstaltungsidee so, dass es Ihrem Kunden klar ist, dass Sie seine Gedanken, Hoffnungen und Sorgen in Ihre Herangehensweise an diese Veranstaltung einfließen lassen. Es ist sehr wichtig, die Bedürfnisse Ihres Kunden zu verstehen, und wenn Sie dies in Ihrem Angebot vermitteln, kann dies den Unterschied zwischen der Einstellung von Ihnen oder jemand anderem ausmachen.

Was in einen Event Planning Service-Vorschlag aufgenommen werden soll

Einführung

Beginnen Sie mit einer kurzen Vorstellung von Ihnen und Ihrem Veranstaltungsplanungsunternehmen. Geben Sie Einzelheiten an, z. B. wie lange Sie im Geschäft waren und welchen beruflichen Hintergrund Sie haben.

Ereignisbeschreibung

Dieser nächste Abschnitt ist eine Zusammenfassung des tatsächlichen Ereignisses. Dies sollte Details enthalten, die während des Meetings zur Verfügung gestellt werden, wie z. B. das Ziel der Veranstaltung, der allgemeine Zeitrahmen, die Anzahl der Gäste und mögliche Veranstaltungsorte.

Dienste

Dieser Abschnitt ist besonders wichtig.

Der Kunde muss genau wissen, welche Dienste Sie für diese Veranstaltung bereitstellen. Eine Checkliste mit Aufzählungszeichen ist eine großartige Möglichkeit, die verschiedenen eingeschlossenen Dienste zu zeigen. Dies funktioniert gut für kleinere Funktionen wie Brautpartys oder festliche Abendessen und ist einfach für den Kunden zu sehen, was Sie tun werden und welche Anbieter Sie verwenden werden. Bei größeren Veranstaltungen mit mehreren Funktionen, z. B. einer Cocktailstunde oder einem Mittagessen, möchten Sie möglicherweise Abschnitte für jeden Aspekt des Ereignisses erstellen und dann die unter den einzelnen Abschnitten bereitgestellten Dienste auflisten.

Zeigen Sie Ihre Arbeit

Wenn Sie ähnliche Ereignisse in der Vergangenheit geplant haben, schließen Sie Fotos dieser Ereignisse ein, um Ihre Arbeit zu präsentieren. Diese Grafiken können dem Kunden buchstäblich helfen zu sehen, was Sie tun können.

Geld, Geld, Geld

Während der Klient vielleicht Ihren Vorschlag liest und alle Details und Bilder des Ereignisses, das Sie sich vorstellen, einliest, verschiebt diese Denkweise gewöhnlich den Gang, wenn es um den Abschnitt geht, der über Geld spricht. Oft ist es ein abrupter Stopp. Um dies zu vermeiden, ändern Sie nicht plötzlich die Sprache oder den Ton Ihres Vorschlags zu allen Geschäften und Fakten. Benennen Sie diesen Abschnitt "Vorgeschlagene Kosten" und führen Sie den Kunden durch die Aspekte dieser Veranstaltung weiter, indem Sie die Kosten sorgfältig ausdrücken. Helfen Sie Ihrem Kunden, Ihren Vorschlag als eine Reihe von Schritten zu sehen, die jeweils unterschiedliche Services und damit verbundene Kosten aufweisen.

Geben Sie eine detaillierte Zusammenfassung an, in der der Preis für jeden Artikel und dessen Zweck aufgeführt ist. Wenn Sie beispielsweise Tischwäsche vermieten, geben Sie dies als separate Kosten an. Wenn Sie Server einstellen, geben Sie die Anzahl der Server, die Kosten pro Stunde und die Gesamtkosten für die Dauer des Ereignisses an.Verwenden Sie diese Methode für jede Werbebuchung. Beschreiben Sie jede Werbebuchung, damit der Kunde sich das Ereignis weiterhin vorstellen und die damit verbundenen Kosten verstehen kann.

Erst nachdem diese Abschnitte mit ihren Kosten aufgeschlüsselt sind, werden sie am Ende Ihres Vorschlags aufgeführt, um die Gesamtkosten des Ereignisses aufzulisten. Wenn Sie Frühbucherrabatte anbieten, geben Sie diese unter dieser Endnummer an.

Abschluss

Das letzte Stück Ihres Vorschlags ist ein Dankeschön für ihre Überlegung. Geben Sie Kontaktinformationen wie Website, E-Mail-Adresse und Telefonnummer an, damit sich potenzielle Kunden mit Ihnen in Verbindung setzen können, oder - noch besser - Sie für die Stelle einstellen.